搭建EXCEL数据“桥”表对物流数据处理浅析

摘 要：数量庞大的中小型物流企业一般很少用专业的ERP系统或物流信息系统进行物流信息管理，而普遍运用EXCEL进行数据记录和统计汇总。运用EXCEL进行信息管理速度慢、重复操作的弊端难以满足企业对信息管理的需要。针对这种情况，文章提出通过搭建多个数据关联的EXCEL工作表作为“桥”的方式，快速实现小型物流企业的信息化管理。

关键词：EXCEL工作表；数据“桥”表；数据处理

中图分类号：TP311

微型或小型物流企业的业务涵盖面广，服务对象和服务范围也千差万别，通用的物流信息系统很难满足差异过大、经营范围广泛的微小型企业，而微小型企业要开发适合个性化经营管理的信息系统软件也不现实。尽管如此，微小型企业在经营过程中，都要求经营数据记录清楚、汇总及时、分析到位，方便管理者灵活应变市场和客户的变化和需求，对经营管理做出准确的判断。在没有ERP系统或物流信息系统做支撑的小型物流企业，仍可以通过EXCEL进行信息化管理，并通过建立多个关联的EXCEL工作表的方式，搭建一个连接原始数据到统计数据的数据“桥”，最终得出经营管理者需要的数据统计表和分析图，实现方便、快捷、规范的经营管理。

1 搭建EXCEL数据“桥”表的意义

经营决策的统计数据是通过日常的经营数据获取的，因此，日常经营的数据必须设置详细、规范的字段进行原始数据搜集和记录，能够满足不同角度统计结果的需要。同时还需要根据业务要求建立多个统计不同内容的EXCEL工作表，这些工作表的数据可以从原始数据中获取，也可以从相互建立的工作表中获取，最终获得直接上报的数据表、数据分析图或邮件合并的数据源。

数据表按其数据来源，可分为基础型数据表、原始型数据表、计算型数据表。基础型数据表的内容主要是按一定规律编制的数据要素属性，可直接使用国家标准编制的信息，也可以按企业经营习惯自行编制。原始型数据表是详细记录企业日常经营的数据表，计算型数据表则是按企业管理的需要，对原始数据表按特定条件获取的数据表。这种通过方法的运用，信息员在日常工作中，只需要对原始记录表进行添加或修改，不管是数据报告的中期还是末期，都不需要对原始记录表进行重新分类、汇总、筛选等操作，计算型数据就的数据都随时随着原始数据的更新而更新。而根据计算型数据表产生的数据分析表和分析图，也会随着计算型数据表的数据更新而更新，大大减轻了信息员重复操作统计的工作，或因为数据统计工作时间不连续产生的数据错误，提高了工作的效率和数据的准确性。针对数据分析表和分析图而言，基础型数据表、原始型数据表和计算型数据表的作用起到了“桥”的作用。

2 搭建EXCEL数据“桥”表

2.1 建立基础型数据表。基础数据表可以由一列或多列数据组成，也可以是多列数据的组合。只有一列数据组成的基础数据表，每条记录的内容必须是唯一性；如果是多列数据组成的数据表，它的多列数据组合中的记录也必须是唯一的。

基础型数据表可以建立一个或多个，也可以不建立，具体的建立数量要根据实际需求来定；基础型数据表的记录可增加、修改和删除，如果在一个经营周期内不同的时间使用不同的记录，只要在这个经营周期内有过任何一次使用，都不能删除，但在上、两个下一个经营周期内有不同的记录，而且这两个经营周期的数据是不连贯的，则下一个经营周期不用到上一个经营周期的记录可以删除。基础数据表主要作用是为记录型数据表和计算型数据表规范参考标准、条件搜索和计算识别的标准，是搭建原始型数据表和计算型数据的“桥”。

2.2 建立原始型数据表。原始型数据表的字段设置要满足经营管理对数据的需要，因此要求字段的数量周全和详细。数据的内容有些是从基础数据表中获取，有些是是日常经营产生的数据。原始型数据的记录必须及时、真实、正确和完整，它是企业经营最完整的记录，它是搭建计算型数据表的“桥”。

2.3 建立计算型数据表。计算型数据表的建立可以根据管理的需要而设置，一般情况下，它都比原始数据表的字段少，而且它的内容是按一定的条件筛选、汇总原始型数据表的结果。因此，会出现计算型数据表、多个计算型数据表的内容可以是并列的，还可以根据多个并列的计算型数据表的基础上再形成新的计算型数据表，它的内容就形成了层次渐进型计算数据表。计算型数据表既可以是企业经营结果的数据统计表，也是搭建企业经营图、表分析的数据“桥”表。

