刍议企业人事档案的管理与利用

【摘 要】人事档案不仅为企业人力资源管理提供了人事数据和信息，还为人力资源管理和利用创造了条件，促进了资源的优化配置和人才的合理流动。这篇文章主要对目前企业人事档案管理的现状进行了分析，指出了其中存在的一些问题，并针对这些问题提出了一系列措施。

【关键字】人事档案；管理；对策

企业人事档案是人力资源管理工作的一个重要方面，企业人力资源部门和组织部对人才在进行考察、调整、调动、任免时就需要利用和查阅人事档案，因社会人员的快速流动，就必须提高人事档案的利用程度和重视程度，也就是提高管理人事档案的工作效率，让人才的价值得到最大限度的发挥。

1 企业人事档案管理中所出现的问题

近些年来，企业人事档案管理根据人力资源和社会保障部的文件，在管理职责、档案数量及结构、机构设置、人员配备、档案范围等地方都取得了飞跃式的发展，质量和效益相比以往有了明显的提高。但是，在快速发展的同时，人事档案在收集、管理和利用等环节受到了一些因素的制约，无法有效适应现代企业管理的需要，产生了以下几个方面的问题。

1.1 在思想上，认识不全面，不到位

人事档案管理是幕后的工作，不会有立竿见影的效果，但是没有人事档案管理又是不行的，若离开了人事档案管理，就会导致社会的不理解和领导忽视。对于企业员工而言，则会影响到以后工作的转正、工龄的计算和退休金核算。对于企业而言，若企业补办原来档案就会给企业造成一定的损失，并在一定程度上阻碍企业发展。

1.2 管理理念和管理模式陈旧、落后

据调查，很多企业还在使用传统陈旧的管理模式，表现为：

（1）管理方法陈旧、落后。有些企业的人事档案凌乱的堆积着，根本就没有进行管理，有些甚至使用的还是陈旧的手工操作模式，这种方法既复杂又难操作，极易出现失误，有的单位进行了电脑管理，但只是目录管理，对于工作的质量和工作的效率没有起到应有的推动作用。

（2）管理方式片面、局限。现在的企业人事档案对于能力技能、健康状况、人才类型、特长优势和工作绩效记录的都很少，在信用指数和道德水平方面根本就没有体现。

（3）管理内容重复、雷同。考核表中反应的情况都过于的相似，无论优点还是缺点，评价内容都比较雷同、单一，忽视了每名员工的特殊性，对于真实的素质和品行完全反映不出来，很容易导致人才的埋没。

1.3 企业人事档案材料内容不够齐全、真实性欠佳

维护企业人事档案材料的完整性与有效性是企业人事档案管理工作人员必须做好的基本工作之一，然而实际情况却并不尽然。首先，企业人事档案材料的收集不够完整，对于企业员工档案中部分重要的材料及资料未严格按照相关规范进行收集，使得企业人事档案材料流失问题严重；其次，企业人事档案材料鉴别不够科学与合理。简单来说，部分不应当做归档处理、基本手续信息不够完善的材料归纳入企业员工基本档案当中，不但增加了企业人事档案管理的工作量，同时也对档案信息的真实性造成了严重损害；最后，企业人事档案的整理工作不够及时，日常工作中所收集的企业人事档案未能够严格按照相关规定，在既定的时间内进行整理归档，从而致使档案管理呈现出无序性特征。

1.4 人事档案在管理上的不规范

（1）人事档案管理在执行方面有待改进。目前，管理人员没有严格的按照中央文件来执行人事档案管理，出现了很多的各自为政、条块分割或乱管理现象，管理部门错位、越位、缺位，管理人员责任心不强，管理工作无法有效衔接，长期运行下去就很容易导致“死档案”的出现。

（2）档案的查找和利用不够顺畅。因档案的基数庞大、种类繁杂，流动性强，若档案没有得到规范管理，档案就会杂乱无序，甚至无法查找和利用。

2 针对人事档案出现的问题所采取的措施

随着经济的发展，国有企业和事业单位的竞争市场中渐渐出现了个体经营者和私营企业的影子，经济的发展使人才流动的速度加快，出现了工人没有档案的现象，这样让人事档案管理工作逐渐远离了人们的生活。在这样的情况下，怎么样才能让人事档案管理工作更有效地进行下去，我们可以采取以下的措施：

2.1 通过思想教育让人事档案管理得到广泛重视

一方面，要让广大企业档案管理人员认识到，人事档案管理不仅仅是看管资料，是要把他们的资料进行分析，为以后人才的选拔奠定基础，另一方面，也要让广大企业档案管理人员认识到，当事人的档案还能对当事人的子女的发展起影响性的作用，它能证明亲属关系、政审和入党调查等等。从思想上出发让他们重视人事档案管理，让人事档案管理发挥它的作用。

2.2 按照规章制度来管理企业人事档案，加强宣传力度

通过各种途径来宣传企业人事档案管理工作，使大家都能了解到人事档案管理的好处。在填写档案时，企业人力资源管理部门应对当事人说明人事档案管理的作用，让他们填写的资料更真实、更具体。还可以把当事人的档案基本目录通过网络的方式发给当事人，让当事人明白人事档案能客观的反映出他过去的种种经历，拉近档案人与档案的距离，让人们正确的认识和看待人事档案。

2.3 努力实现陈旧传统的管理模式的转变

（1）进一步推动企业人事档案管理模式的转变。现在人才的流动速度越来越快，“单位人”也逐渐的转变成了“社会人”。在这样的情况下就必须建立新的、完整的、中立的、具有社会性质的管理体系，实现真正意义上的社会化管理。当然这个体系也必须遵从劳动人事管理的政策、制度与法律，接受档案管理部门、劳动部门和当地人事管理部门的监督，并与流动人才的管理部门建立联系，建立统一规范的人事档案管理模式。

（2）进一步健全和完善企业人事档案的管理体系。从科学人才标准和材料形成角度来收集材料，一方面要遵从人力资源开发的规律、人力资源利用的规律和人才自身成长的规律，另一方面在人事档案反映出的内容要更加的真实全面，对于个人的业绩、知识、能力、品德上的实际标准应该尽可能多的反映出来，不能像传统的人事档案只记录身份、职称、学历、资历等，要让人事档案的内容更加的丰富具体，为人才的选拔提供科学可靠的依据。

（3）进一步改善企业人事档案管理与利用的技术性手段。企业人事档案管理与利用工作的开展应当做到与时俱进。首先，企业需要构建以企业人事档案管理工作为中心的数据库系统，通过对计算机、扫描仪等现代化设备的应用，将传统意义上纸质形式的企业人事档案资料整理并输入计算机终端，通过一系列的技术处理，将这部分纸质资料转化成为以多种方式所呈现的数据信息资料。此种方式一方面能够确保企业人事档案管理工作的动态性，另一方面还能够从固定信息以及动态信息等多个方面实现对员工的档案管理，提高企业所掌握员工信息的真实性与时效性。其次，企业还应当逐步实现网络化的人事档案管理。在构建企业员工人事档案局域网网络的基础之上，合理应用安全保密技术措施，连接局域网，确保企业各级领导及管理人员能够按照所对应权限以及所需内容，查阅相应的员工档案，达到提高信息综合利用率的重要目的。

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