关于档案鉴定与销毁的思考

摘要：本文通过对濮阳县期满短期文书档案鉴定销毁工作实践的分析，提出了档案完整性保存的一些想法和建议。

关键词：档案鉴定；档案销毁；完整性；思考

2003年底，濮阳县档案局在全县范围内组织了一次期满短期文书档案鉴定销毁工作，但工作进行极不顺利，直到2010年7月才告一段落，至今，尚存一些遗留问题待解决。笔者自始至终参与了这项工作，并由此引发了一些思考。

1档案鉴定销毁工作情况

2004年初，濮阳县的7594卷期满短期文书档案，经基层单位和县档案局两级鉴定后，移交县档案馆搁置待销。直到6年之后，又经再次鉴定，最后，销毁档案3340卷，延期保存档案3230卷，仍有1024卷档案处于待鉴待定状态。具体情况如下：

1.1被延期保存的档案的情况

1.1.1各乡镇移交的期满短期文书档案。这些档案，多数是各行政村上报到乡镇党委、政府的各种年度统计报表，归档时，误定为短期保存，如延长为定期30年保存，也有相当一部分已保存期满。对于这批应该由村级保存而未保存的历史真实记录，我们决定延期保存。但延长到什么时候，怎么确定所属全宗，没有找到标准依据。

1.1.2档案工作恢复整顿期间剔除的档案。上世纪70年代末、80年代初，重新整理“”前的乡、镇文书档案时，将原档案中的国家、省、市、县四级党委、政府及其所属部、委、办普发的文件一律剔除没有整理，也没有销毁，一直搁置在乡镇档案室。几年前，濮阳县五星乡因保管条件差，而将这批档案移交到了县档案馆，这次也被纳入了鉴定范围。这批档案多数是县委、县政府及县直各局、委、办在历次政治、生产运动，如“反右”、“社教”（即“小四清”）运动中形成的有具体细节的档案。它们完整地记录了当时的历史实况，各公社（乡镇）都完整程度不同地收集归档了，而文件形成单位却没有归档，因此，应该保留。可是，如果将全县20个乡镇的这批档案都整理进馆，势必造成大量重复，如果只接收整理一个乡镇的，明显会造成档案收集不全。如果延长其保存期限，应归入哪个全宗，延长为何期限也难定论。

1.1.3“”期间形成的档案。在鉴定期满档案和核查馆藏档案时惊奇地发现，1966年至1976年间10年的档案“一刀切”式的奇缺，甚至有的全宗竟无一件档案。笔者之一是亲身经历了“”全过程的人，“”期间，各机关、团体、社会组织都产生了大量文件，作为当时历史的原始记录，无可争议地应该转化为档案保存。但由于种种原因，它们被排除在了档案之外或被当做“黑材料”销毁了。现在被收进短期档案保存的这些文件，就显得特别珍贵了，也被纳入了延期保存范围。

1.2待鉴待定档案。经实践证明，某单位关于某一事件、某一活动中形成的细节性档案，记录了某一社会活动的全过程，对历史研究很有价值。却按保管期限表被列为短期或定期10年保存，此类档案应该怎样处理，尚无定论。

1.3被销毁的档案。按照现行的保管期限表，有些期满档案经搁置后，并未明显显示出有继续保存的价值。根据现行规定，我们进行了销毁，但此举正确与否，只有让历史去证明，因为档案价值有可知的一面，也有不可知的一面。

2几点思考

2.1对档案完整性的思考。对档案鉴定，多数人都会自然而然地想到对档案价值的鉴定。从归档鉴定开始，按照归档范围确定哪些文件有保存价值，应该保存，哪些文件被认为无保存价值而不予归档。这样一来，就可能有一批有价值的档案被剔除而漏掉了。再按照档案保管期限表，分别整理保存，人为地割裂了同一事项形成档案的完整性。再经过进馆鉴定，同一事项形成的档案又因保管期限分隔在不同的档案馆、室。又经过期满鉴定销毁，一般工作活动中形成的和“大事”、“要事”中形成的一般的档案，逐渐被剔除销毁。按照这种档案管理方法和标准，没有一个单位的档案能够“完整”地保存下来，也没有任何一项活动形成的文件材料，能够完整地“永久”保存下来。永久保存下来的档案只有一些“大事”、“要事”中的主要的、综合性的、法规性的档案。

实践已经证明，由于历史的局限性，人们不可能认识所有的档案价值。因此，今天看起来是“一般的”、“小事的”，价值不大的甚至认为无价值的档案，可能恰恰是最重要的历史记录。如，中共濮阳县委全宗中的一件1948年柳格（现为清丰县一个乡）整党培训班的学员听课签到表，本不属归档范围。可是，这件被“误存”的档案，却为落实豫政［1983］2号文件，为“建国”前参加革命工作，“建国”后经组织批准退职返乡，现无固定收入的老同志确定国家干部身份，落实生活待遇起到了巨大作用。再如，濮阳县五星乡移交来的334卷在档案工作恢复整顿时被剔除的档案，正是当时县委、县政府及县直局、委、办没有保存的历史记录。又如，这次鉴定的乡镇档案中各行政村的统计年报表，正是行政村应该保存而没有保存的永久档案。由此可见，档案的完整性保存非常重要。不仅一件档案应保存完整，一个事件、一项活动、一个全宗的档案也应保存齐全完整，只有完整了才可记录历史的全貌。因此，笔者建议：一个单位、一个地区、一个行业在工作活动中形成的文件，都要成套地永久保存起来，为现在和未来的利用者保留人类活动的方方面面的社会记忆。

