浅谈高校院系研究生的学籍档案管理

[摘 要] 结合高校院系研究生学籍管理工作实际, 针对存在问题，改进和规范研究生学籍管理,为研究生培养的各项工作提供基本保障。

[关键词] 学籍档案 研究生 档案管理

笔者根据高校院系的实际情况,就研究生学籍档案管理工作中存在的问题进行分析,探讨对应措施,以形成更具规范与便利的档案管理模式。

一、学籍档案管理是院系研究生管理的重要内容

研究生学籍档案管理是对学生从入学到毕业的整个培养教育过程的质量考核管理，它包括学生的入学与注册、成绩、纪律与考勤、奖励与处分、转专业与转学、休学与复学、退学、毕业与就业等材料。它记录了研究生在校期间品行、能力、学业等方面的表现，是人事档案的一个重要组成部分，对其继续深造或走入工作岗位关系极大。因此，学籍档案管理是高校学生在校管理内容的核心内容之一,与学生利益包括其离校后的利益密切相关，受到学生的密切关注。做好学籍管理工作，提高学籍管理现代化水平，是研究生管理工作的重要内容。

随着高校招生数的扩大、办学形式的多样化、因公（私）出国（境）的学生数增加、就业渠道多样化形势的发展，越来越多的用人单位或部门重视利用学籍档案来了解毕业生的情况。一方面，毕业生个人在找工作或出国深造时需向聘用单位或国外高校提供其自身的学籍材料；另一方面，用人单位或其他部门为了辨别所招人员的个人信息真伪而需要确认档案。因此，学籍档案利用率不断上升的趋势给学籍档案管理工作提出了新的要求和挑战。

二、加强和改进研究生学籍档案管理工作的思考

目前，在院系层面上一些院系从各自不同的生源情况以及培养方案出发进行不同的管理，但有的没有形成规范的学籍档案管理制度。由于研究生学籍档案与其他的档案有所不同，研究生入学至毕业有三到四年甚至更长时间，学籍档案形成时间跨度大，包括在学期间培养过程的重要材料，没有规范的管理制度，会出现归档不全的问题；又由于研究生教学分散在各院系，院系在立卷整理过程中，容易出现档案质量参差不齐的情况。

在一些高校中，院系研究生学籍档案管理，主要有以下问题：

1.研究生入学前档案资料分散

每年报考研究生的学生，被通知调档审查一般是5月份与7月份，拿到毕业证书两次寄档过程，容易疏忽造成学生档案丢失或在交接过程中的脱节。又由于考生所在单位有的没有及时将档案寄往学生将就读学校，或者将档案寄到了非直接负责的档案管理部门。这样就使得一些学生在不同阶段的档案，存放在不同的学校，造成学生档案不完整，不能统一进行规范管理。

2.学籍档案管理制度不完善

许多高校对研究生学籍管理制度还不够完善，档案意识不强，要求不严。存在档案材料不齐全，价值不高的问题。研究生缺乏学籍注册意识的现象较为普遍。造成学籍注册、学籍异动记载不全等现象；有的对学生受到处分和取消处分，从休学到复学等等都缺乏登记，使学籍管理难以发挥制约、监督和服务的作用，甚至无法给研究生培养、教学提供科学的、可靠的信息。

3.学籍档案管理模式和手段落后

目前，多数高校学籍档案管理的信息化程度较高，已实现系统化。但也有一些学校院系研究生学籍管理，从档案材料收集、整理、鉴别、编排、装订到保管和利用基本上依靠传统的手工操作，保管技术简陋单一，与科学化、信息化的要求差距甚大，难以适应研究生教育和培养的需要。有的院系虽自主研发或购买了校内学生日常教务及管理系统，但仅能满足日常管理的需要。特别是数据库类型不能兼容，难以保证学籍信息的实效性和准确性，给学生查询和核对造成极大不便。

三、加强与改进学籍档案管理工作的举措

研究生学籍档案，是研究生在学校期间学习情况的综合反映，是个人起步的人事档案资料，我们应该从人事干部档案管理的高度来认识和看待研究生的学籍档案管理。加强和改进研究生学籍档案管理工作，规范与完善研究生学籍档案管理制度，应受到每一位学籍管理工作人员的重视。针对目前高校存在的问题，提出从新生入学报到、网上信息的录入、课堂教学管理、档案资料的归档和加强研究生学籍管理工作的领导的举措。

1.及时了解和掌握研究生新生信息

要求新生根据录取通知书内的相关信息提前寄给院系，内容：提供个人相关的基本信息、照片、学费、保险等。报到后及时录入个人信息卡。院系在一个月内做完对每位新生个人信息的审核确认，在二个月内学生完成体检和个人学习计划制订。这些资料是研究生的原始资料，必须列入个人档案。

2.实行档案网络化管理

随着档案信息逐渐走向数字化和网络化，要加强培养熟悉档案业务和计算机管理的专业人才，改革档案工作程序，加速网络化进程。为方便教师及时了解学生以及学生了解自己的成绩情况、网上选课、课程安排等，必须加强研究生个人信息、个人培养计划的网上录入管理及学生考试成绩教师网上录入的信息化管理工作。同时，要不断增加经费投入，改善档案管理设施和条件，使档案工作向规范化、科学化方向发展。

3.完善研究生个人档案资料的归档

研究生个人档案中，包含有研究生入学前资料、党团材料、毕业生登记表、毕业生体检表、报到证白联、学位申请书、研究生信息表、学年小结表、研究生阶段成绩单、奖励材料、处罚材料等。这些资料需要系统整理，分类组卷，仔细抄写，力求规范，存档备查。

研究生学籍档案属于机要类材料，归档后查阅、转寄都必须严格按照管理办法执行。研究生成绩、毕业答辩材料等重要资料归档应一式两份，一份交由学校档案馆长久保存，另一份入研究生个人档案，以保证研究生学习阶段资料的完整。一旦学生的学籍异动申请生效，学籍管理部门应在作好相关数据的信息化记录的同时，以书面的形式及时告知相关学院，建立起学籍管理部门、相关学院、个人档案三方存留的管理机制。

4.增强档案意识，加强对研究生学籍档案工作的领导

研究生学籍档案工作涉及学院各部门，光靠档案人员负责是远远不够的，必须依靠院系领导的重视和全体教师的共同认识和努力。因此，加强领导，增强全员档案意识是搞好研究生学籍档案工作的重要保证。档案工作要列入学院的年度计划，由明确的岗位目标责任制，规范考核办法。档案人员在提高自身素质和服务质量上下功夫，以提高档案工作的整体水平。

四、结语

研究生的学籍档案管理是一个较为系统和复杂的过程管理，必须增强档案意识，加强领导，树立以学生为中心的理念，以科学的信息化手段改进学籍管理方式，进一步完善研究生的学籍档案管理工作，实现学籍档案管理的规范化和系统化。

参考文献：

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