浅谈产品图样及科技资料的管理

在产品图样和科技资料的管理模式上，通常处于档案馆与档案室两级管理的状态，这种管理模式造成了我们始终无法在一处查阅到一个定型产品完整的产品图样和科技资料。出现这种状况，自然有其原因，但这有悖于一个定型产品的产品图样和科技资料集中统一管理原则，同时，也对技术状态的管理，特别是对产品定型后批生产技术状态的管理造成了不利的影响。对此，本文从档案管理与技术状态管理的关系出发，提出如何有效的管理和利用定型产品的产品图样和科技资料，从而达到对生产技术状态管理的有效控制。

产品图样和科技资料的管理模式

产品图样和科技资料是针对特定的科技活动编制的，用来传达科技思想和记录科技信息的科技文献，它产生于科技活动中，记录了科技活动的主要过程。所以，产品图样和科技资料是科技活动的有机组成部分，有什么样的科技活动就有什么样的科技文献。科技活动大致经历四个阶段：立项论证阶段、方案阶段、工程研制阶段、定型阶段。其中工程研制阶段、定型阶段所产生出来的产品图样和科技资料，构成了整个科技活动科技文献的重心。

对产品图样和科技资料的管理模式，基本可以归纳为以下3个特点：

第一，属性相同，即产品图样和科技资料均属于科技档案的概念范畴。

第二，管理方法有别，即产品图样的管理以套作为基本保管单位，并主要将文图号作为关键字；而科技资料的最小保管单位是案卷，且多以档号为关键字。

第三，管理手段不同，产品图样按套装袋并采取平放的形式保存；而科技资料则经整理组卷后放置于专用装具内并采取竖立方式保存。

两者的基本管理模式是在以产品为单位的前提下，主要是依照产品图样和科技资料的技术状态标识，按照“研制”和“定型”两种技术状态进行管理。至于产品定型之后对批生产的管理以及批次状态的管理，从产品图样和科技资料载体上基本上无从反映，换句话说，就目前的管理状况，无论是定型状态的，还是批生产状态的，还是零二批状态的，全部体现在一套产品图样和科技资料上，根本无法界定各个技术状态下产品图样和科技资料的基本属性，也无法保证技术状态记录的及时性和唯一性。

研制与定型　定型与批生产批生产与批次

产品定型要有充分可靠的依据，依据之一就是在产品研制过程中形成的科技档案。没有产品研制的技术资料及其提供的各项数据，产品定型就缺乏科学性和准确性。由此可见，研制与定型两者相辅相成，是科技活动的中心。

产品定型后，根据使用部门的定货需求，需要按照产品定型图样、生产加工工艺以及技术要求进行批生产。在批生产过程中，可能对设计或工艺进行变更，因此，批生产完成后，须对技术状态进行归零。由此可见，产品图样和科技资料在定型时的技术状态与批生产后的技术状态已经发生了变化。所以，笔者认为一个定型的产品图样和科技资料在批生产后形成的技术状态极为重要，应该增加一个状态，即批生产状态或叫生一批状态。

一个产品经过首次批生产后，还有可能生产第二批、第三批……随着时代的进步，科技的发展，必然随之会有新原理、新技术、新材料、新装备和新工艺的产生。另一方面，产品某项性能的改进，或新批次的生产需对加工精度的提高等等因素都会在产品图样和技术资料上发生变化和归零，也就是说，“第一批”、“第二批”、“第三批”在产品图样和科技资料上都存在差异。由此可见，每一个批次的技术状态也显得尤为重要。

对产品图样和科技资料管理的设想

按照上述的分析，笔者认为，对于一个定型产品而言，其产品图样和科技资料的管理，应该在原有管理的模式下，延伸到对产品图样和技术资料的批次状态管理与控制。如此这样，我们就可以确保批生产的质量，确保产品图样和科技资料的完整性与准确性，能够快速、准确地提供一个产品每个技术状态下，特别是批生产状态下每一个批次的完整的产品图样和科技资料。

为了达到上述设想，笔者认为应该重点采取如下措施：

1　建立相应的管理体系。该体系应确保技术状态信息的记录正常传播与反馈，保证技术状态信息的记录能正常流通和正确传递。

2　强化技术状态管理。在加强技术状态标识、控制、纪实和审核外，还应将技术状态管理延伸至批生产和每一批次的生产状态中，以控制产品技术状态，保证产品设计、制造与定型工作质量。

3　每一批次生产完成，对产品图样和科技资料归零后，应重新生成一套产品图样和科技资料并归档保存。

4　对管理体系必须坚持集中与分级管理的原则，正确划分档案馆与基层档案室的分工和职责，并建立相应的储存手段和设施。

5　强化科研管理部门对产品技术状态的程序化管理。即产品在每一个技术状态结束后，能够形成一个系统完整的目录菜单。

6　建立一定的有效机制，使档案管理部门与科研管理部门紧密配合，以保证技术状态信息的正常流通和及时有效的传播，从而最终保证产品图样和科技资料的归档。

综上所述，笔者认为，对产品图样及科技资料的管理应该基本达到如下目的：

将产品定型后的产品图样及科技资料，特别是定型设计图样、定型技术条件、定型工艺文件、定型工艺装备进馆保存。

将产品的技术状态管理延伸到对产品的批次管理，并同时将生成的该批次的所有产品图样及科技资料一并进馆保存。如此这样。我们就可以在任何情况下，提供任何技术状态的全套产品图样及科技资料，提高档案服务的快速反应能力。

这种管理模式必将对科研管理部门的技术状态管理与控制，对计划部门的合同管理，对批生产的总体质量产生深远的影响。