勘察设计企业预算管理信息化探究

一、预算管理概述

预算管理是一种管理工具与管理方法，具有计划、控制、资源配置、战略实现等功能，成功实施预算管理的意义不言而喻，近年来随着国家对国有企业及上市公司内部控制要求的提高，预算在内部控制及企业管理方面的地位进一步提升，加强预算管理不仅是企业自身发展的要求，也成为一项外部环境对企业施加的强制性要求。然而作为企业管理的一种主要形式，预算管理不像其他的管理工具那样有一套非常固定的模式，预算管理必须适应企业自身特点及所在行业特点，不同的行业，其实现方式不尽相同。不少企业刚开始实施预算管理时，基本上是照搬了一套别的单位的预算表格，根据管理要求，进行修改后就开始开展预算编制工作。这种手工预算管理基本上只能停留在编制层面，往往难以发挥预算的真正作用。于是一些企业开始考虑采用信息化手段进行预算管理，如何通过较少的成本投入实现勘察设计企业预算管理是本文讨论的重点。

二、手工模式实施预算管理的弊端

预算是企业战略的实现手段，预算管理的功能主要体现在计划、控制、考核、资源配置等方面。只有充分发挥预算的控制与考核功能，预算管理才能具有真正的价值。手工预算难以充分发挥预算的功能，主要体现在：

（一）预算编制及汇总效率低且出错多

预算采用EXCEL编制，由于表格中勾稽关系复杂，很多预算编制人员是非财务人员，难以弄清楚表格中的勾稽关系，虽然预算表格的设计人员也设置了部分计算公式甚至进行加锁，但仍会发生被预算编制人员篡改或复制并加以篡改的情况，故有时预算虽经反复上报但仍有错误，预算编制的质量较差。预算汇总人员在预算汇总时要花大量精力检查数据的勾稽关系及表格的格式，稍不留神就容易出错。

（二）预算管理所需的数据提取困难

预算编制是预算管理的起点，预算编制以后还需在执行过程中进行监控，对预算执行结果进行考核。预算编制过程中往往需要参照上年预算执行情况数据，预算执行过程中也需要取得实时的数据以便对预算执行情况进行监控，预算考核也需要数据支持。在手工条件下预算编织主要是通过EXCEL表格进行的，预算所用的财务数据需从各财务账套中会计科目和辅助核算中查询并进行加工方可获得，要得出一家单位的预算执行数据，往往要花费大量的精力。预算数据获取的及时性及数据质量都无法得到保障，因此参照上年数据编制的预算质量较低，预算执行监控与预算考核也会因为没有及时准确的数据支持而难以开展。

三、勘察设计企业预算管理信息化实现路径分析

勘察设计企业具以下特点：一是收入的实现特别受国家政策的影响；二是成本支出基本以人工支出为代表的费用化支出；三是人力资源而非固定资产是企业创造价值的最主要资产；四是企业管理层最为关注利润和现金流。根据上述四个特点可知，加强费用控制并注重现金支出管理是勘测设计企业预算管理的重点。对勘察设计单位而言，“现金流出=折旧以外的费用+资产购置支出”，费用支出和资产购置的数据容易从会计科目中获取，因此只要设计合理的会计科目和统一的账务处理规则，就能通过会计科目实现预算与核算完美对接，通过会计科目作为预算数据的获取来源。如果企业已经购置了商品化的财务软件，可以直接追加购买商品化的预算软件模块来实现预算管理信息（如用友NC预算软件）。在这种情况下预算管理的信息化实现起来既方便又可以大大节约了投入成本，且信息化之后效果显著。

四、勘察设计企业预算管理信息化方法

勘测设计企业在购置商品化的预算软件模块后，可通过以下措施（步骤）实现预算管理信息化：

（一）对账务处理规则进行统一

对账务处理规则的统一属于会计业务处理层面的统一。报账规则的统一要求同样业务性质和同样类别的原始凭证（如发票）在账务处理时必须归集到同一会计科目。对账务处理规则进行了统一规范并指导报账人员加以实施，可以满足不同预算主体不同时点的会计信息可比性。当然，完成该工作也需要以设计出质量较高的明细会计科目作为前提。