3 EXCEL数据“桥”表数据的获取

3.1 数据获取的方法。基础型数据表的内容是为其他表提供服务的，属于新建内容，是规划性数据。基础型数据表的设置，要根据统计结果的需求设置相应的字段和记录，有些记录的字段不能在同一个数据表存在时，还需要设置多个基础型数据表。原始型数据表的数据获取，较为简单的是表间单元格数据直接获取或表间单元格数据计算获取，复杂一些的是利用EXCEL函数判断获取。表间单元格直接获取的方法简单易行，直接用等号获取对应单元格数据，稍复杂的表间单元格数据计算取得，则需要编制一定的公式或加入一定的判断条件进行获取。运用表间单元格获取基础型数据表的数据，其内容顺序、格式都不允许有较大的变化，在运用到绝对单元格地址时，更要注意数据变化的检查和更新，否则就可能造成数据结果的错误。利用函数获取记录型数据表的数据，它是需要一定的判断条件进行读取相应的数据，如果判断条件的字段和原始数据源相同一致，则不用担心原始数据顺序变化而引起数据结果的错误，但是，如果数据判断条件的字段和原始数据不相一致时，就不能用填充的方式获取数据。

计算型数据表的数据获取，是满足一定条件的记录进行计算而获取相应的数据。其数据来源有两种方式：一是不通过函数或公式建立计算型数据表，即在每次原始数据表更新后，都要根据所定的条件进行筛选、排序和分类汇总，否则计算型数据表的数据就不是最新的数据统计结果；二是运用函数或公式搭建了完善的计算型数据表模型，在原始型数据表不断更新的情况下，不需要用原始数据表的数据进行排序、分类计算，便可直接获取更新后的计算型数据表。

3.2 数据获取常用方式。不需要判断条件直接获取结果的函数有公式、SUM（）、AVERAGE（）、MAX（）等；按一定的满足条件直接获取基础型数据表的数据，常用的函数用有IF（）、MATCH（）、VLOOKUP（）等；需要满足一定条件进行分类汇总计算常用的函数有SUMIF（），SUBTOTAL（）等；在数据区域常用相对单元格地址、绝对单元格地址或混合单元格地址等。

4 搭建EXCEL数据“桥”表的注意事项

4.1 用会计周期建立数据“桥”表。会计周期常见的划分有月、季、年，物流企业的数据报告期和会计周期一般是相同的，因此，建议物流企业在建立数据表时按会计周期进行设置。由于企业的数据处理除了日常的数据收集必须完成之外，数据统计结果一般都有一个相对固定的格式和统一的计算方法，以保持数据的可比性，因此，建立数据模板是简便、快捷的方法之一。这个数据模板既包含数据“桥”表的内容，也包含统计结果和图表的内容，用另存为确定识别某个物流数据周期的文件。

4.2 直接建立或更新数据“桥”表的模板。随着企业的不断发展和经营范围的不断变化，企业也会不断地添加数据的内容、要求数据的统计结果侧重也有所不同，因此，为了后续使用数据的连贯性和格式的方便性，建议直接修改或新建模板，在后期的使用过程直接使用模板。

4.3 配置信息管理员搭建和管理数据“桥”表。企业应配置一位或以上的信息管理人员，对信息的管理负有重大责任，专门负责信息的统筹、规划和协调，保证各部门的数据及时、客观、准确，保证数据满足各部门的使用要求。信息管理员除了搭建数据“桥”的内容、建立数据模板，还要指导数据收集者收集数据的水平，倾听数据使用者的需求变化，及时更新数据周期的数据收集需要。

5 结束语

面对我国分布广、数量多、管理水平低的小型物流企业，要求企业增加投入以提高企业的物流信息化管理很不现实，这不是国家政策或企业管理者认识就可以实现的，除非有公共的物流信息平台。利用现有的经营条件，提高企业人员的EXCEL操作技术水平，从而快速实现小型物流企业的信息化管理。这样的小企业小投入也能达到与业务量匹配的信息化管理，信息化管理又能提升企业的经营质量和壮大经营范围，企业通过信息化的管理得到了良性循环发展。

参考文献：

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[2]金林杰.中小型物流企业信息化建设探讨[J].物流技术，2011（6）.

[3]刘明，李科健，陈家清.Excel数组在办公管理中的应用[J].计算机教学与教育信息化，2013（2）.

作者单位：广西职业技术学院，南宁 530226