浅谈如何在咨询企业推广OA系统应用

【摘要】随着企业的发展规模越来越大，企业对信息处理的要求也越来越高。传统的办公模式很难适应大量的信息处理，因此必须要借助OA办公系统来实现大量的信息处理。

【关健词】OA系统；咨询企业；推广

1 OA系统的概念及发展状况

90年代以来，信息化已经成为各国政府、企业和人民普遍关注的一个焦点。发达国家力图确立和巩固在全球信息化进程中的优势和主动地位；一些新兴工业化国家采取进取性的策略，力争在信息化进程中跻身于发达国家的行列；许多发展中国家也在采取种种措施，努力摆脱被动落后的局面。

OA办公系统中OA是Office Automation的简写，就是办公自动化系统，是企业信息化的一种实际实用，OA的概念是动态的，进化论不管是其外延还是内涵，已与十几年前的OA发生了很大的变化。总体上讲，它是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件；它不是孤立存在的，而是与企事业单位其它各类管理系统（如电子政务系统、电子商务系统、CRM系统、ERP系统、财务系统）密切相关、有机整合。一个独立存在的OA办公自动化系统生命力及作用是薄弱的。

办公自动化的发展经历了四个阶段：从PC机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段，这个阶段大概在80年代到90年代初，大家主要是实现文字处理，就是单机的办公自动化；第二个阶段是局域网的出现，局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享，这个应该在90年代的初期；第三个阶段，这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。第四个阶段，即协同办公门户，这个阶段的特点是OA系统作为整个组织内部信息化的入口，相对于外部门户（互联网网站），与组织内各个业务系统进行集成，数据集中展现。

2 OA系统的好处

2.1 建立信息的平台

在单位内部建立一个有效的信息和交流的场所，例如公司通知、公司文件、政策法规、通讯录、公司论坛（自我介绍、电子书城、公司杂谈）等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解企业的发展动态。自我介绍可以使员工之间快速的相互认识，使企业氛围更加融洽。电子书城可以收集本公司的专业书籍，以便全体员工共享，提高专业知识，增强企业核心竞争力。 公司通知加入讨论，员工可以直接参与回复，例如请假、建议等。会议通知还可以集成手机短信群发，以便重要的通知快速、便利、廉价的通知到每一位员工。

2.2 实现工作流程的自动化

变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内部的签印审批、合同管理、项目管理、财务管理、公司通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。

2.3 建立信息集成平台

变革了单位传统的信息采集模式，单位传统采集信息一般通过档案员通过文本上的信息录入电脑，这种方法的缺点是不能采集到文本上没有的信息和工作量大，例如：联系人、联系电话等等。OA系统可以建立相应的模块，重复信息可以直接调取，绝大多数信息可以从签印审批、合同管理、项目管理调取，这样大大简化了档案管理员的工作，并且采集更多的信息。

2.4 实现电子文档管理的自动化

变革了单位传统电子文档管理，传统电子文档管理一般通过刻录光盘与纸质文件一起保存或者通过移动硬盘统一保存，这两种方法都存在收集、检索、保存的问题。OA系统可以在签印审批、合同管理、项目管理时收集电子文档，并逐一对应保存，通过服务器磁盘列阵功能进行自动备份。

2.5 实现分布式办公

变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。

2.6 辅助办公

它牵涉的内容比较多，像借阅登记、会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理、日程提醒、随手记、个人网盘等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

2.7 建立内部的通信平台

建立单位内部的邮件系统，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。

2.8 节省企业的办公费用支出

将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。

2.9 搭建知识管理平台

系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

2.10 增强领导监控能力

强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

2.11 极大的提高了工作效率

OA办公系统能极大的提高工作。不用拿着各种文件、申请到处跑来跑去中，不用拿着文件等着领导审批，因为这些都可以在互联网上、手机上进行，大大的减少了办公成功，极大的提高了工作效率。