（二）对账务系统中的会计科目、部门档案、项目档案进行梳理和统一

对账务系统中的会计科目、部门档案、项目档案进行梳理和统一属于提供信息层面的统一。在不采用预算系统的条件下，账务系统不进行任何梳理等工作也能很好的满足财务报表和内部信息查询的需求，但要实现与预算系统的对接，就必须对账务基础档案进行梳理及统一。有了统一的账务处理规则和统一的会计基础档案，才能保证得出的会计信息层次分明，分类准确。因此，对账务中的明细会计科目进行梳理，去掉重复或混淆不清的，增设业务部门重点关注而以往未核算到的业务科目，最终形成了高质量的会计科目体系是很重要的一项工作。

（三）规范会计基础档案的修改权限

要保证会计信息的统一性与准确性，还必须限制会计基础档案的修改权限，这样才能保证接下来预算数据来源的准确性与稳定性。

（四）设置预算软件中的数据公式

要实现预算执行数据的定期自动更新、实现预算控制预警及考核，就必须有自动生成的预算执行数据。基于前面1至3中所做的工作，就可以设置预算取数公式，这种公式是以会计科目等会计档案为基础的，通过逻辑运算得出预算数据。预算公式可以让财务数据转化为容易被业务部门人员理解的预算执行数据。但预算公式设计环节工作量较大，公式设立好后还需通过反复检验。

（五）设计预算管理流程

在系统中进行预算管理，需设定预算系统的操作流程。预算流程通过预算模型和预算软件操作权限的设置来实现。根据需要，可设置预算编制、预算编制审批、预算调整、预算调整审批等预算管理模型。预算操作权限（编制权限、审核上报权限、查询权限等）可请各预算单位自行确定并向预算办公室上报。

（六）系统推广应用

系统上线后需进行了一系列的推广活动，主要措施有：进行预算软件的初步培训、召集各责任中心一把手及预算管理人员参加预算软件上线培训会、编写预算软件操作手册并分发、对各单位负责人及预算管理人员进行系统的上门安装并指导操作等。

（七）预算信息化应用升级

上述1-6步是针对商品化预算软件的应用措施，商品化的预算软件在预算控制时主要发挥事后控制的作用，即某交易或事项进行财务报销阶段才可以进行预算控制。对于需进行事前预算控制的事项（即事项在审批前就需要进行预算控制），如设备购置预算、会务费预算等，除可以通过商品化的预算软件在财务报销时进行管理外，还可以通过企业自行或外委开发相关网上审批流程，将对应的预算（如设备购置预算或会务预算）嵌入审批流中，通过在审批前进行预算控制，将预算控制水平提高一个层次。

五、勘测设计企业预算管理信息化效果

衡量预算管理是否成功的标准都一样，那就是预算管理实施起来是否有效，是否具有实用性，是否能带来管理效益。采用商品化的预算软件进行勘测设计企业预算管理具有以下好处：

（一）相对手工预算管理，效率大大提高

预算系统实施后，其变化主要体现在：预算管理网上实现、上年实际数自动取数、表内公式自动计算、勾稽关系自动审核、表格递交快速简单、编报管理直观方便、预算汇总灵活快捷、预算审定省时省力、预算分析执行情况表自动生成、预算预警智能化、预算控制自动化等，通过网络化和自动化手段使预算管理效率大大提高。

（二）预算管理中的分析监控功能可充分实现

信息化条件下预算系统能随时取得预算执行情况数据，且数据能自动取得并自动运算，信息质量大大提高。预算指标更接近业务层面，费用超支时财务人员无法进行报销，预算控制可以实现自动化且预算考核数据取得容易。

（三）预算系统能提供强大的管理信息

预算分析表是预算执行过程中预算分析数据的载体，同时也是预算控制及考核的依据，预算执行分析表是基于业务层面的报表且其内容涵盖了财务报表的大部分内容，故从提供内部管理信息的角度来说，其具有比普通财务报表更强大的功能。该预算管理模式下能自动生成预算分析表，因此预算系统也可以充当财务信息查询系统，大大减少了财务向各部门提供管理信息的工作量。

（四）预算实施方便，见效快，且投入成本低

购买商品化的账务系统集成的预算管理软件，比起自行开发预算软件投入小很多，且实施见效快，预算管理的流程、预算管理中的权限职责都可以在软件中得以实现，预算管理效率高。另外，作为预算监控的预算执行数据是以财务系统数据作为来源，经转化生成，转化起来简单易行，因此预算系统实施起来较为简单。

作者:雷雨 单位:中国电建集团昆明勘测设计研究院有限公司