办公自动化下的电子文档管理探究

摘 要：办公自动化系统凭借快速、高效、便捷等优势，迅速抢占了国内办公管理领域，并催生了一种新型的文档管理模式―电子文档管理。本文通过研究办公自动化与电子文档管理的内在联系，分析电子文档管理存在的问题，提出了提升办公自动化下的电子文档管理水平的几点建议。

关键字：办公自动化；电子文档；管理；措施

1 前言

随着信息时代的到来，人们在接收和处理信息的过程中，更多地应用了电子文档的方式。在办公领域中，办公自动化系统投入使用之后，一方面能够大大提高办公的效率和准确程度，另一方面也给电子文档的管理提出了新的挑战。现阶段，我国在电子文档管理方面还有不少弊端，需要进一步优化。

2 办公自动化下的电子文档管理分析

2.1 办公自动化与电子文档管理

电子文档在一定意义上可以理解为办公自动化的附属产物，是指在办公自动化和信息化中产生的各种具有特定意义的电子文件。它们主要是作为档案进行管理的。纵观其发展趋势，办公自动化主要包含以下两种系统：计算机信息处理系统和网络通信系统。随着计算机技术的飞速发展，办公自动化产生了根本性的转变。原有的纸质文档越来越多地被电子文档所代替，文件的形态和存储方式也发生较大改变。由此看来，在办公自动化的大背景下，如何有效地提升电子文档的管理水平，是当前研究的重要课题。

2.2 办公自动化下的电子文档管理存在的问题

（1）电子文档管理人员专业水平不高

从事电子文档建设和管理的工作人员不仅具备较高档案管理技能，同时需要具备一定的计算机及网络技术。现实中，从事电子文档管理的人员多数并不是档案管理相关专业出身，虽然在长期的档案管理过程中积累了一定的档案管理能力，但是多数人对计算机技术仅限于简单的应用，缺乏专业的技术支撑。由此导致在建设电子文档管理系统的过程中，不能快速准确地完成信息的检索和录入，造成电子文档管理信息化水平不高。

（2）电子文档建设制度不够完善

电子文档管理属于档案管理的一部分。在制度建设层面，虽然《档案法》和《全国档案系统信息化建设实施纲要》早已颁布并实施。但是，落实不足，也没有相应的电子文档管理细则以供参考。因此，多数单位内部并没有形成一套完整的制度体系。在没有具体实施细则指导的前提下，电子文档建设长期停步不前。多数电子文档信息化建设仅停留在计划设想中，并没有落实在具体的实践中。

（3）电子文档管理的安全患

电子文档的产生和使用过程离不开网络技术和计算机技术的协助，所以电子文档的管理对于办公自动化系统的软硬件设备的依赖程度较高。这就给电子文档的管理环境提出了新的要求，要求办公自动化系统具有较高的网络稳定性和硬件设备稳定性。分析发现，现阶段我国办公自动化条件下的电子文档管理安全性存在较大的漏洞，主要包括以下几个方面：黑客攻击、病毒入侵、人为错误操作等，稍不留意就可能造成电子文档被篡改或者删除。由此可见，如何在网络化办公的环境下保证电子文档的安全性是电子文档管理的又一大难题。

3 提升办公自动化下的电子文档管理水平

3.1 制定电子文档管理的制度

现阶段，办公自动化条件下的电子文档管理是企事业单位文件管理的主要内容。随着社会和经济的发展，电子文档的数目越来越多。原始的人工管理和纸质文件已经不能满足海量数据的管理要求。各单位迫切需要对电子档案进行统一、规范的管理。电子文档的管理制度应该贯穿电子文档整个“生命周期”，从产生到使用，直至最后被销毁的全过程。在管理制度中，应注明电子文档整理的时间节点、文件类型和归档的范围等，同时对于使用权限和安全防护措施制定详细的操作守则，尽可能保证电子文档的真实性和有效性。

一般来说，制定电子文档管理的规章，可以从以下几个方面入手：首先，明确电子文件的地位和作用，为电子文档管理配备专用的软硬件设施；其次，档案管理部门应逐步完善和制定对电子文档的全过程管理的制度。在日常电子文档管理时，做到有章可循、有法可依，使电子文档的管理达到规范化、标准化、制度化。最后，成立专门的电子文档管理的部门，培养一批具备过硬专业素质的管理专业人员，对于电子文档进行专门的监督和管理。

3.2 加强电子文档的安全防护

电子文档的安全管理可以从以下几个方面入手：首先，严格控制电子文档信息的访问权限；其次，无关移动存储器不能与信息存储计算机链接；再次，安装必要的杀毒软件并进行定期升级；最后，内部网络特别是存储管理网络不得与互联网链接，建立物理隔离。具体实施上，就是制定详细的档案管理规章制度和惩罚措施，明确具体负责人的责任和义务，落实安全责任制。

3.3 建设实用的办公自动化系统

在信息化时代，办公自动化管理软件如雨后春笋般涌现。市场销售的办公自动化控制软件品类繁多，质量参差不齐。在选用时，一定要结合本部门行业特点和本单位的电子文档的特点，选择一款适合的软件。由于办公自动化条件下的电子文档管理具有数字化、信息化、一体化等特点，需要在电子信息部门、档案管理部门和电子文档使用部门的协商下，共同完成系统的安装与调试。尤为重要的是针对可能出现的安全问题，未雨绸缪，及早制定安全管理预案，将电子文档从生成、使用直至销毁的全过程纳入到安全管理之中。

4 结语

对文档的高效管理是现代社会中办公管理追求的目标。如何在办公自动化的条件下，完成对电子文档的快捷高效管理是亟待解决的问题之一。本文的研究对于该问题的解决具有一定的积极意义。

参考文献

[1]林曲虹. 加强办公自动化条件下电子文档管理的几点思考[J]. 黑龙江档案，2012，（03）：110.

[2]张俊平. 办公自动化条件下电子文档的规范化管理探析[J]. 科技信息（科学教研），2008，（02）：51-52.

作者简介

王洪民（1972-），男，山东省临沂人，法学硕士，毕业于燕山大学，中级馆员 研究方向：档案管理。