浅析如何做好事业单位档案信息化建设

摘 要：档案管理信息化是国家信息化战略在档案领域的具体体现，是档案事业发展的战略目标。作为事业单位的档案管理工作人员，一定要适应当前形势和任务的需要，积极探索创新档案管理。因此，新形势下如何加快事业单位档案信息资源的开发和利用，促进事业单位的发展，使之融入社会发展的需要，从而更好地为社会公众服务是现阶段档案工作者需要考虑和解决的关键问题。

关键词：事业单位；档案信息化

档案管理信息化是国家信息化战略在档案领域的具体体现，是档案事业发展的战略目标。采用现代化信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化、提升档案管理水平和服务效率，最大限度地满足社会档案需求，是档案信息化工程建设的主要目的。

目前，就事业单位档案工作的现状来看，还存在很多问题，从很大程度上制约了事业单位的有效发展。为此，作为事业单位的档案管理工作人员，一定要适应当前形势和任务的需要，积极探索创新档案管理。因此，新形势下如何加快事业单位档案信息资源的开发和利用，促进事业单位的发展，使之融入社会发展的需要，从而更好地为社会公众服务是现阶段档案工作者需要考虑和解决的关键问题。

一、事业单位档案信息资源建设存在的问题

（一）对档案工作认识不足

对于人事档案管理工作的认识存在着一定的误区，认为只是保管的事务性工作，不是主要工作，只要不丢失、损坏即可。因此，在场所、经费、人员等方面都得不到足够的保障。同时，管理人员水平不高、手段落后。由于人员的岗位变动等原因，大部分人员是没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、 管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

（二）档案材料制作不规范。

档案材料须统一使用16开规格的办公用纸，大于或小于16开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工，折叠、剪裁及裱糊。但近几年来，时常有A4纸规格的材料归档，这些材料裁剪非常困难，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也使得人事档案案卷很不美观。纸质档案与电子档案并存，信息技术在行政机关办公活动中，在档案管理中广泛应用，出现了新型载体文件―电子文件，而"存在了上千年的纸张已经作为一种传统，深深扎根与人类社会"，不会轻易退出历史舞台。同时电子文件的原始性、完整性、安全性、可读性等一系列棘手的问题还摆在我们面前。

（三）软硬件设施配套不健全

有的单位至今还没有独立的档案室，资料只能东放一堆、西存一片；有的单位虽有档案室，但普遍容量较小，地处偏僻，周围环境不好，只有简易的可移动的档案柜，未能按照空间大小合理设立档案密级架，处在一种简单的资料堆积阶段，很多地方档案管理资料未能输入电脑，手工操作居多，甚至连手工登记的资料也不成册、不完整，软硬件设施严重滞后。然而，档案必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。信息化的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。

二、新时期加强事业单位档案信息化管理的几点对策

（一）加大投入力度，加强软硬件设施建设

档案信息资源建设工作是一项具体的管理工作，需要严格的技术支撑和完备的软硬件设施。因此，事业单位应加大对档案信息化管理的投入力度，配备档案信息资源建设所需的完善的软硬件设施。只有完善了与档案信息资源建设相配套的设备仪器和软件系统，才能为实现档案管理的信息化提供很好的基础保障设施，才能实现全方位、多层次的档案管理，才能更好的为公众提供档案服务。

（二）提高事业单位人员技术水平

档案信息化管理工作离不开现代化的计算机技术作为支撑，在档案信息化管理中要需要很强的技术性建设基础，才能保证档案管理信息化工作的顺利推进。通常，档案信息化管理工作要在开放式的网络环境下立足，才能实现其资源信息的共享和信息社会化服务，只有提高了相关技术水平，才能排除档案信息在网络环境中的潜在威胁，实现档案信息的智能化检索，保证档案的保密性和安全性。

（三）强化档案信息资源安全管理

首先，要提高对档案内容、载体的安全性认识，对重要的档案进行加工整理时，一定要规范操作流程，并严格记录操作过程，防止因为操作不当导致的档案损坏的现象发生。其次，要提高档案管理工作人员的档案意识和安全意识，在进行档案信息资源建设的过程中一定要规范操作，提高责任感。然后，要提高档案管理信息化系统和数据库的安全性，并定期对档案数据库进行备份，做好必要的安全防护措施，防止由于系统故障或人为破坏而造成档案信息资源的丢失。

（四）建立完善的信息化管理制度

档案管理工作是一项复杂的系统化工作，档案管理人员不仅要负责档案信息的收集，还要对信息进行加工处理，工作量相对较大。因此，为了保障档案管理工作的顺利进行，有必要建立完善的档案信息化管理制度，根据信息化的需要对各项管理流程进行有效的规范和控制。此外，还要建立档案信息化安全管理制度，防范电子档案信息丢失和泄漏等情况的发生。同时，还要不断落实档案管理人员的责任，增强他们的档案安全意识和责任意识，从而提高档案管理工作的有效性。

总之，档案工作具有“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的重要作用。目前，各地档案工作的信息化工作也都在研究、谋划、运行当中，档案工作的信息化对全社会的信息化建设无疑是一个巨大的贡献。要顺利实现这一目标，需要各级党委、政府以及企事业单位的高度重视和大力支持，需要全社会的共同关心和积极参与，最根本的是需要全系统档案工作者解放思想、更新观念、与时俱进、开拓创新，推动国家档案事业的全面发展，使其更好地为经济建设和社会发展服务。