浅谈如何对会计档案进行管理

摘 要：会计档案的收集、整理、立卷、归档工作是财务管理工作的重要内容，是会计档案形成的前提和基础。所以，进一步加强会计档案管理势在必行。然而，会计档案管理这一财务管理的最后环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响了财务管理的质量和水平。因此，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高，可以使会计档案管理工作更好地适应社会主义现代化建设和经济体制改革的需要。

关键词：会计档案；财务管理

1 会计档案的特点

与文书档案、科技档案相比，会计档案有它自身的特点，主要表现在三个方面：

（一）形成范围广泛。凡是具备独立会计核算的单位，都要形成会计档案。这些单位有国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织。一方面会计档案在社会的各领域无处不有，形成普遍；另一方面，会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。

（二）档案类别稳定。社会上会计工作的种类繁多，如有工业会计、商业会计、银行会计、税收会计、总预算会计、单位预算会计等，但是会计核算的方法、工作程序以及所形成的会计核算材料的成分是一致的，即会计凭证、会计账簿、财务报告等。

（三）外在形式多样。会计专业的性质决定了会计档案形式的多样化。会计的账簿，有订本式账、活页式账、卡片式账之分。会计凭证在不同行业，外形更是大小各异，长短参差不齐。会计档案的这个外形多样的特点，要求在会计档案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他门类档案的方法，而是要从实际出发，防止“一刀切”。

2 会计档案管理中会存在的问题

（一）会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且也不合乎会计档案管理要求。

（二）会计档案保管不规范。有些单位的会计档案未按要求归入单位档案部门保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案柜不足，将会计档案装入纸箱中，任意堆放。

（三）会计档案管理及销毁不规范。会计档案管理不科学，存放没有顺序、查找不方便，借阅登记制度不健全。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。

3 解决会计档案管理中存在的问题和措施

（一）规范会计档案立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。装订完毕后必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。

（二）加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。单位的会计档案，应严格按照《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的保管是单位的档案管理部门，由财务部门将本单位的会计档案整理规范，在财务部门暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，连同打印的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向单位的档案管理部门移交。

（三）规范会计档案保管。财会部门应按档案管理部门的要求办理相关手续，将会计档案移交档案管理部门保管。未建立档案管理部门的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施，对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位档案部门或财会部门保管，不得自行存放。

（四）规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。

总之，加强会计档案管理工作是我们当前财务管理中急待改进和加强的重要工作，各单位都要高度重视、积极行动，从基础工作做起，切实提高财务管理工作水平，更好地为社会主义市场经济服务。

参考文献

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