汇文系统在文献采访编目工作中的应用与实践初探

摘要：文章通过对汇文系统的采访、编目模块中操作系统流程的介绍，以及新功能的介绍，指出该系统在图书采访、编目实际工作中的作用与影响，并对系统存在的不足给出了建议。

关键词：汇文系统；采访编目；应用与实践

中图分类号：G254 文献标识码：A

高校图书馆目前运用的汇文系统是基于Windows NT、Unix操作系统，它具有操作简便、界面清晰的优点，为其支撑的是较为先进的Oracle大型关系数据库。包括流通、期刊、采访、编目、典藏等系统管理功能。涵盖高校图书馆几乎全部的工作范围。拥有OPAC的公共信息业务查询系统，满足馆际互借、咨询共享和联采、联编的要求。一种输入、多次输出；可对多个外部数据源提供多点和广播式查询，使用者可根据自身的需要，筛选包括外部的Z39.50服务端、转换库、本地书目库等多个数据源，可一次取得满足绝大多数读者的检索要求结果集。

1 汇文系统简介

自1999年起汇文文献信息服务系统在全国范围内推广，迄今为止已为国内近600多家知名高校和公共图书馆提供服务。其中包括教育部公布的 "985"学校中的13所， "211"学校中的45所高校。汇文公司现阶段主要使用国内外最新技术，在个性化、自动化服务和海量信息存储管理以及多媒体检索技术等多个方面进行深入探索和研究，力求早日建成一套崭新的能满足高校数字图书馆运作的系统模式。

1.1采访模块 汇文系统的采访模块涉及包括高校图书馆在信息化建设和采访过程中的馆藏规划、文献出版发行信息的收集整理、馆藏需求与利用信息的收集整理、馆藏订购和入藏文献验收以及馆藏加工送编等多个领域。

1.1.1征订数目数据的批量转入功能 兼容MARC、DBF定长及不定长文本以及ACCESS和EXCEL等多种数据格式，并拥有外部订购书目数据的批量转入功能。

1.1.2读者荐购、征订目录 为使读者直接参与到图书馆的建设，实行网上订购书目，实现了网上读者荐购与订购征询相结合。可利用随意组合的条件，对订购目录和征订目录进行批量的查询。

1.1.3书商数据批量导入 依据本馆图书供应商提供的数据文件进行批量订购和批量验收图书，可有效提高订购验收工作的效率。

1.2编目模块 汇文系统的编目模块遵循ISO2709国际标准，处理中文和西文的MARC及规范MARC记录。各类MARC的记录按照原格式编辑、存放。可以输出ISO2709标准的MARC数据和XML元数据文件。可导入MARC文件到套录库中或直接读取外部MARC文件。

1.2.1灵活的MARC检索点设置 依据需求灵活地设置MARC检索点和索引参数，完成多途径检索；并通过MARC字段参数设置进行MARC正确性检测。

1.2.2网页MARC粘贴 具有网页MARC粘贴功能，如果数据源不支持Z39.50查询时或者数据源的Z39.50查询不支持UNICODE编码的时候，便可运用MARC粘贴的操作复制网页上的MARC数据资源。

1.2.3UNICODE 全面UNICODE编码支持，可处理德、意、法、俄、日、韩、阿拉伯等语种。

2 实践应用

2.1采访模块的业务功能 汇文系统的采访模块具有以下几种主要业务功能：征订数据的网上、订购、查询、发订、验收、催询、交换、收赠和征订数据文档的建立与维护以及订户与财务及经费控制的管理、统计报表、还有各种相关文档的数据维护等功能。相关订单通过网上接收和发送文本文件及电子表格文件等与MARC格式数据可以相互转换，跟以前的书面订单相比较，一方面节约了大量的文字录入时间，另一方面扩大了书目的选择范围。其批次处理功能与采访模块中的批功能相比较，具有鲜明的个性特色。可以从ISBN号、出版社、题名、责任者，或组合或单独，一次完成一批图书的工作，使工作人员有更多时间用来调查、访问与选书，从而缩短新书到馆的周期，使录入工作效率得到明显提高。

2.1.1利用汇文系统的采访功能获取现场采购数据

2.1.1.1通过ISBN号、出版社、丛书项、出版日期、价格、版次、书名等详细信息，对字段进行，可避免异书同号的现象存在。可通过丛书、版本、多卷书等不同因素，来判断手里文献是否为非重复的。

2.1.1.2通常图书馆采访人员会对本馆藏书流通量大的和复本量少的图书进行追加采访，如果手中的文献重复，就不需要追加采购。对目前全部不在馆的借出图书要进行有选择的追加。汇文系统采访功能够提供图书在馆是否为零、总的流通量、馆藏量等信息。

2.1.1.3判断手中的文献是否曾在书目圈订时实行订购，若已经订购，应确定是在哪个图书供应商处订购和其他详细的订购信息。汇文系统采访功能通过提供订购与否、订购时间、订购量和订购批次以及书商名称等信息，方便采购人员可以根据这些信息，结合自己的工作经验，便捷的判断出哪些图书是本馆需要适量补充复本的，哪些图书是不需要再向书商采购的，那些图书是书商难以配齐需要后续采购的。

