浅谈军队高校年鉴编撰工作

[摘 要]随着全国高校的快速发展，高校年鉴工作日益受到重视，军队高校年鉴编撰工作也得以长足发展。本文以第二军医大学年鉴编撰工作为范例，从军队高校年鉴的功能、编撰要求入手，粗浅地分析了军队高校年鉴编撰工作需要把握的关键环节。

[关键词]高校年鉴;功能作用;写作要求

近些年，随着编写高校年鉴热情的高涨，军队高校编写年鉴的工作也进行得如火如荼。作为军队高校中较早编制年鉴的单位之一，第二军医大学从2007年开始，至今已连续编制完成了7个年度共350万字的年鉴，年鉴编撰工作受到了学校和总部领导的一致肯定。

一、军队高校年鉴的功能定位

高校年鉴是以年为期，全面、系统、翔实地介绍学校基本面貌和发展情况，记载学校年度教学、科研、管理的重大事件、重大成果、重要统计资料，汇集学校各方面重要信息，逐年编撰，连续出版的大型资料性工具书，是对年度内教学、科研、管理等各方面工作的如实总结[1]。由此可见高校年鉴具有资料权威、反映及时、连续出版等特点，这就决定了它在高教管理中具有多方面的功能[2]：

1.存史功能。高校年鉴是一种独特的历史记载，它以年为单位，以档案为基础，通过系统有效地整理，最终编辑成册。它真实的记录着学校的发展历程。单本的年鉴，可能不足以证明它的重要性;但是随着时间的推移，数量的累积，年鉴中所记载的各项系统的数据和内容，就成为了弥足珍贵的历史史料。它展示着高校发展史的最原始的面貌，为校史、教育史、军事志、军事年鉴等各类文献编撰提供着翔实而准确的资料。从2007年至今，第二军医大学积累的7年年鉴资料，详实地记录了学校“十一五”、“十二五”各方面发展的过程与成就。它不但为以后了解这个时期学校的发展历程提供方便，还可以为学校编写各种关于“十一五”、“十二五”的总结汇报提供参考凭证。

2.资治功能。高校年鉴是对学校教学、科研、外事、管理、后勤等方面的客观总结，其显著特点是客观性和史实性并存，既反映取得的成绩，也不忌避学校工作中的失误和不足[3]。年鉴中真实的信息、准确的数据、简明扼要的概述，是学校领导、部门领导熟悉本校、本部门工作情况、历史面貌及建设、发展轨迹的重要渠道。这些翔实的材料从多层次、多方面比较系统地反映了学校的发展水平和发展状况，为领导制定出既符合国家、社会需要、又符合学校情况发展规划、为领导的科学决策提供了依据。

3.借鉴功能。高校年鉴能够准确、全面、系统地搜集、整理和汇编每一年度学校教育事业发展变化的概况和基本统计资料，反映高校教育指导思想、办学管理水平、教学质量的基本情况。机关工作人员在平时工作中可随时从年鉴中查找相关信息、数据，作为向上级主管部门、领导汇报情况、上报材料的依据;教师和科研人员在开展科研和教学研究时也可以利用年鉴掌握学校的大政方针和学校的发展动态。比如说在本校年鉴中设有大事记一栏，详细地记录着学校一年内各部门发生的大事件，学校的参谋干事就常在上报材料的时候查阅参考相关信息。

4.信息功能。高校年鉴是高质量的信息载体，是条理化的信息库。高校年鉴运用条目、表格、概述等形式对零乱繁杂的各类信息进行分门别类，再通过专门的格式编辑加工，最终形成条理性强、信息量大的信息库。同时，它还每年定期添加新的数据，是取之不尽的再生性信息资源。本校年鉴中设有科学研究、人才培养、学员名录、表彰奖励等栏目，对学校每年的科研项目、学术论文、学员进出、职务变动、表彰情况等进行数据统计，经过7年的积累，已经形成了数据可观的信息资料库。

5.宣传功能。高校年鉴是档案编研成果，其取材主要来源于档案，是对档案资源的汇编和整理。所以也可以说年鉴的编写是对学校档案工作的检查与宣传。通过年鉴的利用，间接地扩大着档案的影响，传播着档案的文化，提高着档案的地位。如今，年鉴被越来越多的用于校际交流，这有助于增强高校间的了解与协作;有助于各校校园文化的传播;更有助于学校间的对比借鉴、共同提高。每年年鉴编辑成册后，学校办公室都会给各兄弟院校和总部领导机关各寄去一本年鉴，用以汇报学校上一年的发展情况，这已然成为我校宣传交流的一种固定方式。

