公路工程档案管理工作探讨

摘 要：公路工程档案是在公路工程建设过程中对文档的全过程管理。强调了公路工程档案的重要作用，针对目前我国公路工程档案管理过程中出现的问题，提出了相应的解决措施。

关键词：公路工程；档案；管理

中图分类号：TU 文献标识码：A文章编号：16723198（2012）10016801

公路工程档案是国家档案资源的重要组成部分，是公路建设事业发展的宝贵财富。近年来，随着公路建设事业的持续高速发展，不断地产生大量的公路工程档案。公路工程档案是公路规划、建设、管理活动中形成的具有保存价值的文字材料、图纸、声像制品、电子等档案资料，它是公路建设等各项管理活动中直接产生和形成的原始记录，同时又是真实记录公路建设发展过程的第一手资料，它既维护着公路历史发展历程的真实性，又对公路的规划建设，对工程质量起着重要的指导、监督、保证作用，而且还是今后道路规划、维修及改扩建等不可缺少的科学依据。但是，由于公路部门承担着较为繁重的公路建设养护生产任务，对公路工程档案的重要性认识不足，使得公路工程档案管理水平不高，无法保证公路工程档案价值的实现。因此，正确认识公路工程档案管理工作的重要性，分析公路工程档案管理工作的现状，摸索出最适合公路工程档案管理工作的方法、途径，对于提高公路工程档案管理水平，更好地为公路建设事业服务有着积极的意义。

1 公路工程档案管理工作的重要作用

1.1 公路工程档案管理工作是保证公路工程建设质量的

关键环节公路工程档案是公路工程的有机组成部分，是工程质量的直接反映。一般来说，早在公路施工之前，公路工程档案就开始产生并积累了。公路工程立项文件是公路工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。在公路施工过程中，所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是公路工程质量保证材料的主体，机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容，对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志。上述这些工程档案资料就是整个工程项目建设的原始记录，反映了公路工程建设的质量和水平。

1.2 公路工程档案资料为公路工程交竣工验收提供依据

公路工程交竣工验收就是交通主管部门根据各种档案资料，包括工程可行性研究报告、施工图设计及批复、变更设计、招标文件、各种合同以及各种工程技术标准、规范等，对建设单位、监理单位、施工单位所完成的工作情况进行验收。验收时除通过对公路实体工程进行检测外，更主要是通过对各种内业资料进行审查，如各种材料质量检验结果、施工试验数据、隐蔽工程记录、质量控制指标的试验记录、遗留问题处理资料等，才能完成对公路工程质量鉴定，最后看能否通过验收。

1.3 公路工程档案的开发利用可以提高经济效益

公路工程档案是公路部门信息资源重要组成部分，是公路部门宝贵的知识财富，它含有大量的科技成果，是人们获取知识、了解信息的重要途径。档案工作者可根据档案室存放的公路工程档案编研开发地方交通史、公路志、技术成果汇编等，为公路工程建设提供技术资源。因此，开发利用公路工程档案可以直接服务于公路工程建设，为公路部门创造更多的经济效益和社会效益。

2 公路工程档案管理工作存在的问题

由于公路工程档案具有成套性、阶段性、专业性、内容多、范围广等特点，所以做好公路工程档案管理工作难度很大。目前，公路工程档案管理与公路建设事业发展很不适应，公路工程档案管理工作现状令人担忧。

2.1 公路工程档案管理模式滞后，缺乏监管

长期以来，许多参加公路建设的建设单位和施工单位都没有明确领导的档案管理职责，没有建立统一的档案管理网络，而是把主要精力放在公路施工建设上，忙着抓进度、赶工期，因而忽视了工程档案管理工作，等到工程完工要办理竣工验收时，才不得不投入大量的人力、物力突击补充档案资料，以应付工程竣工验收之用，致使工程竣工档案资料质量较差。而有些公路建设管理单位又没有很好地实行集中统一管理，造成了不少档案散失严重，即使保存下来的也不完整，或因保管不当，致使现有的图纸不清，纸张变质。这些都将严重地影响到公路工程将来的改、扩建和正常的养护维修工作。从而影响到公路档案资源，使之无法为公路建设和管理提供有效服务，为国家带来损失。

