浅析档案信息化建设

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1008-925X(2012)O7-0102-01

摘要：本文阐述了档案信息化建设工作的重要性，结合现实需要和实际工作经验，分析了当前档案信息化建设的工作现象。根据现存的问题和实际情况，在相关法律法规的基础上，提出了如何加强档案信息化、数字化建设和管理的对策。

关键词：档案信息化；不足；对策

1、引言

档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的长期发展过程，需要不断地采用现代信息技术装备档案部门，加快档案信息化建设，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。如何进一步加强和完善档案现代化建设是摆在档案管理工作人员面前的首要问题。

2、档案信息化建设的重要性

档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越重要的作用。档案信息化建设使档案管理不再费时费力，检索查询方便能够提高整个部门的工作效率。在我国档案工作的未来发展中，档案信息化建设是一个十分重要的趋势。研究档案信息化建设的一系列基本理论，对指导我国档案信息化建设的具体过程具有重要意义。

因此，加快档案工作落实到现代化生活中，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举，其重要性不容忽视。

3、目前档案信息化建设存在的不足

（一）缺乏统一标准和规范。

在建设档案信息化过程中往往容易出现只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设的状况，以至于投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。各地信息化建设采用的硬件平台、软件平台和应用系统等不相同，形成了信息资源共享技术上的壁垒，无法形成信息互访机制，难以实现信息资源的共享；档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐应建立相同的档案信息管理系统，研究和制定一套通用的数据规范。

（二）档案工的信息化意识不强，认识不到位，重视度不够高。

老档案工作者不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多。这已是一个普遍存在的共同问题。缺少一批专门从事档案档案信息化的建设和治理的信息技术人才。

（三）软件系统及其应用相对薄弱，重设施建设轻信息资源建设的倾向依然存在

档案信息化建设的重中之重是信息资源建设，很多单位对此有所忽视。常见一些信息化建设中资金投向几乎全部是设备，信息资源建设投入几乎没有或者很少，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用。另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级。

4、加强档案信息化建设的对策

(一)统一标准

应建立相同的档案信息管理系统，研究和制定一套通用的数据规范。①档案信息著录的规范化。具体内容有如下：

（1）规范档案信息著录。通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。可参考我国已有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等一些标准，我们的著录标引工作应以此为标准。

（2）规范档案信息存储，研究统一的存储载体

（3）规范档案信息管理软件的开发技术，构建特色数据库，若干专题的信息资源数据库，同时引进或直接利用现成的数据库。

（二）加大培训力度，实现档案骨干队伍建设的新突破

档案信息化是一种全新的思想观念，这必然要求档案工作者改变传统的思想观念。档案工作者需要按照档案工作现代化的要求，自觉学习和更新知识,运用现代技术和信息技术于档案管理工作的实践，不断创新档案管理工作。要尽快建立以管理型人才为基础，复合性人才为重点的高科技人才为骨干的档案干部队伍体系，满足档案信息化建设的需要。

2010年是我街道简政强镇机构改革的关键年，9月份佛山市档案局举办了为期10天的档案业务专业知识培训班，街道综合档案室的档案员积极参加学习了档案专业技术和业务知识培训，通过学习考试，取得了《档案专业岗位资格证书》，继而参加了全省档案专业技术人员继续教育培训班（档案信息化管理），使档案工作人员适应日趋激烈的竞争，用知识不断武装自己的头脑，并根据工作实际情况，努力用理论指导实践，解决自己在工作中出现的问题，为今后开展档案工作打下良好的基础。

（三）重视信息资源建设

加大信息资源建设，渗透资源信息建设设备相关知识，加强信息化软件推广力度，突破原有局限性，尤其是推进计算机管理档案，提高计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。随着时代的发展，社会信息化程度越来越高。进一步加强档案现代化管理，有效发挥档案的信息功能。加大资金预算，做好各项基础工作，增加人员将历年档案的纸质文件一一扫描成为电子文档，并挂接到科怡文档管理系统，做到纸质件与电子文档相对应，从而实现档案数字化管理。

以大良街道办积极推进档案现代化、信息化建设为例。2010年以前，大良街道使用科怡档案管理系统单机版，随着数据的不断增大和业务需求，该产品已不能满足当前档案实际工作的需要。因此，针对街道简政强镇事权改革后档案管理现状，同时也结合本街道档案工作的实际情况，已将科怡档案单机版系统升级至网络版，可延伸到各办（局）、各行政服务站使用，从而使档案信息资源共享。

5、结语

总而言之，做好档案信息化建设工作在于人，充分发挥人的潜力，使之能更好地为档案信息化建设事业服务。通过改善和完善管理，推进对档案管理的现代化建设，合理开发和利用档案管理资源，必将转化为直接的生产力，推动档案信息化建设的发展，为社会做出更大的贡献和创造更高的价值。

参考文献：

[1]邱晓威．档案信息化的任务与问题对策[M].国家档案局研究所 [2]王芳主编．数字档案馆学[M].中国人民大学出版社

[3]大良街道档案信息资源共享工作意见