浅谈计算机在供水档案中的应用

摘要：笔者主要叙述了计算机在供水档案中的应用，表明应用计算机管理档案已成为人们的共识，它将是档案现代化管理不可少的工具。

关键词：计算机;档案

Abstract: the paper mainly describes the application of computer in water supply file, indicate that the application of computer management already became the consensus of people; it is the modernization of the archives management essential tools.

Key words: computer; archives

中图分类号：G623.58 文献标识码： A 文章编号：

档案，作为一种信息资源愈来愈受到全社会的注视，在经济飞速发展的今天，在人类科学活动中，档案的利用有着不可估量的积极作用。而计算机是一种先进的信息管理工具，它准确的记忆，高速的运算，巨大的贮存量和完备的功能则是人脑无法比拟的。为适应现代化城市管理和经济建设发展的需要，更好地发挥企业档案信息在经济建设发展中作用，就必须采用现代化计算机技术，建立起企业档案的信息系统。

作为一个供水企业，它有着与众不同的特点，大量的供水档案资料，如管网、管线、用户抄表、收费等都给供水企业带来一大难题，如何做好企业档案现代化管理，我浅谈下面几点：

一、供水档案的前处理

档案的前处理工作是指档案的著录和标引，是由档案部门将收集到的档案进行分析、加工组织，最终将原始的档案信息转换成适合于输入到电子计算机的形式的过程。

供水企业档案可以根据其特点分类为：科技档案、用户档案、管线档案、文书档案等。科技档案按工程项目，根据文件、图纸及与此相关的数据，运行著录和标引，按照管理信息要求存入计算机；用户档案可采用用户的地理位置按小区、街道划分进行输入管理；管线档案可根据工程项目进行管理；而文书档案按档案的分类要求进行。

二、供水档案的存贮与加工

档案的内容是广泛的，档案的形成也是多种多样的，既有常规的文字材料，又有技术图纸、照片、手迹、签名、印鉴、录音、录像片等各种不同表现形式的文档资料，它们都是档案存贮与加工的对象。计算机档案系统的是用计算机代表手工对档案进行收集、存贮、管理。其中档案数据的存贮是一个关键，由于档案数据的庞大，档案在计算机中的存贮也是档案的二次信息既档案目录存贮。而供水企业档案的存贮可分类而行。

1、科技档案：首先对该工程形成的科技文件材料进行收集、整理，并依据分类大纲进行分类，组卷，卷内目录逐一输入计算机，在全部案卷输入完毕后，就可以根据自己的需要分别打印出案卷目录、卷内目录、文件、卡片等，还可以用计算机对目录进行修改，如将案卷目录、卷内目录等装订成册就成了检查工具。

2、用户档案：供水企业是城市公用事业，它们对象是全城广大用户，由于社会不断发展，用户越来越多，业务量也就剧增，过去采用人工逐户收费以及到银行核对的办法已不断适应现代化管理，且效率不高，易出差错。采用计算机管理用户档案可直接和银行联网，对各用户实行电子结算，既可提高准确率和经济效益，同时也方便了广大用户。

3、管线档案：管线档案是供水企业的重要组成部分，它是供水企业在供水过程中的重要档案，我们在收集管线管网资料时，可按管网的地段进行分类组档，在图纸设计过程中，做好图纸的准确性，把握好管线管网的重要标记，以便于查找时的准确率。

4、文书档案：文书档案过去都采用人工抄写制作，工作量大，时间紧，而利用计算机就变得轻而易举了，查找档案可直接打开计算机查找所需档案。工作年报，统计表可利用计算机制作，瞬间既能完成，大大提高档案人员的工作效率，统计数据的精确度也得到了保证，各类档案、报表也可整洁、美观。

5、在企业内部实行计算机网络，将各类档案进行联网，领导在制定决策可随时调出资料信息，了解企业的生产，经营状况，分析汇总，针对市场的不断变化，制定出相关措施，为企业管理的现代化提供了条件。

三、档案的检索及提供利用

档案的检索工作是按照用户的不同要求，将经过计算机加工处理后存贮的档案信息，按一定的步骤方法和途径进行检查并将结果提供给用户，档案检索中计算机可以帮助解决数据的标识、存贮，重新整理，排序及查找。

档案的提供利用，计算机也可以为我们提供大方便，任何档案都可以通过计算机来进行查找。如果用户要借阅档案，就可以把原来的信息，同时可打出卷单，大大方便了用户，提高了工作效率。

总之。应用计算机管理档案已成为人们的共识，它将是档案现代化管理不可少的工具，我们的实践仍处于探索阶段，如何充分运用计算机，是全体档案人员面临的新问题，只有对加强计算机方面的专业知识，才能使我们的档案管理现代化更上一个新台阶。