大数据时代对档案工作影响及应对策略研究

摘 要：社会的不断发展变化，使得档案的管理工作与之前发生了很大的变化，特别是大数据时代的到来，给档案管理工作带来很大的挑战，传统的人工管理档案的方法已经不适合现代社会的发展需求，必须采取相应的管理措施，以更好地适应大数据时代下档案工作的管理需求。通过对大数据时代对档案管理工作的影响进行介绍，提出加强档案管理工作的几点措施，仅供参考。

关键词：大数据时代；档案管理；应对策略

随着大数据时代的到来，对档案管理事业又提出了新的要求，这对于档案管理事业自身来说既是机遇也是挑战，所以在进行档案管理的过程中，首先要根据大数据时代的变化作出相应的调整，然后通过制定相应的管理方法，以更好地对其进行管理，各单位要在把握好机遇的同时迎接挑战。

1 大数据时代对档案工作的影响

1.1 档案工作带来的机遇

1.1.1 有利于社会档案观的形成。一直以来，在我国的发展观念中，一直没有把档案管理工作放在重要的位置，随着大数据时代的到来，使得人们重新认识到档案管理工作的重要作用，这也为单位的发展提供了前进的方向，这对加强档案管理水平起到了推动的作用，在大数据时代下，对数据的记录显得更加重要，由于档案工作的任务量逐渐加大，在进行管理时需要对大量的数据进行整理记录，单纯的依靠传统的人工方式已经不适合现代的工作需求，所以企业也需要对档案管理工作进行思考，要采取适当的方法使得在档案管理的大量数据中，提取出有价值的信息，这是档案管理工作的重要内容。

1.1.2 为电子文件的有效管理开辟新途径。在传统的档案管理工作中，大部分情况下都是采用人工管理的方式，所以对一些电子邮件的处理是非常棘手的事情，随着大数据时代的到来，人们通过相应的电子技术对档案进行管理，在提高工作效率的同时，使得管理的内容更加的丰富，通过制定特定的系统，可以使其直接对档案资料进行分析管理，可以更好地为单位的发展建设服务，而且也减少了无故丢失的现象。

1.1.3 促进档案工作的变革和档案理论的创新。随着大数据时代的到来，使得原有的档案管理方式已经不再适合时代的发展需求，而且以往的管理方式中，都是对纸质的档案进行管理，如果一旦发生丢失的现象，就会使得很多重要的档案资料丢失，而大数据时代的到来，很好地改变了这一现象，使得档案的管理方式逐渐由纸质向电子化的方向发展，以便纸质的有丢失的现象，还有电子的备份，也不会对工作产生影响。

1.2 档案工作面临的挑战

1.2.1 传统档案管理模式受到冲击。我国的档案管理事业起步较晚，在管理上采用的都是传统的方法，随着大数据时代的到来，使得档案管理的工作量增加，特别是对一些数据信息的处理上，传统的管理方式都是由人为的方式进行的，面对大量的电子数据已经无法进行有效的管理，传统的档案管理一般采用的都是纸质的方式，在面对大量的电子数据时，管理方式呈现出极大的弊端，给传统的档案管理模式带来很大的挑战。

1.2.2 数据的安全与隐私成难题。在大数据时代下，档案资料都是电子的形式，对其安全性提出了很大的挑战，如果没有有效的措施对其进行管理，一些网络黑客就会通过特定的系统进行盗取，使得很多重要的档案信息丢失，给单位和个人造成严重的损失，而一些保密程度较高的档案信息的泄露，严重的会危及到国家的安全，所以必须要大数据时代的档案数据加强管理，保护档案信息的安全与隐私。

1.2.3 技术挑战。大数据时代下的档案数据一般都是电子形式的，在管理的过程中需要借助电子技术来完成，而传统的档案管理方法都是对纸质的档案进行管理，已经不适合大数据时代下档案的管理方法，在技术上存在很大的难度，而且在技术投入的过程中，使得企业的运营成本也有所增加，如果其运行的效果不好，还可能会使得企业背负债务负担。

2 大数据时代档案工作的应对策略

无论面对的是机遇还是各种严峻挑战，我们都应该积极应对，不失时机地将档案工作推到一个新高度。大数据时代档案工作是大有可为的，为此我们应做好以下应对措施。

2.1 树立档案大数据意识

在大数据时代下加强对档案资源的管理，首先要在意识上有所提高，改变原有的对档案管理工作的认识，很多单位在原有的管理模式中，都没有把档案管理工作作为工作的重点，所以一些工作方法就会落后，难以为正常的工作开展服务，随着大数据时代的到来，档案管理在单位发展中的作用越来越明显，所以要加强对档案工作的认识程度，这样才更有助工作的开展。可喜的是，一些档案部门也开始形成这种意识并尝试性地开展档案服务工作，比如：某地区已经提出“基于数据挖掘的档案信息资源深度开发与利用”等。

2.2 革新档案管理技术

在传统的档案实体管理阶段，档案工作的直接对象就是档案实体，档案管理的手段与方式主要是依靠手工，诸如档案的整理、编目、装订等等都是纯手工的劳动。在计算机应用于档案管理之后，计算机辅助档案管理逐渐普及，计算机可以辅助档案管理提升其管理水平，这现在看来只是计算机技术在档案管理领域的初级应用。随着现代信息技术不断引入档案管理，电子文件的大量出现，数字档案（馆）室建设也已初见成效。这让人们越发感到现代信息技术与档案工作的密切关系。档案管理技术的每一次变革无不都是现代科技进步的驱动。由此，要使档案工作跟得上时代步伐，不落后于社会发展的脚步，就要求档案工作对新技术具有相当高的敏感度，并有选择性的、及时的引入档案管理领域。在大数据时代，档案工作更应该反应迅速，积极应对。大数据环境下的档案管理完全可以借助云技术建立一个统一的档案云平台，实现一体化的管理。

2.3 再造档案业务环节

整体上来看，档案业务环节可以用“收”、“管”、“用”来概括。在大数据时代，档案工作的收、管、用将被赋予更多内容。“收”一改以往各部门的定期移交，而是转为对档案数据的实时接收或自动归集，做到全流程控制。“管”由手工管理转为通过统一的档案云平台，实现档案数据统一存储、处理、利用，做到全技术支持。“用”由提供被动的档案查询阅览服务转为主动挖掘信息价值、分析和预测档案用户需求，为档案用户及社会提供高价值的档案服务，做到全智能服务。对档案业务环节进行再造，使其朝着知识管理、知识服务的方向发展，提升档案管理在组织内部，甚至在社会大环境中的地位，这也是大数据赋予档案工作的新任务。

结束语

为应对大数据给档案工作造成的冲击，国家层面应该制定统一的标准规范，以规范各行业业务信息管理系统的形成。各单位也应在遵循国家统一规范的前提下，根据自身实际情况制定本单位的管理规范，加强组织内部的档案信息管理，使之更加科学化、规范化。必要时还可以借鉴或引入国际通用的相关标准规范，结合实际应用，定期进行检查梳理，推进档案工作再上新台阶。

参考文献

[1]舒涛，罗浚溢，赵永鑫.大数据时代档案工作的挑战与展望[J].西南民族大学学报（自然科学版），2014（4）.

[2]丁国勇.大数据时代对档案工作影响及应对策略研究[J].兰台世界，2014（S3）.