浅谈高校档案管理的现代化

[摘 要] 随着高等教育的飞速发展，作为信息高度集中的高校档案应该实行现代化管理，适应社会发展和高等教育的发展的需要。强化档案管理现代化意识，对于推进高等的教育教学改革都具有十分重要的意义。本文从高校档案管理工作现代化的重要性和高校档案管理工作现状的分析，对于高校档案管理现代化提出笔者的几点建议。

[关键词] 高校 档案管理 现代化

1.高校档案管理现代化的重要性

高校档案是教育教学、科研、师生管理、后勤管理、资产管理及其他各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录，是高校发展历史的缩影和真实写照。它在高校各项工作中起着承前起后的作用，是整个教育管理工作当中的重要环节。高校档案管理现代化对于推动教育教学改革、加强科研工作、培养人才模式、提高教育教学质量、提高管理效能、维护学校权益等方面起着不可替代的重要作用。所以，档案管理工作是高校总体管理工作的重要组成部分，随着我国经济社会的快速发展，高校的档案工作已经面临新的机遇和挑战。高校管理工作逐步规范性、科学化和现代化，加强高校档案工作与档案管理的现代化已经势在必行，为更好地为教育教学、科研工作以及师生管理和社会服务，与高校的现代化管理和快速发展相适应，必须加强和加快高校档案管理现代化。

2.高校档案管理工作现状及问题

当前，大部分高校的档案管理。第一，在管理方式上，习惯于微观管理为主，宏观管理相对薄弱，对管理对象的复杂性、多样性缺乏足够的认识；在工作重点上，对档案工作研究不够；在管理手段上，习惯于使用行政手段，而较少使用法制手段、经济手段；在管理体制上，不能适应社会多元化的要求，上下衔接、内外沟通的工作有待于进一步加强。第二，知识经济的发展取决于对智力资源的占有，而智力资源的载体则是人才。档案管理亦然如此，就目前的状况而言，高职院校档案队伍普遍存在档案专业人员少、一般管理人员多，深层次管理人员少、工作型人员多，创新型人员少等问题，特别就我院目前的状况更为突出。因此，如何以新的观念和新的方式，全方位发掘、选择、培养档案人才，建立档案人才库，并不断采用新的模式，为学校档案工作的创新提供智力支持，已成为高职院校档案工作亟待解决的问题。第三，档案管理是信息开发利用的基础，信息资源的开发利用是档案管理的目的，档案的生命在于应用，而且目前高职院校档案工作在提供各类信息利用与服务方面，无论是案卷检索的方便性，材料编研的针对性，信息传递的快捷性，服务手段的多样性或服务工作的主动性，相互之间的协作性等方面存在许多不足。如不少单位的档案编研、利用仍是手工操作，有的单位网络档案信息化管理甚至尚未起步，极大地制约了高校档案工作的发展。

3.高校档案管理现代化的思路和对策

3.1高校档案管理现代化的思路

3.1.1档案管理者要从思想上调整思路，摆正位置，有所作为，变被动为主动，争取学校领导对档案工作的重视和关心，把档案工作纳入学校管理责任目标中来，以确保学校能把档案工作作为学校建设的基本工程抓紧抓好，保证档案工作的各项规章制度可以有效地落到实处，并在学校才力允许的范围内，增加对档案基础、门类建设等资金的投入，以及人员配备等方面予以大力支持，使档案管理从内容到形式、从软件到硬件都有一个根本改观。

3.1.2把档案干部的知识化放在档案管理工作的首要任务来抓。现代化技术和设备的应用，需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的档案专业干部队伍，他们不仅要具有较高的政治素养和积极进取的精神，还要有广博的知识，强烈的开拓、进取意识，尤其要一专多能，既要能熟知档案管理法规和基本的档案管理业务知识、技能，还要熟练掌握计算机管理知识和操作技能，这样才能适应档案管理现代化的需要。另外在人才培养和使用方面，要根据高校档案工作的特点，知识结构要高、中、低配备，年龄结构要老、中、青结合。要扩大选人用人视野，要选择有真才实学、有实干精神而又坐得住的人做档案管理工作。

3.2加强档案信息资源的收集和管理

高校档案材料是领导的正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。收集工作是档案工作的一个重要环节，直接影响到将来的利用，学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要监督各部门对归档文件材料的移交。另一方面，要按档案规范管理的要求，定期对归档文件材料进行清理检查，确保材料齐全。因此，我们应结合新时期高校档案工作的总体任务，关注学校活动的重点、热点，依法定期地将各部门、各单位的各种类型档案接收进馆，扩大资源范围，丰富馆藏内容，优化馆藏档案结构，增强档案馆的信息服务能力。我们还可在加强原有档案管理的基础上辅之以现代化手段，主动从各种媒体中收集信息，使档案信息能很好地为学校和社会服务。在档案信息的收集工作中，重点要抓好电子文件的接收和归档工作。

