创建火电厂精品工程档案探析

工程档案是工程建设各项活动的真实记录，全面、综合地反映了工程建设全过程的实际情况，是工程质量的重要依据，是分析审查工程质量最有力的信息资料；同时工程档案还是“项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据”。因此，工程档案的管理日益受到各级政府和部门的重视。《建设工程质量管理条例》第十七条规定：“建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。”ISO 9001系列标准《质量记录的控制程序》也明确规定：“质量记录应予保存，以证明产品质量符合规定要求和质量体系的有效运行，并利用质量记录提供的信息，不断改进质量。质量记录是档案的一个组成部分，它的管理与档案管理具有一致性。”这些规定充分说明工程档案的管理与工程实体质量管理同等重要，应融为一体。

电力工程建设项目的质量，关系国计民生，因而备受重视。许多在建的火电厂建设工程都提出了“创精品工程”的口号。工程档案是检验精品工程的重要依据，因此在创精品工程时，也要做好创建精品工程档案的工作。

一、火电厂建设工程项目的特点和档案管理工作的难点

火电厂重点建设工程项目的特点：

1．建设周期长。从筹划立项审批到开工建设到最后竣工投产，往往要3N5年。

2．管理模式多样。有建设单位负责制、业主负责制、总承包制、管理承包制、监理负责制等。

3．专业庞杂。有土建、汽机、热动(锅炉、热控)、电气、运煤、出灰、消防、化学、水工等专业的一百多个单位工程。

4．参建单位众多。有设计、监理、设备制造、施工、安装、调试等几百家单位。

由于档案的完整准确性是在文件资料形成时就已定格，事后不能补救，所以火电厂重点建设工程项目的档案管理形成了以下难点：

1．形成的档案数量浩瀚，档案收集齐全难。

2．由于参建单位众多，记录的文件、图表格式、方式难以规范统一。

3．参建单位领导对档案的重视程度和企业管理素质参差不齐，档案的准确性控制难。

4．档案管理人员新手多，不熟悉工程档案业务，案卷质量难把关。

二、创建火电厂精品工程档案的措施

根据火电厂建设工程项目的特点和工程档案管理工作难点，需要“特别强调过程控制和持续改进”，运用《ISO 9000质量管理体系》来管理工程档案，以保证创建精品工程档案的顺利实现。

1．建立档案质量管理体系

从项目开始酝酿就要把工程档案作为工程管理不可分割的内容，建立档案质量管理体系，这是创建工程精品档案的前提和保证。工程筹备组织成立时，如果人手少可确定一名有高度责任心的兼职人员做好前期文件及图纸资料的收发登记及流转的管理工作，工程建设开工后还要成立由主要参建单位组成的档案工作小组，配备适合工程档案管理的人员，真正形成各司其职、各尽其能、运转灵活、实用、高效的工作班子，做好工程档案管理工作。温州电厂三期工程在这方面取得了一些经验，在开工时就成立了项目法人、管理总承包、监理、设计、施工、安装、调试等11家单位档案人员组成的档案工作小组，确保档案管理的顺利进行。

工作小组的职责：(1)组织宣传贯彻档案质量管理体系文件，使参建单位的领导了解工程质量与档案的密切关系，理解并支持档案工作，使参建单位的档案人员通过程序文件的学习，熟悉掌握工程档案管理方法，有章可循，照章办事。(2)开展以提高工程档案质量为中心的检查、指导、业务交流探讨活动；加强对施工单位档案人员的业务培训，尽快提高档案人员的业务管理能力。(3)负责各自单位形成的档案收集、整理、立卷工作。(4)全权负责工程档案监督、检查，对工程档案实施跟踪监督，及时了解工程进度，工程资料记录文件形成情况，以便及时发现档案的不合格项，及时得到整改。(5)全权负责各自单位形成的工程档案的整理、移交、管理等工作。

