高校干部人事档案信息化的必要性

［摘要］高校由于其自身的特殊性，人才流动频繁，档案信息变动快，传统的干部人事档案的管理方式已不能满足高校综合发展的需要。高校干部人事档案的信息化管理有利于提高管理人员的工作效率和档案的利用率，延长纸质档案的保存年限，同时促进了档案管理人员综合素质的提高。

［关键词］高校 人事档案 信息化

［中图分类号］G647 ［文献标识码］A ［文章编号］1009-5349（2012）04－0179－01

高校的干部人事档案真实记录了教职员工的工作经历、工作成绩和道德水平，是高校进行职称评定、选拔干部的重要参考。高校干部人事档案的信息化就是利用现代化的信息技术和网络技术对高校干部人事档案进行管理。与传统的档案管理相比，档案信息化管理最大的作用是提高了档案的利用率和使用效率，易于保管和修改，有利于纸质档案的保存。随着计算机技术的普及和发展，信息化是高校干部人事档案管理的必然选择。

一、信息化有利于提高档案管理人员的工作效率

我国高校传统的人事档案管理侧重于档案实体本身的管理，管理人员通过人工收集、整理档案材料，然后提供给学校使用，这样不仅工作量大，而且效率低，耗时、费力。在实行信息化管理后，档案数据只需要录入一次就可以反复利用多次，并还可以在档案管理部门内部进行资源共享。传统的检索方式是档案管理员从纷繁的档案目录中找出所需的档案信息，通过手翻、眼观，综合判断，最后整理得出所需的材料。干部人事档案的信息化，建立了所有干部人事档案的信息库后，档案的检索就变得尤为方便。利用计算机系统，档案的检索与查询只需要通过网络就可以即时实现，而当其他相关部门需要某些人员的档案信息时，查询者甚至可以不通过档案管理员就可以进入局域网，根据一定的授权进行查询，极大提高了档案管理的工作效率。

二、信息化管理有利于提高纸质档案的保存年限

高校传统的人事档案是以纸张为载体，虽然说纸张的保存如果排除其他化学反应可以保存上百年甚至更长时间，但是高校干部信息变化迅速，如学位提升或者职务变动，都需要查阅原始的纸质档案材料，在查阅过程中一不小心就有可能导致纸质档案的破损，不利于纸质档案的长期保存。特别是随着招生规模的扩大，师资队伍建设力度也不断加大，教师的档案信息更新也就越快，这无形中就给纸质档案的长期保存增加了难度。而档案的信息化管理，档案管理人员只需将档案信息录入计算机系统，便可永久享用，一劳永逸。通过计算机检索和翻阅档案，不仅节省时间，提高工作效率，而且可以大大减少纸质档案的使用次数，为纸质档案的长期保存创造了有利条件。

三、信息化管理可以有效提高高校人事档案的利用率

利用率是衡量干部人事档案工作的一个标准。从目前高校的总体情况上看，干部人事档案的利用范围非常有限，主要使用在职务变动中，通过翻阅当事人的档案来了解其基本情况，而在知人、用人、举贤等方面并未发挥出应有的作用，尤其是高校集中了各类专业技术人才，彼此之间在学术或道德方面都不相伯仲，传统的档案管理方式难以满足单位对档案信息进行综合分析的需要。但是通过信息化管理后，利用计算机及网络信息系统，人事档案部门建立了便于查找和比较的检索工具，把所有人的档案信息录入系统，并随着当事人的职称、职务、学历等变化做相应的调整，提高了查找信息的速度，除了在职务变动、调资等给相关部门以参考之外，还可以对所管理人员的情况进行研究总结，为领导决策用人做信息统计分析和情况预测。同时，配合高校的人事改革，档案的信息化管理可以很方便地提供人事档案信息，为人事改革的结构性调整、人才配置、定岗定编等提供各种统计信息，拓宽人事档案的服务范围，对人事档案工作的改革和发展起到了促进作用。

四、有利于档案管理人员综合素质的提高

随着高校师资队伍建设的不断加强，干部人事档案的管理工作变得越来越繁重。目前高校干部人事档案的管理主要还是依靠人工进行，档案的收集、整理、分析、储存、检索等一系列工作都是沿用传统的单一的管理手段。通过行政命令收集档案，通过摊派任务整理档案，查找档案还是使用最原始的手工检索方法。由于工作量大，档案管理人员不能积极主动地去收集干部档案信息，只能被动地接受相关部门移交的“十大类”档案信息。另外，一些非专业的档案管理人员，由于业务能力不高，责任心欠缺，在繁重的档案整理和检索工作中难免出现差错，严重影响了干部人事档案的使用。而人事档案信息化后，各高校的档案管理人员将从繁琐的手工劳动中得以解脱，利用计算机来整理检索人事干部档案，不仅节省了大量时间，而且大大提高了档案检索的准确度。而档案管理人员也不再担任默默无闻的档案保管员的角色，将有更加充足的时间去进行科学研究，积极探索，学习各种知识，不断提高自己的综合素质。尤其是在提高档案管理的业务水平基础之上去学习一些计算机技术，把计算机水平和档案管理工作融合到一起，进一步搞好档案管理工作。

高校干部人事档案管理不同于国家机关，国家机关的档案管理工作突出的是政治高度和保密强度，而高校的干部人事档案管理强调的是以高校的改革发展为中心，为高校的人力资源开发、信息利用等提供优质的服务。随着现代计算机技术的普及，传统的高校人事档案管理方式面临的挑战将越来越大，为了充分发挥干部人事档案的重要作用，各高校应该积极利用计算机信息技术，促进档案的信息化管理。

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