知识管理视角下企业档案管理论文

一、企业档案信息资源分散，无法提供系统服务

企业档案设计内容非常多，主要包含了财务、技术以及员工人事等信息，这些资料因为涉及部分不同往往也是由各部门分别进行保管，有的资料甚至还经由员工自行保存。这就造成了企业档案管理没有系统的管理模式，处在一个零散的状态，不能够真正落实信息资源的整合，即使有的企业在这方面做了大量的工作，甚至还特地成立了信息中心，但是档案管理工作仍然还是非常的表面化，无法为企业提供系统的、综合性较强的信息服务。这势必会出现非常的问题，例如：新员工进入企业后在熟悉企业的过程中，只能够通过老员工对企业文化和工作技能等进行描述，无法形成供其自主学习的信息资料；企业内的部门只是以及员工所形成的知识、技能等资源无法进行共享，不能够形成流通的智慧来源；各部门的操作模式出现差异，不能够形成固定的操作模式，同类型的事务处理过程也大不相同，在处理相似问题时，各个员工均是凭着自己的经验来进行操作，使得工作效率受到严重的阻碍，甚至还出现了各部门不团结相互推卸责任的情况。总而言之，知识经济时代对企业档案管理有了新的要求，使其面临着巨大的挑战，企业唯有审时度势，结合新时期新要求全面改革档案管理，使其与企业制度更加匹配，将档案信息的效用充分发挥出来，使企业的竞争力再上台阶。笔者认为，在企业档案管理中引入知识管理，能够加快企业档案管理模式的构建，促进企业竞争力的提高。

二、构建企业档案管理的新模式

将企业知识管理融入到档案管理，就意味着企业档案管理面临新的挑战。同时知识经济时代也推动档案管理朝着新方向前进，笔者认为可以概括为“市场取向、信息先导、协同运转以及知识共享”四方面。市场取向主要将档案管理所能够获得的利益更加直接地反映出来，因为，它可以有效提高企业利润；信息先导则能够将档案知识管理的职能性更加真实地反应出来，它可以说是企业建设的重头戏；协同运转则主要是有效调节企业档案管理以及知识管理，使其达到一致性；知识共享则主要展现了档案管理的目的性。

（一）市场取向

伴随企业不断对制度进行改革发展，市场经济的突飞猛进，企业提出了“自主经营、自负盈亏”的运作模式，企业也将企业发展壮大作为活动重心，将提高核心竞争力作为活动的关键。档案管理必须从传统思维中走出来，丢开因循守旧的思维模式和管理方式，充分发挥其作用，使其成为企业知识资源的脊梁支柱，不断为企业的经营活动提供充足的智力和法律保障[2]。企业档案管理人员应当结合自己的知识基础，不断挖掘档案中所隐含的信息，为企业解决法律纠纷以及产品开发等活动提供经验、启示信息，使档案管理工作逐渐渗透到企业经营活动中去，为企业创造价值、提升利润。唯有坚持将企业档案管理向市场化走向发展，才能够使档案管理工作成为企业的信息支撑，避免出现边缘化的情况，获得企业的重视。

（二）信息先导

不管是纸质档案，亦或者是电子档案，都能够将所储备的信息来发挥其价值。档案信息开发，主要是指档案部门根据企业实际需求，在保障档案机密安全的条件下，不断对档案信息进行挖掘，并将其提供给需要者使用的过程。信息先导能够将档案知识管理的职能性更加真实地反应出来，同时在企业档案管理中发挥着承前启后的作用。将客户的需求作为信息开发的重心，通过“挖掘信息”使档案能够发挥其最大价值。与此同时，档案管理人员在面对无经验和指导的情况下，应当发挥主观能动性，结合文字、图像等档案资料尽可能地将其转化为动态的、可利用的资源，并积极投入到信息的开发中。

（三）协同运转

企业内的各部门可以说是企业知识系统的中的各子系统，各个子系统相互连接交互存在，通过物质、能量以及信息的交互，使各个子系统中的协同效应能够充分发挥出来，使知识系统得到有效的整合，发挥其最大效用。档案管理工作要实现信息开发以及传递工作，必须周全考虑到各子系统之间的协同运转，唯有如此才能够使企业信息得到有效的整合，使知识管理的作用被最大化。协同主要包含了目标、技术以及资源的协同。

（四）知识共享

信息档案在服务企业中能够达到的最高目的就是实现知识共享，这是档案工作发挥其价值的关键形式。唯有实现企业文化的建立开发，才能够使企业档案信息能够实现共享机制。通过共享使企业中的各种知识能够被各个体所运用，各个体再结合自身的知识经验，再将其个体信息融入到企业的共享知识中，以此来实现知识创新。通过这种信息共享机制，有效促使企业内部成员积极吸收新知识，使知识创新得到快速推进，进而提高企业的竞争力。简而言之，档案管理在知识共享中有着至关重要的作用，是形成知识共享体系的关键。