2.1.2汇文系统采访模块的新功能

2.1.2.1增加采集器数据新功能，可通过ODBC将馆藏MARC和复本数据快速导出为ACCESS数据文件。

2.1.2.2增加外币代码中"币种符号"项，可在做非MARC征订数据转入时，可根据外部数据中的币种字段生成征订明细中相对应的币种字段，外部数据中必须有币种字段并且币种字段必须命名为"币种"或"币制"才可进行相应转换。

2.1.2.3增加通过检索查询结果列表中可借复本数和年平均流通频率项，增加查询列表排序功能。

2.1.2.4修改批量自动验收功能：①增加首个子字段的选项，用于解决书商数据中馆藏子字段顺序混乱的情况；②增加重复索书号的分隔符的选项，用于解决书商数据中包含重复索书号的情况。

2.2编目模块的业务功能

2.2.1汇文系统的编目模块具有多渠道检索各种文献的书目记录的功能；高校图书馆编目工作人员在灵活设置了系统参数的条件下，可根据需要，及时输出符合国内外标准的通讯格式数据。操作人员可直接将互联网页上的MARC记录通过内嵌IE浏览器粘贴到编辑屏中，实现直接访问互联网上任意的Z39.50服务器的作用。获取了遵守CALIS相关字段标准的多个MARC记录后，直接粘贴到编辑屏中[1]。

2.2.2以我馆为例，主要由书商提供图书套录MARC数据。使用汇文系统编目模块菜单"文件/套录MARC数据转入"命令，调出"外部MARC数据转入管理"框，将图书供应商提供的图书MARC数据转入到本馆馆藏数据库中使用。无论是从书商提供的套录数据，还是从CALIS下载的MARC数据，都需要通过题名或ISBN等信息来。是开展类分文献业务的先决条件，也是开展计算机编目工作的第一个步骤，结果的质量高低，直接可以影响到分类标引工作的好坏，与整个机读目录的质量息息相关。在开展新记录编目工作时，首先要查询本馆数据库，若出现重书，应及时合并，确保以前图书的索书号与复本书的索书号保持一致，避免出现同书异号的现象。由于目前我国图书出版市场情况较为复杂，ISBN号作为图书的唯一标识号，已不再是十分严谨的事情，特别是一号多书的现象在一些丛书经常出现，套录数据时要格外细心。对于书名相同的图书，要核对出版社和责任者，依然相同时，还要核对图书的页码和版次。

2.2.3汇文系统编目模块的新功能

2.2.3.1增加MARC窗口多种快捷键操作：Ctrl+Home第一条记录； Ctrl+Left上一条记录；Ctrl+Right下一条记录；Ctrl+end最后一条记录；Ctrl+ A审校存盘；Ctrl+P切换显示业务窗口；Ctrl+E编辑该条记录；Esc返回到浏览器状态。

2.2.3.2增加MARC子字段内容的繁简互换，简体转繁体使用快捷键F9，繁体准简体使用快捷键F10，该功能是调用微软的word来完成的，如果需要使用该功能，需要首先安装微软的word软件。

2.2.3.3增加财产号缺号查询。

2.2.3.4修改MARC复杂检索功能：①增加直接导出检索数据的功能；②增加按照MARC号文件、财产号文件、条码号文件、ISBN号文件检索或导出MARC数据功能。

3 不足之处

3.1汇文系统在我馆的实际使用过程中，编目模块的查核功能和自动校验功能通常仅能够对已经记录过的MARC格式的检索点的规范性、有效性进行校核和检验，但却无法识别各字段子字段中相关信息的正确与否，因此就需要图书编目人员熟练掌握各字段子字段规定的相关信息源，从而有效保证在编图书信息的准确性。

3.2文献检索效率由于汇文系统检索途径设计的不够简捷，从而受到一定程度的限制。从目前的使用效果来看，尽管汇文系统能够提供多种检索路径，可是在采访模块中仍然会经常出现无丛编项查看功能的情况，导致对丛书图书的采访情况不能全面了解[2]。

3.3若通过建立BBS类似功能，在汇文系统中嵌入互动信息服务相关模块，在向用户提供OPAC模块实时信息服务的同时，就可实现高校图书馆采访人员与汇文系统工作人员在线交流与互动，会使信息交流互动更加完善。汇文公司如果能及时收集各用户单位的使用的心得体会和使用经验，在汇文公司网站主页，就会进一步提高各图书馆对汇文系统的使用效率。

4 结束语

我馆使用汇文系统3年来，通过邀请南京汇文公司的软件工作人员来我馆现场指导工作，解答系统运用过程中的疑难问题，双方交流使用经验，使我馆工作人员加深了对汇文操作系统更深入的了解，提高了我馆工作人员使用汇文系统的工作效率，满足了广大师生对各类文献的检索需求。汇文系统是一个特色鲜明、基础完善、全功能、高起点的图书馆管理系统软件，它涵盖了包括高校在内的各类图书馆所有的业务领域，更加突出了针对性强的管理特色。具有良好的适应性，适用于各大、中型图书馆使用。各图书馆在汇文系统的使用过程中，应要求相关工作人员及时总结工作经验和使用技巧，对汇文系统的各项功能加以完善，以利于各馆更好地为资源共享和文献资源传递服务。

参考文献：

[1]龚笑寒，王媛媛.汇文系统在中文图书编目中的应用与改进[J].图书与档案管理，2007（31）.

[2]史宁.汇文系统采编工作带来的变化[J].医学情报工作，2003（6）.