光盘与磁带的安全保管

随着国家信息化建设的深入开展，各类电子文件大量产生，据国家档案局2006年组织的一项调查显示，中央和国家机关、中央企业已有近80％的单位采用了办公自动化或电子政务系统，共计产生各种类型电子文件近2亿件，这些电子文件将近50％由档案部门管理，电子文件已经成为各项工作真实记录的重要组成部分，数字档案信息在各级档案馆的馆藏资源中已占有相当大的比重，如何安全的保管这些数字档案信息就格外重要。

本文主要从两个方面对数字档案信息的安全保管问题进行简要介绍，一是用于存储数字档案信息载体本身的安全保管问题，二是数字档案信息内容的安全保管问题，即保证数字档案信息内容在任意时间都能够被完整有效读出，至于内容的真实性保障问题不在本文的介绍范围之内。

一、数字档案信息存储载体的安全保管

我们常说“皮之不存，毛将焉附”，用句话来形容数字档案信息存储载体的安全与其内容安全的关系再贴切不过了，如果无法保证存储载体本身的安全，那么内容的安全就无从谈起。数字档案信息常见的存储载体有各类光介质载体和磁性介质载体，其中光介质存储载体主要有各类CD或DVD归档光盘，磁性介质存储载体主要有磁带、磁盘等。

1．影响归档光盘安全保管的因素

光盘因其容量较大、存储成本低廉、使用方便等特点已经在档案部门大量使用，研究表明，目前对光盘质量影响较大的因素主要有温湿度、光照、灰尘和一些有害气体。

(1)温湿度对归档光盘的影响。《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB／T 17678．1-1999)中规定，归档光盘的适宜保管温度为14～24℃，相对湿度为45％～60％。归档光盘长期处在非正常的温湿度环境中很容易导致其加速老化、滋生霉菌等，这将大大影响归档光盘的机械强度和反射率，严重时甚至会引起归档光盘变形、翘曲，造成读取激光束偏离，误码率增加，信息丢失等现象。

(2)光照对归档光盘的影响。光照对光盘记录介质的影响较大，由于光盘通常是采用有机染料来记录数据的，不同染料对光照的反应不同，但基本上都会被氧化，归档光盘长时间在光线的照射下会使得记录介质的有机染料发生化学变化，从而造成光盘记录信息被破坏，另外，长时间的光照也会加速光盘盘基和保护层的老化速度。因此，归档光盘在保管时应注意防光，不仅存放光盘的库房门窗要采取防光措施，光盘最好也放在防光的装具中。

(3)灰尘对归档光盘的影响。灰尘中主要含有大量的霉菌、粉尘颗粒等，如果长期沉淀在盘面上，在温湿度适合的情况下，光盘的盘面就会生长霉菌，污染盘面的光亮度，严重影响光盘的可读性，甚至直接造成盘内信息的彻底丢失。粉尘颗粒也可能会造成光盘的划伤，虽说光盘数据层外面有保护层，但过多的划痕还是会影响光盘的反射，导致光驱无法正确读取数据层里的数据。因此，防止灰尘污染也是光盘安全保管的一个重要措施。

(4)有害气体对归档光盘的影响。空气中的各种有害气体对归档光盘存在大小不一的影响，有研究人员分别用硫酸气体、甲醛气体、甲苯气体对归档光盘进行熏蒸实验，结果发现经甲苯气体2天左右的熏蒸后，归档光盘完全弯曲变形、龟裂，而经硫酸气体熏蒸后，部分归档光盘表面形成了一层酸雾霜，可见有害气体对光盘的影响力巨大。虽然实际环境下空气中的有害气体浓度远远达不到实验中的标准，但是时间长了还是会对光盘造成巨大的破坏。因此我们还是要特别注意监测库房中的空气质量，尽量避免使用一些容易挥发有害气体的装具，防止这些有害气体缓慢作用于归档光盘。

2．影响磁带安全保管的因素

磁带的主要组成材料和光盘类似，大多都是高分子材料，因此在保管上磁带和光盘也有诸多类似之处。同样的，不合适的温湿度，灰尘，有害气体都不利于磁带的保管，另外由于磁带属于是磁性载体，因此磁场对磁带的危害也很大。