为使整套工程档案在建设全过程都处在受控状态中，要结合工程实际情况，制订工程档案管理程序文件。工程档案工作要做到“四列入”、“四参加”。“四列入”即档案工作列入建设单位分管领导的岗位责任制，列入建设单位工程管理程序，列入参建单位的工作程序，列入分管领导的职责；“四参加”即建设单位档案人员参加参建单位承包合同的谈判，参加工程建设各个专业及整套启动的质量监督检查活动，参加单位和整套工程竣工验收，参加电力工程基建达标活动。

只有健全的档案质量管理体系才能从根本上保证创建工程精品档案的顺利进行。

2．工程档案“三率”的控制

档案“三率”是指档案的归档率、完整率、准确率，确保档案“三率”达到100％，是创建工程精品档案的基础。

档案的归档率就是把整套工程分成若干个阶段及单位工程，作为应归档项目数量，然后按公式“实际归档项目数量／应归档项目数量=归档率”计算出归档率。完整率就是把整套工程应归档的文件资料图纸的份数按归档范围进行统计，然后按公式“实际归档份数／应归档份数=完整率”计算出归档率。档案的准确率指归档的文件、图纸、资料必须内容真实准确，其计算公式为“实际准确归档份数／应准确归档份数=准确率”。

档案“三率”的控制，首先体现在合同上，如《温州发电厂三期(2×300Mw)扩建项目工程管理承包合同》明确规定：“管理承包商配备足够的专职人员，建立完善的资料管理程序，负责按工程管理制度的规定做好工程资料的接收、保管、管理及归档。”“应按照本合同附件8规定的范围、形式和份数向业主提交文件资料。”“确保机组完工移交时所有竣工资料的齐全、正确、完整。”《施工监理合同》中规定：“编制整理监理工作中形成的各种文件、通知、记录、检测资料、图纸等，以上资料一式两份，合同完成或终止时交给业主，并同时提供电子版一份。”设备订货等其他各种合同也都应作相应的规定，严格履行合同，为档案“三率”的控制提供保障。其次，档案“三率”的控制，体现在档案人员的严格把关操作上。建设单位的档案人员要熟悉火电厂整套工程管理体系及工程档案的形成状况，在工程开工时就要获取一份“单位工程划分表”和“参建单位一览表”，根据这两个文件编制“档案归档项目计划表”，表格内容包括：单位工程名称、工程竣工时间、档案形成单位、立卷单位，立卷时间、检查单位、检查时间、档案移交时间、备注等栏目，分发给参建单位，各司其责做好各自承建的单位工程的档案；同时及时跟踪工程建设进度，提纲挈领做好工程各阶段档案完整率、准确率的控制。

3．档案案卷质量的控制

精品工程档案最终体现在案卷质量上。要求达到《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范D A／T 28-2002》、《科学技术档案案卷构成的一般要求GB／T 11822-2000》及《火电企业档案分类表》的规定，分类科学，组卷合理，保持卷内文件的有机联系，案卷标题拟写规范，装订牢固，外表美观。这就要求从档案形成到档案移交，积极、主动地寻找改进机会进行质量改进，档案人员除了参加工程质量监督检查、竣工验收外，还要组织档案案卷质量的检查，做到“三查三整改一验收”。一是在单项工程施工进入高潮时，由档案工作小组组织对各单位形成的文件、记录、图纸资料的格式、签名、盖章等是否符合规定进行全面检查。二是在档案立卷前，对照分类大纲查档案的分类是否科学，初拟的案卷标题是否准确，卷内目录编制是否便于日后查找，以及文件资料是否用正本、原件归档。三是档案立卷完成准备移交前，再次抽查档案整理立卷的案卷质量，如装订是否牢固，有无去钉等。每次检查发现的问题都用档案整改通知单发送相关单位进行整改；在下次检查时同时检查前次发现问题的整改情况。最后在工程竣工验收后一个半月中，立卷全部完成并具备验收条件时，对照案卷目录和卷内目录组织验收并办理移交手续。通过不断循环的改进，使案卷达到高质量，从而创建出精品工程档案。