3.3加快馆藏档案的数字化工作

传统馆藏是以纸质档案为主，这种档案信息不适合信息时代的数字化管理及信息的网络传输，我们必须将这些传统馆藏数字化，将馆藏的各种文字材料、声音信息、视频信息实现数字化转换和处理。这项工程庞大，需要投入大量的人力、物力、财力。要在解决思想认识问题的基础上，研究和制定出实现档案信息数字化的政策和发展战略。在具体实施之前必须明确哪些馆藏档案需要进行数字化，我们不能盲目地将所有馆藏档案制成电子副本，造成不必要的浪费。开展馆藏档案的数字化工作我们可遵循以下几个基本原则：一是价值性原则，即优先选择珍贵馆藏档案进行数字化，以便提供利用数字化副本，保护珍贵的档案原件；二是实用性原则，即优先选择利用率较高的馆藏档案进行数字化，以提高档案的利用价值，实用性要从总需求的高度来考虑；三是开发性原则，即优先选择公开的馆藏档案进行数字化，以提高档案的共享程度，适当考虑非密级的馆藏档案的数字化；四是特色性原则，即优先选择可开放的、有特色的馆藏档案进行数字化，创立自己的品牌产品，提供特色服务。在具体实施馆藏档案数字化工作时可参照国家档案局颁布的相应的法规，制定出档案数字化操作规范，针对数字化的输入方式、存储方式、数据备份等提出明确的参数要求，确保工作规范、有序。

3.4提高现代化服务手段的利用

加强高校档案馆自身的现代化建设为档案馆功能拓展提供有力支持。首先要以新的信息服务理念为指导，强化改革创新、主动服务的意识，不断扩大服务范围，拓宽服务领域，力求面向学校的每一位成员，最大限度地开发利用档案信息资源，实现档案信息服务全员化。其次在服务手段上，充分利用计算机和网络技术，开展档案信息咨询服务，拓展档案馆的功能，提高服务质量。

3.4.1加快档案馆网页建设

建立档案馆网页的宗旨是以用户的需要作为动力，不仅为用户提供档案信息，还要力求将档案信息资源的显性知识和档案员的隐性知识结合起来，积极主动地为用户提供知识服务，主要服务项目：（1）信息介绍服务。在档案馆网页上公布档案馆概况、档案馆藏、服务项目、档案工作流程等，提供各种资源的使用方法以及网络导航等服务，为利用者提供方便。（2）信息咨询服务。在网页上通过提供E-mail、经常性问题解答等方式，让利用者与档案馆工作人员进行信息交流，对有关档案工作方面的问题提供专业的解答。（3）信息开发服务。对馆藏信息按专题、类别进行二次、三次加工，开发汇总分析、专题跟踪等编研工作。对档案史料进行汇编、选编，供利用者查阅。举办网上珍贵档案展览，提升档案馆的教育及文化休闲功能。

3.4.2加快现代化管理软件的应用

(1)使用档案管理软件是实现档案现代化管理的必要手段。高校档案馆可使用已开发的软件，也可以自行开发研制符合本校实际的档案管理软件，逐步使档案管理和开发利用紧随高校和时展的步伐。档案管理软件的开发要遵循“规范、先进、实用”的原则，综合考虑数据管理、编目整理、检索查询、安全保密、系统维护等功能，设置齐全，应用方便，确保数据安全。（2）积极参与、配合学校办公自动化系统的建设，真正实现文档一体化。（3）高校档案馆要不断提高自身现代化管理硬件条件。因为档案检索的自动化和传递的网络化，不仅需要软件设备，更需要计算机、扫描仪、刻录机、数码相机、移动硬盘、通讯线路等硬件设备。电子文件的保存载体和机读载体也应随着科技发展而转变，以确保电子文件的安全和有效。

未来的社会是以智能化、信息化和高科技化为主导的社会，因此，档案工作要与之相适应的唯一出路，就是加速自身的现代化进程。档案实体的有效保护和档案信息的广泛利用，是与电脑网络以及档案数字化等紧密联系在一起的。高校档案管理如果不能加快改革的步伐，就会影响高校档案的保护和利用，进而影响高校的教育、教学及人才培养；高校档案工作者如果不能主动地去占领高科技阵地，就无法在社会进步中充分展示自己的身影。

参考文献：

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