浅谈高校院系办公室主任角色的塑造与工作技巧

摘 要：高校院系办公室是连接院系与校部的桥梁，也是实现校部与院系进行沟通的重要渠道。对于校方自身来说，它是接受相关任务的机构。它是领导发挥指挥作用的重要场所，高校院系办公室同时承担着多项任务，为师生提供服务、处理政务以及管理一切事务等，而高校院系办公室主任作为"一室之主"，其自身角色的塑造和工作的技巧就显得非常重要了。对此，本文就办公室主任的角色定位和塑造，并为其提供了几点日常工作技巧。

关键词：院系办公室 塑造 职能

近些年来，我国高校不断的转型发展，对人才培养从理论研究型不断向应用型转化，人数和专业种类也有了大幅度的增加，从而内部的管理也在发生变化。面对着各种日常管理等事务，尤其新建的本科院系办公室存在人手不够现象，也导致各项事宜无法按时保质的完成，从而降低了工作效率。而在这种情况下，院系办公室主任就要认识到自身角色的重要性，提升自己的管理水平，有效的发挥自己的作用。

人们通常所说的角色就是指某人在某个群体中承担的任务，或者是所处的职位。事实上，从某一个角度来讲，办公室管理工作隶属于一种组织，因此，高校院系办公室主任首先要对自己的角色有一个正确的认识，并对自己有一个正确的定位，从而能够实现有效配合和合理分配，使工作更加高效率的完成。

高校院系办公室主任的助手角色是针对教学管理方面而言的。教学管理包括了多方面的工作，例如教学仪器的管理、档案管理以及学生信息管理等，而在这些工作中院系办公室的作用是不可或缺的。它将上级下达的指令传递给教师和学生，同时又将学生的相关情况汇报给上级。除此之外，它还承担着接待领导与学生的义务，并做一些协调工作。由此可见，高校院系办公室的工作内容可以总结并分为两大类，即事务管理和教学服务。院系办公室主任既是院系办公室所处理事务的决策者，同时也是实际的实施者。院系领导通过院系办公室这一桥梁实现了和教师、学生之间的沟通，有效的拉近了与学生之间的距离，而领导也同样是借着院系办公室这一得力助手完成了教学管理任务。

院系办公室主任对于领导在扮演好助手角色的同时，还应扮演好其参谋角色。例如在各个院系的领导制作管理方案或者是描绘未来的教学任务的过程中，院系办公室主任应及时向其提交相关的确切信息，并提出自己的意见和建议作为参考。与此同时，办公室主任还可以向领导表明自己对于工作的好计策，为领导提供可行的决策依据。所以，从这一方面来看，院系办公室主任需要有一定的思维能力，并不断培养自身的创新意识与精神，充分的发挥出自身的“参谋”作用。

不论是在制定决策还是在处理事件的过程中，信息是非常重要的，而信息的真实性和及时性更是十分重要的。高校院系办公室主任的工作内容之一就是对多种信件、报纸以及杂志等进行管理，凭借着这一有利的形势，办公室主任能够通晓更多的国内外历史与近期教学发展情况，从而为本院系领导以及本校领导的决策行为提供真实有效的依据。

面对着我国高等院校办公室日常工作量明显增加，而不少新建的本科院系办公室都出现了人手不够的现象，办公室主任要在此时充分展示出自身的作用。首先要做的就是保持一颗健康、积极的工作心态，而这也是日常工作得以顺利进行的重要基础之一。与此同时，办公室主任同样也作为一个领导，也必须要有自己的原则，在日常工作中公私分明。除此之外，院系办公室主任还要热爱自己的职业，在工作中做好对自身的调节工作，尽量保持一个轻松的心情。事实证明，只要心中有着远大的志向，并将名利视为粪土的人，才有实现自我价值的可能。

站在管理的角度讲，院系办公室主任与其上级领导之间是从属关系，而站在服务的角度讲，两者居于平等的地位。设立院系办公室的最直接目的还是向教师与广大的学生以及教学工作提供服务，因此，办公室主任应培养自身的服务意识。与此同时，还要不断提高自身的洞察能力，增强主动性，为日常工作和信息的传递创造有力的基础条件。在强调以人为本的今天，院系办公室主任还要树立和培养自身的这一观念。在与领导进行沟通时做到换位思考，即站在领导的角度做好相关的工作。与此同时，还应站在教师或者是学生的角度，为他们的利益考虑。

上述已经讲到，高校院系办公室主任同时担任着多个不同的角色，如政策的执行者、传达者等，对于这多个形形的角色办公室主任要站在自身职位的角度出发，不断学习，以此来培养自身的思想水平与管理水平。

院系办公室主任需要在工作中搞好的三个关系分别为：1.全局与重点的关系，在日常的工作中应首先确立每一个不同阶段的重点工作任务，完成之后再进行整体工作的安排；2.务虚与务实的关系，设立院系办公室的最主要目的还是要实现其务实性，做好行政管理与教学服务工作，但是同时还要对理论和实践进行有机的结合，以此来为其工作的顺利进行提供有利条件；3.对上与对下的关系，上述已经讲到，院系办公室主任既要与上级联系，还要与下级沟通，所以办公室主任要处理好两者之间的关系。在上级领导做决策时提供真实的学生与教师信息，在与教学和学生沟通的过程中明确表示出领导的看法。

高校院系办公室在整个院校的多个不同机构中占据着重要的地位，它是上级领导与下级教师和学生实践沟通的桥梁，所以做好办公室管理工作具有非常重大的意义，对学校工作的开展以及各项工作的完成起着重要作用。院系办公室主任作为这一机构的“主人”，应首先对自己的角色有一个准确的定位，并在日常工作中尽一切可能的发挥出自身所具备的作用，以此来为本院校的发展提供助力，从而为我国教育事业的发展做出贡献。

参考文献

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作者简介：王建尤（1956-）男，福建莆田人，福建三明学院机电工程学院助理研究员，研究方向为高校教育管理