2.2 公路工程档案案卷质量不高，不合标准

一套完整齐全的公路工程档案必须按照《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》（交公路发［2010］65号）确定的公路工程项目文件归档范围收集归档材料，又必须按照科技档案的标准立卷归档。然而，在公路工程档案的实际管理工作中，却普遍存在着归档材料质量不高，档案的原始性、完整性、系统性差，主要表现在资料收集不齐全、缺乏真实性、书写材料不规范等方面，使得这些档案的价值大打折扣，最终将影响到档案的有效开发

2.3 公路工程档案开发利用不够，效果不明显

公路工程档案管理工作的最终目的在于开发利用，为公路建设事业服务。但是档案管理部门往往只注重移交后工程档案的日常管理，却忽视对工程档案的开发利用。

3 做好公路工程档案管理工作的几点措施

为确保公路工程档案的完整、准确、系统，提高工程档案质量，针对目前公路工程档案管理中存在的问题，必须采取一系列的措施加强公路工程档案的管理，充分发挥公路工程档案为公路建设服务的重要作用。

3.1 高度重视，切实提高依法管理工程档案意识

公路工程档案是伴随公路建设事业的发展而建设起来

的基础性事业，它记录公路工程项目建设以来所积累的宝贵经验，是一笔不可替代的财富，它不仅能使我们在工作中少走弯路，同时还能提高工程项目建设的能力和水平。重视公路工程档案工作，就是重视公路工程建设事业的发展。因此，我们要求各参建单位领导和档案管理人员必须统一思想，提高认识，更新观念，高度重视，将公路工程档案管理工作作为保证公路工程建设各项工作健康有序进行的一项基础工作来抓，认真履行《档案法》和各种工程档案管理规章制度赋予的职责，提高依法管理公路工程档案的意识。档案的行政管理部门也应该主动介入，加强与公路建设单位的沟通，统一公路工程档案管理规范，争取与项目主管部门达成共识，建立一个切实可行的公路工程项目档案工作监督体系，明确项目参与各方的职责，齐抓共管，搞好公路工程建设项目的档案管理工作。

3.2 严格标准，逐步形成公路工程档案超前管理模式

由于公路建设周期长，参建单位多，各方的认识不一，致使一些公路工程档案得不到妥善保管，档案的质量得不到保障，时间一长，也容易散失，达不到标准化、制度化、规范化管理，所以我们要严格执行《档案法》和交通部工程项目档案管理有关规定，建立健全工程项目档案工作机构及规章制度。按照统一领导、分级负责的原则，由项目部对工程档案工作实施集中统一管理，对本工程项目设计、施工、监理等单位的档案工作实施监督、指导，将工程档案工作纳入工程建设管理程序，纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证档案收集、立卷、归档及时、准确、完整、系统和安全；明确各参建单位有一名领导班子成员分管档案工作，并配备专职档案员，落实各自的职责；同时将工程档案管理纳入工程设计、施工、监理合同管理，按照“谁形成、谁负责”的原则，由工程档案的形成单位负责，不得委托他人。这样就构建了一套完整的工程档案管理网络，使工程档案管理工作在体制建设上得到保证。

3.3 注重过程，扎实细致做好工程档案收集整理工作

公路建设的过程就是档案形成的过程，凡是与工程项目有关的重要活动，具有查考利用价值的各种文件资料都应收集齐全，纳入公路工程档案管理。须在工程进展过程中随时收集整理，防止遗漏、丢失。收集归档文件除国家和有关部门另有规定外，一般以原始文件为主。在公路工程施工招标后，由项目部组织对公路工程设计、施工、监理单位的档案管理人员进行专门培训，遵照《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》等有关规定，明确工程档案工作的基本要求和具体事项、操作规程，将收集整理工作落到实处。

3.4 加强信息化建设，提高公路工程档案管理水平

随着社会信息化和档案工作现代化步伐的加快，档案基础业务建设的重心必须向档案信息化建设转移，将信息化建设纳入到档案管理之中，才能不断提高公路工程档案的信息化程度。因此，要大力改善公路工程档案管理工作的软硬件设施，通过购置照相机、录像机、电脑、扫描仪和档案管理软件，实现档案存储介质多样化，信息交流网络化。还充分调动档案管理人员的主观能动性，使他们不断创新，锐意进取，最大程度地开发和利用档案，加快公路工程档案管理的信息化建设。

参考文献

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