也许，有学者会说，“完整性鉴定只能作为鉴定原则提一提”，或者说，“只是理想的愿望，很难成为档案鉴定的实际内容”、“只要有不能‘有文必档’的限制……，就不可能做到完整齐全”、“完整性鉴定根本不具备可操作性”。[1]笔者认为，世界上没有绝对的完整，档案的完整性同样具有相对性。完整是相对于不完整而言的，档案的完整性保存就是档案文件的成套性保存。一份档案齐全完整了，一个事件、一项活动中形成的整套文件齐全完整了，一个全宗、一个地区、一个行业甚至一个国家活动中形成的档案都保存起来了，就做到了档案的相对完整。因“归档范围”、“保管期限”规定，一整套档案文件被漏掉、剔除、销毁了一部分，造成了整个信息记录的不完整，就失去了档案的完整性。完整性鉴定应该是通过档案鉴定工作，把无故被剔除、漏掉的档案收集补充齐全，把同一套档案调整到一起永久保存起来。被鉴定剔除的只能是同一套归档文件的重份文件，同一事件档案的重套档案，或经鉴定与本套档案无关的文件。把成套文件完整保存下来，与“有文必档”是有原则区别的。

2.2对归档范围和档案保管期限表的思考。划定归档范围为档案鉴定第一关，关系到档案文件的存毁，如有失误损失无法弥补。因此，要加强对归档范围的研究，按照人们对档案价值的最新认识和对利用需求的预测结果，适时修订归档范围，把有价值的档案文件都划归范围之内，使档案完整保存程度不断加强。

目前，我国的文书档案保管期限表将保管期限定为“永久”、“定期30年”和“定期10年”三种，它与原来的和其他门类的永久、长期、短期没有本质区别，只是改变了名称，调整了保存年限。在这种标准下，人为地把同一套档案分成了三部分。部分档案保存期满被鉴定销毁，使同一套档案数量逐渐减少，最后，细节性文件消失，只剩下综合性、法规性和所谓的“大事”、“要事”档案，历史变成了无从考证的“骨架”式框架。事实证明，历史记录有了细节才真实，细节性档案和今天看起来是“一般的”、“小事的”、价值不大的档案，可能恰恰是将来全面反映历史的重要依据。因此，建议：档案行政管理部门在制定保管期限标准时，也要充分考虑文件的成套性，将成套内的档案文件都定为永久保存，为社会保留完整的历史记录。

2.3整合档案鉴定理论与方法，完善与调整档案鉴定标准。档案鉴定理论应该是一种方法论，离开了具体鉴定方法与相关标准，理论便会成为空话。在电子文件大量出现的今天，以“新职能鉴定论”为主要理论依据的间接鉴定法，解决了宏观问题、前端控制和批量进行的鉴定问题，简便易行，效率很高。而对后续鉴定（包括归档鉴定、进馆鉴定、分级鉴定、期满鉴定和开放鉴定），还需以“客体属性决定论”为主要理论依据的直接鉴定法鉴定，用以全面把握档案自身状况及其属性。但是，这种鉴定方法偏重于分析单份文件、单个案卷价值，却可能忽略其存毁对相关全宗，相关馆、室藏，乃至整个地区、整个国家档案资源建设的影响，鉴定中，难以从客观层次即整个社会或整个档案馆的视角去把握档案的价值。故会将一些对将来社会有重要价值的档案给以剔除或销毁，破坏了历史记录的成套性和完整性。解决方法，可同时运用以“利用决定论”和“主体需求指导论”为理论基础的需求预测法。根据人们对档案的主体需求判定档案的成套性价值，确定档案的保存范围，细化和调整档案保管期限表，解决微观鉴定问题。因此，建议在确定主体需求的基础上，将微观与宏观视角并用，使鉴定工作尽可能地做到客观、准确，把人类社会活动的原始记录都完整地保存下来。

2.4收回或返还上下级互有关系的期满档案，是补充其档案不足的有效方法。从濮阳县乡镇期满档案的鉴定中发现，基层（如乡镇）档案室保存的定期档案中，有相当一部分是上一级机关（如县委、县政府及县直各局、委、办）档案中缺少的细节性档案。上级（如乡镇）保存的期满定期档案中，也有相当一部分是下级（如行政村）需要保存的永久档案（当然，有的也可能是下级报来的重份档案）。因此，笔者建议，把上级期满的与下级有关的文书档案有选择地（非重份）返还相关下级档案室，用以补充下级的档案缺失。把下级由上级下发文件转化的期满档案，有选择地延长保存期限后，返还相关上级机关档案室；或延长保存期限后，移交档案馆单独保存，也是补充上级机关档案缺失的有效方法之一。

（刘东斌组稿作者单位：濮阳县档案局来稿日期：2011-08-16）