二、军队高校年鉴的编撰要求

1.定位准确。首先，要明确高校年鉴既不是单纯的学校年度工作总结也不是简单的资料汇编，而是对学校各部门的年度工作总结和全年工作中形成的重要材料的一种规范化提炼。所以在编撰年鉴的时候，我们必须按照一定的编写规范来编制材料。比如，要用第三人称的方式编写;要综合使用记事体、叙述体、条目、图表数据等多种编法;要重叙述而轻评论;要客观地体现学校的成功与失败两面;要剔除带有感彩的形容词或定语等。其次，要明确高校年鉴也不同于地方志、军事志之类的其它年鉴。高校年鉴的形成单位是学校，编撰目的是为学校教育服务，所以高校年鉴的记录重点应该是学校的“教育教学”“科学研究”等能凸显高校核心功能的事业。它应该有别于其它类史志资料，在坚定政治立场、提升政治觉悟的前提下，适当地淡化行政管理与政治气息。在本校年鉴的编撰过程中，我们有意识地控制了领导讲话等政策性宣扬类内容的篇幅，把年鉴的主要篇幅用在了学校的学科建设、医疗工作、科研课题等方面内容上。

2.框架合理。年鉴的框架是全书内容和结构的整体设计，是年鉴的基本结构，直接影响年鉴的质量。好的架构可方便编撰者和查阅者，最终可达到规范存史和阅史的目的。本校年鉴采用的是通用的栏目、分目、条目三级结构层次;在栏目之首设“综述”，分目之首设“概况”，用以记述各单位的总体情况;在分目之下设条目，用以记述各单位的具体事件。本校年鉴以条目为主要编写形式，其栏目的设置依据学校工作的任务和性质，分目的设置则依据学校的编制体制情况。年鉴的栏目和分目相对比较固定，基本只在学校编制体制调整时才进行相应的增减。为了能体现年鉴“年年更新”的特点，我校在年鉴的整体框架别设置了用来反映年度特点的专记栏目，比如，2009年的建校60周年系列校庆活动、2010年的上海世博会，都在当年年鉴的专记栏目中进行了专题报道。

3.内容丰富。年鉴的内容是年鉴编写的基础，只有有了翔实的材料，才能尽可能全面地反映学校的年度情况。年鉴的内容丰富主要表现为两个方面：一是年鉴材料的来源丰富。为了最大限度地丰富年鉴的内容，我校年鉴编撰办公室在材料的来源方面尽可能做到了多途径全面收集。既收集学校所接收和发行的各类与本校工作相关的文件，又收集校内外各报刊杂志、新闻媒体中关于本校工作的报道等符合年鉴编辑需要的素材。同时，还发动全校各教职员工主动提供其工作中形成的跟年鉴内容相关的各种材料，例如奖励、科研、重大活动的材料等。二是年鉴材料的种类丰富。我校是军事医学综合类大学，这就决定了要收集的年鉴材料除了基本的教学类材料外，还有医疗类的材料和演习类的材料。而且为了使年鉴变得更具可看性，我们在收集文字材料的同时，还注意收集图片材料和表格材料。

4.审查严格。年鉴的审查贯穿着年鉴编写的整个过程，是年鉴质量保证的关键。年鉴的审查包含三个环节：首先，在编写之前，要对原始材料进行审查，要核对材料是否齐全、有无差错。对不真实、不合理的材料直接舍弃，对不完整、不配套的材料应发回提供者进行补充完善。其次，在编写的过程中，要对材料进行筛选审查。年鉴在内容的设置上应充分考虑本校的办学层次、办学水平、目标定位、特色优势，所以在内容的筛选上就要做到有侧重的审查。最后，编写完成后还要进行校对审查。从总体上看，内容是否反映了学校的全貌，重大事件有无遗漏;从文字上看，标题设置是否规范、文体运用是否规范、内容要素是否规范;从格式上看，照片是否清晰能否反映主题，表格数据是否准确真实，排版是否合理美观。我校作为一所军队院校，有些学术研究和教学任务具有很强的保密性，所以在本校年鉴的编撰过程中我们除了要进行以上三环节的基本审查外，还要进行去密审查，以确保没有敏感内容的出现。