(1)温湿度的影响。过高的温度有可能导致磁带带基变形，温度过低则会使带基变脆，容易断裂；而湿度过高则容易导致磁带产生各种霉菌，使磁带发生粘连，造成磁带损坏和记录信息的丢失，过低则容易产生静电，使磁带各层相互吸附。档案行业标准《磁性载体档案管理与保护规范》中规定磁性档案载体保存的温、湿度变化范围：应在温度15～27℃、相对湿度40％～60％范围内选定一级值，一旦选定，在24小时内温度变化不得超过3℃、相对湿度变化不得超过±5％。最佳环境温度是18℃、相对湿度是40％。

(2)灰尘的影响。灰尘对磁带的危害与对光盘的危害类似，灰尘中可能携带各种菌类，这除了会增加磁带生霉的概率外，灰尘颗粒也会加速磁带磨损，造成磁带的划痕等，影响磁带的可读性。

(3)有害气体的影响。和对归档光盘的影响一样，空气中的有害气体，如二氧化硫、硫化氢、氮氧化物、臭氧等工业废气也会腐蚀磁带记录材料。其中影响较大的有二氧化硫和硫化氢等气体，这些有害气体长期作用于磁带，有可能造成磁带的粘连，信息丢失，消磁等现象。由于目前城市中空气污染的现象比较普遍，因此，就尤其注意保持磁带存放环境的空气清洁，尽量避免空气中的有害气体对磁带这类磁性载体档案造成伤害。

(4)磁场的影响。磁带必须保存在没有强电磁场的环境中，不要放置在电磁能源或强磁场附近，例如，计算机显示器、电动机、扬声器或x射线设备。据有关测试数据表明，当放置磁带的环境磁强度达到30奥斯特的就会对磁性载体产生磁化效应，超过50奥斯特就能产生明显的退磁，有可能使磁性载体上的信息丢失。因此，磁带最好存放于抗磁性的框架内，使保存环境的杂散磁场强度低于1奥斯特，珍贵的档案文件可放在金属盒内保存。

二、数字档案信息内容的安全保管

在安全保管数字档案信息存储载体的同时，我们还应该特别注意数字档案信息的内容是否可读取，是否完整有效。内容可用才是保管的最终目的，由于光盘和磁带这类存储介质自身的物理特性决定即使在正常的保管条件下，这类存储介质都会逐渐老化，因此要求我们对光盘或磁带这类存储载体应做到定期检查，定期拷贝，及时转换，以保证数字档案信息的长期有效可用。

1．定期检查

即使是在最理想的实验环境下，光盘及磁带这类存储载体由于自身的物理和化学特性，也会因时间的推移而不可避免的出现各类老化问题，更何况我们保存环境还存在着各种影响存储载体健康的因素，因此，定期对光盘和磁带这类存储载体及其读取设备进行体检就十分有必要了。《cAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB／T 17678．1-1999)中规定：电子档案应每5年进行一次有效性、安全检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝；《磁性载体档案管理与保护规范》(DA／T 15－95)中也对磁带这类磁性载体档案提出了每年应按3％的比例随机抽样检查的要求，《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)中要求：对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施，因此，档案保管部门应针对光盘和磁带这类新型载体档案制定相应的检查计划，一旦发现异常就及时修复。

2．定期拷贝

对于光盘和磁带这类档案；由于载体本身特性决定，随着时间的推移，不可避免的会出现信息丢失等现象，为避免因保存时间过长导致宝贵的档案信息资源的丢失，应定期进行拷贝复制，同时将原载体保留一定的时间。《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)中规定：对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。档案保管部门可以参考该标准，结合本部门实际情况决定归档光盘和磁性载体档案的复制周期。

3．及时转换

由于信息技术的发展日新月异，有可能今天普遍使用的光盘在若干年后已经找不到合适的读取设备了，就像20世纪80年代流行的5寸软盘，现在就很难找到配备5寸软盘驱动器的计算机，更不用说再早一些的其他载体档案了，如钢丝录音带等。因此，应及时追踪技术更新，一旦设备环境发生变化时，应确认库存载体和新设备的兼容性，如不兼容，则应及时进行数字档案信息的载体转换工作，同时将原载体保留一段时间。由于进行载体转换花费较大，且存在一定风险，因此在实际工作中，出于成本和风险控制方面的考虑，有学者建议长期保留载体读取设备及相关软件，或将数字档案信息输出到缩微胶片上以避免因技术更新频繁的进行载体转换。

数字档案信息相对于传统纸质档案信息具有“看不见，摸不着”的特性，在对数字档案信息的安全保管过程中不确定性因素也更多，难度也更大，但作为我国档案信息资源的重要组成部分，我们必须做好数字档案信息的安全保管工作，这对于我国档案信息化建设具有重要意义。