浅谈如何加强民办高校分院办公室的建设工作

摘要：民办高校教育事业在国家的大力扶持下，生源数量不断增加，校区规模不断扩大，在此情形下民办高校由一级管理模式过渡到二级管理模式，加大教学管理力度。本文正是对民办高校分院办公室在模式转变下所显现的特点及提高办公室建设工作进行了探索和研究。

关键词：教育管理 分院办公室 建设

近几年来民办高校教育事业在国家的大力扶持下快速发展，生源数量不断增加、校区规模也不断扩大，在此情况下，为更好地为教学服务、加强教学管理力度，进而提升教学质量，民办高校教育管理体系进行了相应的改革，由一级管理模式过渡到二级管理模式。

分院办公室作为基层单位，承担着上传下达、内外沟通、组织协调和辅助分院领导工作的任务，事务性工作繁杂。为更好地适应民办高校的发展，促使教学工作、行政工作、后勤工作、资产管理工作顺利开展并有序进行，切实加强各级分院办公室的建设工作成为关键，本文仅就如何加强民办高校分院办公室的建设工作浅谈几点感受：

1.民办高校分院办公室成立后所显现的特点：

1.1分院办公室事务性工作繁杂，项目众多。分院办公室的工作涉及教学、行政、后勤、资产等多部门、多方面的工作，所配备的干事一人身兼数职，且在二级管理模式下，一级管理部门所需的基础数据均由分院办公室统计并提供，同时还承担着分院领导的辅助工作，协助领导处理好各项教学、科研工作，为领导提供可行性的参考建议，协调各教研室工作的顺利开展。因此，分院办公室同时要完成多项工作并保质保量，任务相当繁重。

1.2民办高校分院办公室成立的时间相比公立高校要晚一些，在基础建设方面仍有许多不完善的地方。民办高校分院办公室由于起步较晚，在办公室的建设工作上也相对滞后，无论在规章制度的完善上、还是教学管理水平的完备上，甚至在办公室的人员配备上都与公立高校无可比拟，急需加强和提高自身的建设工作。

1.3民办高校分院办公室管理人员的素质和能力需要得到提高。一名优秀的管理人员需具备三大素质：个人业务能力强、熟练操作现代化办公软件、具备出色的沟通、协调、组织能力。由于民办高校成立时间不长，一级管理模式向二级管理模式过渡后的时间也较短，所聘用的分院办公室管理人员人均年龄不超过35周岁，大部分没有从事过教育管理工作，在资历上、管理经验上、业务熟练度上均有很多不足之处，缺少对工作方式方法的探索、思考。所以说提高管理人员的素质和能力也是加强分院办公室建设工作的一个方面。

2.加强民办高校分院办公室的建设工作，促进民办高校教学管理水平的提高。

2.1完善分院办公室人员配置。民办高校分院办公室在工作人员的配置上可以遵循公立高校的基本配置，设立办公室主任、行政干事、教学干事。将一级管理部门的工作和分院内部工作按照工作性质、工作范畴、工作类别、工作时间、工作任务量等几个原则进行合理分配，职责到位、责任到人，保证各项工作有序进行，并在一定程度上互相配合，使工作环环相扣，完善分院办公室的基础建设工作。

2.2提高工作人员的素质和能力。首先在思想上培养办公室管理人员“干一行、爱一行”的理念，其次要组织各分院的办公室管理人员参加培训班学习业务知识，向有经验的高校管理人员学习先进的工作方法，鼓励年轻的管理人员钻研业务和发表文章的精神，培养他们熟练应用办公软件和教务管理软件等现代化的办公管理软件，与时代接轨。

2.3采用竞争上岗的机制选用办公室主任人选。办公室主任除了要具备优秀管理人员应具备的“三大素质”并做好自己份内的工作以外，同时要熟悉办公室的各项工作流程和工作人员的工作状态和精神面貌，把握整个办公室的工作节奏，带领分院办公室其他成员协调安排好各项工作的日程和计划，当好分院领导的助手。因此，办公室主任的评选和聘任工作可以采用竞争上岗的机制，通过公平、公正、公开的竞聘制度选用最优秀的管理者，从而提高分院办公室在工作、管理及建设方面的水平。

2.4制定完善的科室规章制度。“无规矩不成方圆”，制定并完善规章制度对加强分院办公室建设工作起着至关重要的作用。有了“规矩”，所有人员按章办事，自然而然地管理工作就会步入规范化，如《分院办公室工作职责》对各工作人员的工作质量和流程做出了规范，又如《分院固定资产管理工作职责》则对分院所有的固定资产管理工作进行了制度化管理，加强了分院办公室在规章制度方面的建设工作。

2.5分院办公室的档案资料进行分类管理，加强档案管理建设工作。分院办公室的档案资料很多，如文件可分类为教学文件、行政文件、党务文件、省级管理部门文件等，其中教学文件又可细分为学籍管理、校内考试、科研管理、课时费管理、教师上课异动管理等，对于这些文件可进行有效的分类管理，按学年编号录入电脑备查，同时对纸质文件加以存档，加强档案管理建设工作。

综上所述，建设好分院办公室成为当前各民办高校基础教学建设的基本点，是教学改革中的一个重点。基于民办高校分院办公室成立时间不长，在很多方面需要改进和建设，因此要切实加强分院办公室的建设工作，就要解放思想、与时俱进，加强办公室的各项制度建设工作，合理配备工作人员，提高管理者的现代化管理水平，从而促进民办高校在二级管理模式下教学管理水平不断提高，促进民办高校向高质量办学的方向迈进。（作者单位：长春大学旅游学院）

参考文献

［1］ 林秀珠.试论高校系办公室管理职能的改革〔j〕.漳州师院学报，1999.1.107-110

［2］ 左颖.关于提高高校系办管理水平的几点思考〔j〕.长沙大学学报，2011.3.

［3］ 肖力.浅谈如何加强高校系办公室的工作〔j〕.福建政法管理干部学院学报，2000.5.82-84