5.出版及时。年鉴一年一编，如果出版周期过长的话，会导致信息老化，相应地降低年鉴信息的现实使用价值，影响年鉴信息传播的实效性。我校年鉴编撰办公室目前已使用计算机来完成年鉴编撰前期的文件信息收集与整理工作。下一步打算制定固定的年鉴文体格式下发给部门撰稿人，要求相关人员按照规定格式提前编制有关内容，并通过学校的办公平台系统直接传给年鉴办，然后再统一进行修改和校对。这样既便于各单位及时提交材料，又可以有效地节省编辑周期，从整体上提高年鉴的质量。

三、军队高校年鉴工作的条件保障。

1.取得领导的支持。领导的重视是做好年鉴工作的必要前提。为了更好地开展学校年鉴工作，我校领导在三个方面给予了高度重视：第一，在组织机构方面，学校于2005年成立了年鉴编审委员会，由分管档案工作的副校长领导负责年鉴编撰的全面工作。并于同年设立年鉴编撰办公室，由校办直接领导，具体负责年鉴编撰工作。第二，在物力、财力方面。学校在档案馆中单独安排了一间办公室作为年鉴办的常驻办公场所;每年还划拨专项经费用于年鉴的人员聘用和出版印刷。第三，在制度落实方面，年鉴编审委员会多次召开会议，协调和安排年鉴工作的重要事项。首先，明确了各学院、各部门的分管领导和部门撰稿人。其次，制定通过了各种相关制度，如年鉴材料征集制度（规定年鉴材料的收集范围，上报时间等）、年鉴审批制度（规定年鉴的审批校对手续和权限等）等。另外，对年鉴框架、栏目进行了总体设计。

2.建立固定的编撰班底。编辑人员的高素质是编好年鉴的关键。虽然和大多数高校的情况一样，每年学校的二级部门办公人员都会有些微的变动，这使得年鉴的部门撰稿人也会有所更改。所以为了保障年鉴编写风格的延续性，我校年鉴办的工作人员都是返聘的退休老干部，他们没有其它工作的干扰，专职从事年鉴的整理编撰工作，相对比较稳定。他们在学校从事了多年的机关工作，对学校的工作流程、部门设置、人员配备非常的熟悉和了解;他们还有着较强的文字编辑能力和广泛的群众基础，有些老干部更是具备了计算机网络知识，这些条件都极大地便于年鉴材料的收集和编撰工作。而且在他们刚开始接触年鉴工作的时候，学校都对其进行过专门的培训，所以他们清楚地了解学校年鉴收集与编写的具体要求和注意事项。

3.争取学校各部门的通力合作。年鉴主要反映学校各部门发展的新情况，各部门每年相关材料的收集是年鉴编撰的基础。只有收集到足够数量的材料，才能确保年鉴的质量，所以学校各部门的积极主动配合就显得极其重要，不但能确保年鉴内容的全面性，还能缩短年鉴的编撰时间，提高年鉴的实效性。从另一个角度来讲，学校各部门也是年鉴的主要利用对象，各部门的积极配合，也在一定程度上保证了年鉴的利用率。

高校年鉴的编撰工作是一个庞大的系统工程，是一项长期而又繁琐的工作，涉及并影响到学校的方方面面。要编好一本年鉴，既要对年鉴的功能有足够的认识，又要对年鉴的内容和编写框架有明确的要求，还要学校的各个部门的通力协作，上到领导，下到具体编写人员，大家共同努力才能把年鉴编撰工作做得更精细、更周全、更合理。

参考资料：

[1]钱峰.加强高校年鉴编撰工作的几点思考.兰台世界，2009（5）

[2]范作义.年鉴的功能与使用[M].北京：中国书籍出版社，1990.47-54.

[3]许秀萍.关于编辑高校年鉴的思考.中国民航学院学报，2005（5），23

[4]许向东.对编制高校年鉴的思考.机电兵船档案，2008（2）

[5]陈军.高校年鉴编撰规范性研究初探.中国电力教育，2010（7）

[6]周继明.关于当前高校年鉴编撰工作的思考.邵阳学院学报（社会科学版），2006（12）