2.12 节省成本，提高企业竞争力

通过OA平台来办公，大大减少了办公程序和办公时间，同时还节省了纸张、笔等办公用品，所以为企业节省了时间成本和金钱成本。另一方面，OA办公平台方使员工与上级沟通更方便，信息反馈更顺畅，为发挥员工智慧和积极性提供了舞台。所有的这些都可以提高企业的竞争力。

3 如何在咨询企业推广OA系统

信息化建设是大势所趋，不能因为一时困难而放弃。我在咨询公司设计了两次OA系统并负责运行维护，就推广运行的一些经验进行谈讨。

3.1 设计一套符合自己公司的OA系统

一套优秀的OA系统必须以解决公司的实际问题为目标，只有能解决实际问题的系统才有它的价值。设计一套优秀的OA系统，首先熟悉整个公司的办公流程，再对整个办公流程进行分析，分析那些流程电子化后是弥补传统办公模式的缺点的。对明显优于传统办公模式的优先考虑，余下的要进行综合分析，首先换个方式电子化，看看能不能明显提高效率。假如想不出好的方法，通过召集会议决定取舍。

3.2 以提高全体员工工作效率为核心价值

一套oa系统的投入使用，不是一个人就能解决的事，这是要求企业多人，多部门相互配合的一个过程。只有提高每一位员工的工作效率，员工才会主动使用系统，系统才会正常的运行起来。运用系统提高工作效率的方法有很多，例如：自动分配合同号、对经常使用的信息模块化、采用选择性的输入方式、相关信息自动导入等等。

3.3 适当的耍点“坏心眼”

OA系统最主要的功能就是采集信息，采集信息时必定给员工增加工作量，想要采集全面并正确的信息，可以把一些员工不喜欢的信息集合在员工喜欢的信息里，例如把合同名称、委托单位、联系人、联系电话等信息集合在领合同号中，财务分配以项目信息为基础等等。

3.4 对信息采取保护措施

员工出于对自身的保护，对很多信息员工不愿意公开，所以要对系统进行严密的权限设置以打消员工的顾虑。公司层面也应该制定严格的制度防范信息外流。

3.5 采用先易后难、逐步加载的推广方式

OA办公系统的推广要先易后难，而且要做到对员工有用，所以首先推广公司通知、公司文件、政策法规、公司论坛、通讯录等对员工只有利没有弊的功能。等员工习惯了，再推广签印审批、合同管理、项目管理、财务管理等专业工作应用。步子迈大一些，可以在公司通知下一层加入在线电影（只限本地和非工作时间），以吸引员工经常登陆OA系统并及时查看公司通知。

3.6 对OA的应用提供充分的业务、技术和培训支持

要及时制订OA运行管理制度，使得OA系统具有可操作性；要对OA的应用要提供充分的技术保障，保证系统畅通、稳定。

3.7 发挥领导在OA推广中的带头作用

OA系统推广的重要力量来自领导，因此建议各级领导要充分支持OA系统的建设并带头使用OA系统，以领导的示范作用来影响员工，来增加推广OA系统的力度。

3.8 加强制度考核，将OA系统的推广与相关考核挂钩

要制订OA推广考核制度，使OA系统的推广与部门和个人的考核挂钩，并奖励先进，处罚落后。

4 对未来OA系统发展的展望

目前来说OA系统都是企事业各自为政，很多信息要在不同的行政机关重复输入，导致工作量大增并导致各个部门之间信息不统一。以后能否在不同系统之间增加联系，类似于超链接，一个系统的信息变更，其他系统同样的信息也跟着变更，这将大大缩减工作量，并有利于统计工作和信用评价。

参考文献

[1]邓寿鹏，面向21世纪的中国信息化建设[J]，中国外资，1998（9）

[2]佟天明，基于分布式结构的企业办公平台设计与实现[J]，办公自动化，2011（20）

[3]包圆，如何推广OA系统促产业信息化[J]，比特网，2011（9）