人才市场档案信息化管理探讨

摘 要：随着我国人才流动的日益频繁，对传统人事档案管理提出新的要求。传统的档案管理方式必须和先进的计算机信息技术相结合，建立网络化的人事档案管理系统，才能使全国各地人才市场和具有人事档案管理权的企事业单位的人事档案实现互联与共享。

关键词：人事档案 管理 信息系统 网络化

1.人事档案计算机网络系统硬件要求必须有统一的标准

网络应用十分普遍的今天，仍然没法实现个人网上查询自己档案信息，例如档案现保管地信息、个人的就业基本信息、与用人单位的劳动关系信息等。经常出现大学毕业生工作一年后，不知道自己的档案是在人才市场还是仍在学校；经常出现与原单位解除劳动关系后档案中没有记录，导致无法与新单位建立合法的劳动合同；经常出现经过几个城市工作后，自己的档案不知存放在哪里？这些种种，都是因为没有统一的全国范围内的查询窗口。如果建立全国人事档案数据中心，这些问题就迎刃而解。数据中心与全国各地人才市场和有档案保管权的企事业单位互联，拥有全国档案目录数据库与备份。用户通过统一查询网址，根据许可权限访问到想要获得的可公开信息。当然有关那些信息可公开，那些信息需保密，需要根据《保密法》与《档案法》相关内容制定标准。

统一各省、市、区级人才市场网络硬件配置和提供网络拓扑标准。各级人才市场按标准，根据自己现有的计算机网络情况，拟定网络建设或改造方案，交由市一级人力资源及社会保障局审批后实施，如有设计不合理或不规范，市一级人才市场需要给出修改意见与建议。在局域网中需要有完备的数据备份系统及灾难应急机制，保证意外发生时能自我修复。

因为档案信息是有密级的信息，所以与Internet互联的时候，也需要技术标准。现在成熟的VPN技术，可建立相对独立虚拟专网，通过对传输数据的加密，来保证档案信息的安全性。还要有规范化的网络安全要求，要有统一防火墙的配置标准，来保护局域网的服务器与PC终端免受外部攻击。另外，内部的安全需要通过安装网络版杀毒软件来保证，建立有效的报警、防御和查杀功能，隔离或清除病毒与木马。

2.电子档案的规范

档案无纸化是档案工作的发展方向和终极目标，我国2002年了《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)，是电子档案最完整的标准。但因为颁布的时间关系，有些内容跟不上计算机新技术的发展速度，例如现在网络通用的PDF文件格式，具有压缩率高，不易修改的特点，是非常适合作为档案文件的，但在(GB/T18894-2002)中没有任何提及。因此，电子档案的标准需要根据计算机技术的发展来更新。

现在人事档案形式仍然普遍使用纸介质，纸质档案封存于档案袋中，纸质档案转化成电子档案，也是我们现阶段需要研究的课题，尽管纸质档案电子化可参考《纸质档案数字化技术规范》，还是面有许多新技术可以应用其中。例如对于室藏档案数字化建设，OCR技术是种非常好的辅助手段，这种技术能自动识别图文，并转化成TXT或DOC文档格式，避免了繁重的手工输入，结合电子扫瞄仪能将纸质档案快速高效地转变成电子档案。

3.档案应用系统及数据库规范

人才市场档案应用系统主要指对人才市场档案工作人员使用的人事档案管理系统。人事档案管理系统的开发必须依照《档案管理软件功能要求暂行规定》的标准。一般需要完成档案查询、档案调入与调出、档案续定、档案内容更新、档案借阅和证明、档案柜管理、整理与盘点等基本功能。有了这个系统的辅助管理，将大大提高现有档案室的工作效率，为进一步电子化档案发展搭建管理框架。

数据库的标准非常重要，只有有了基于全局考虑的数据库结构，才能保证区级数据库与市级数据库、省级数据库和全国数据中心数据库互联，实现实时的数据共享。目前可以参考的标准是(GB32/505-2002)《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》，统一数据库结构中包括档案信息资源标识、档案信息内容特征、档案信息结构特征、档案信息管理特征四大块信息内容。

由于各地区信息技术发展的不平衡，会有些地方人才市场独立开发应用系统与数据库有很大困难，最理想的方法是根据系统规范与数据库规范，由人力资源和劳动保障部统一开发标准版，按省、市、区下放，指导安装，培训使用即可。当然这需要在充分调研各地情况的基础上，才能开发一套各地通用的版本。这种方法另外一个好处是：避免重复开发而导致的资源浪费。

4.安全性规范

由于人才市场档案局域网毕竟是要与Internet相连的，因此需要在软件和硬件两个方面采取措施以保证整个网络的系统安全和可靠的运行。根据《计算机信息系统保密管理暂行规定》，首先保证网络的安全性和可靠性，包括要建立安全防护机制、安全检测机制和安全恢复机制。其次是根据各地人才市场档案管理保密原则，建立分级的用户信息查询制度，保证档案信息使用的安全性。

云计算技术等互联网先进技术的应用，将使未来的网络更智能与高效，今后的人事档案管理必将会在网络上与以下信息系统实现无缝对接，实现信息的整合，更好的服务于社会：一是人事档案系统与各级政府政务网与档案局（馆）相连，更便于信息的归档、共享与开发利用；二是人事档案系统与银行系统互联，建立完整的个人商业信用信息；三是人事档案系统与公安系统的户籍管理系统互联，构成居民综合管理体系；四是人事档案系统与社保局的社保系统相联，构成个人的社保信息体系。

参考文献：

[1]杨公之主编.《档案信息化建设导论》，北京：中国档案出版社，2001

[2]潘伟喜.《网络技术对传统档案管理工作的主要影响》，档案时空，2004（8）

[3]邓保国.《网络环境下档案信息服务方式的变革》，科技情报开发与经济，2004（3）