办公自动化软件在档案管理中的应用分析

随着科技的发展，计算机的应用和网络的使用越来越普遍，今天，我们早已进入了“无纸化办公”的时代。高职院校的“数字化校园”建设进程不断深入，要求我们在档案管理中也要进行信息化数字化改革，应用先进的管理手段来提高管理效率，优化管理方法。通过使用计算机对档案进行管理，可以提高数据的准确性，便于进行数据的整理、归纳、查询和分析。

一、档案管理的内容分析

档案管理的内容主要包括：员工信息录入、员工信息修改、员工信息查询以及员工奖惩信息维护等方面。加强档案管理方法，优化其管理手段，对于规范档案管理，建立良好的管理制度，提高档案利用效率有着非常重要的意义。

二、档案管理信息化建设存在的困难

在档案管理信息化的实现中，硬件设备昂贵、开发软件系统资金投入大，资金筹集比较困难。并且需要专门的人员来做，耗时较长，软件开发后还需专门的培训才能掌握使用方法。

由于档案信息量巨大，需要花费较长时间才能完成。对于档案管理人员的要求较高，既要懂得档案管理，又要有熟练的操作计算机的技能。

三、档案管理信息化建设的解决方案分析

面对档案管理中存在的困难，如何充分利用现有软硬件资源，找到适合本岗位的管理方法和手段，是本文着重解决的问题。随着办公电脑的普遍配备，基本硬件问题得以解决。在管理软件的使用方面，开发专门的管理软件成本高，并且需要对管理人员进行专门的培训。为此，可充分利用办公软件中的EXCEL电子表格对档案的内容进行管理。EXCEL电子表格软件是人们最普遍使用的办公应用软件，它有强大的表格数据处理能力，操作方法简便快捷，易学易用，使用在档案管理中将大大提高管理人员的工作效率及准确性。

（一）员工信息的录入

利用EXCEL的存储功能，创建档案表格结构，进行数据的录入非常便捷。如图1，在sheet1工作表中输入档案表结构，主要编号、姓名、性别、出生日期、身份证号、参加工作时间、年龄、工龄、职务、职称、所属部门、联系电话等基本信息。

1.姓名、身份证号、参加工作时间、职务、职称、联系电话等列信息直接录入到表中。

2.所属部门列数据的录入方法：因为有大量人员所属部门相同，所以选中一列中相同的数据区域，输入相应信息（如“技术部”）后按住ctrl键同时按enter键，即可实现选定区域同时输入的功能。

3.编号列数据录入。在A2单元格中输入数字“1”后，利用数据的自动填充功能，按住Ctrl键，同时拖动A2单元格的填充柄向下完成自动增1的编号数据填充。

4.身份证号码列，首先需设定该列单元格数据为“文本”格式，然后录入相应数据。

5.根据身份证号码利用函数输入员工性别、出生日期、年龄。

6.计算性别：在C3中输入公式“=IF（MID（E2，17，1）/2=TRUNC（MID（E2，17，1）/2），"女"，"男"）”

7.计算出生日期：在D2中输入公式“=MID（E2，7，4）&"年"&MID（E2，11，2）&"月"&MID（E2，13，2）&"日"”

8.计算年龄：在G2中输入公式“=YEAR（TODAY（））-YEAR（D2）”

9.计算工龄：在H2中输入公式：“=YEAR（TODAY（））-YEAR（F2）”

提示：二代身份证号码（18位）各位的含义：1―6位为地区代码，7―10位为出生年份（4位），11―12位为出生月份，13―14位为出生日期，第15―17位为顺序号，倒数第二位能够判断性别（奇数为男，偶数为女），18位为校验位。

在上述判断员工性别的计算公式中，为了判断倒数第二位数的奇偶性，用到了TRUNC函数。TRUNC函数的作用是截去数字的小数部分，从而返回一个整数。其语法格式为：TRUNC（number，num_digits）

其中参数number表示需要截尾取整的数字，num_digits用于指定取整精度的数字，当省略时其默认值为0。

（二）档案信息的维护

1.员工信息的查询与修改。对于传统纸质档案来说，修改是一项比较费时的工作，而在EXCEL中修改就比较容易了。例如在图1表中，我们要查询“李平”的个人信息，通过“编辑”菜单中的“查找和替换”命令，在打开的查找窗口中输入查找内容后，点击“查找下一个”按钮，即可快速的在表中找到相关数据，如图2。

图2 查找功能

2.通过自动筛选功能实现数据的分类显示。在档案的成绩管理中，我们可以通过自动筛选功能设定筛选条件来显示不同的结果。如图3，即只显示“所属部门”为“技术部”的员工信息。

3.根据关键字段进行分类统计。在档案表中，可根据不同的列字段进行分类统计。如图4，是按照所属部门进行计数统计的结果（使用分类汇总前要根据分类字段对数据进行排序）。

（三）档案表数据的浏览

由于档案表中数据很多，在进行数据查看时，由于向下滚屏使得顶端的表头行也跟着滚动，在处理数据时难以分清各列对应的标题，解决这个问题可以使用EXCEL中的“冻结窗格”操作。在图1工作表中，将光标定位在A2单元格中，执行“窗口”菜单中的“冻结窗格”命令，滚屏时，被冻结的标题和表头行总是显示在最上面，大大提高了信息浏览的阅读性。

四、档案表的打印输出

由于档案表中的数据行较多，所以在打印输出的时候，第一页具有表头行，后续页则都不具有表头行信息，给我们的分页查看造成了不便。为了解决这一问题，我们利用EXCEL的设置打印标题功能，将档案表的表头行设置为打印标题。具体的操作是打开“文件”菜单中的“页面设置”命令窗口，在“工作表”选项卡中设置“顶端标题行：$1：$1”（如图5），这样再打印输出以后的每一页中都将在顶端看到标题和表头行内容了。

图5 设置打印标题

综上所述，通过合理使用计算机办公软件，尤其是利用EXCEL电子表格强大的数据处理功能，可以使档案管理变得更加快速、准确、高效。由于它对管理人员的计算机能力水平要求不是太高，所以比较容易掌握，便于在档案管理工作中得到普及应用。