浅析高校学生档案数字化建设

摘 要：档案信息化建设如今成为全国范围内高校学生档案工作改革的重中之重，一方面在信息化时代档案工作数字化势在必行，另一方面数字化管理下的档案工作其效率、便捷性都大大提升，这也可以看出如今高校学生档案管理工作迎来了一场深刻的革命。本文结合高校学生档案数字化工作开展的现状，探讨档案数字化工作的重要性问题，希望能立足于当下和发展趋势，认清信息数字化管理对高校学生档案工作的重要意义。

关键词：档案；数字化；重要性

1 高校学生档案数字化建设工作的背景

当前高校学生档案数字化建设工作开始于2008年教育部、国家档案局联合颁布了可普通高等学校档案管理办法，作为当今档案数字化管理工作的指导性文件，在该管理办法下，突出了高效学生档案管理工作的重点。一是提升档案管理服务质量，二是提高档案管理效率。其中结合计算机网络化管理是高校学生档案管理的出路，作为高校学生档案数字化建设的指南，在理念上实现了更新，特别是把握当前计算机互联网发展的大环境下，充分抓住发展机遇，大大提高了高校学生档案管理的效率。

2 信息数字化对高校学生档案工作的重要性

2.1 推动了档案形式的革新

数字技术改变了信息传播的媒介，从原始信息诸如人们日常耳闻目睹的广播信号、电视信号、录音机都实现了数字化，其储存媒介和传播媒介的革新大大提高了档案管理工作的效率，特别是随着计算机和互联网技术的普及，用于档案管理的新的文件形式一数字文件（digital records）大量产生，这种新的类型的文件的载体是磁性载体材料或光学材料。能够保存大量的文件，转换成数字化档案。从比如“古代的石刻档案、甲骨档案”都可以转换成纸质档案、缩微档案，这个档案管理工作带来了极大的便利，虽然对于档案操作人员在接受时会有一定的复杂性和难度。

2.2 档案工作人员观念的更新

现代科学技术发展下，改变了我们的日常生活，同时也对档案管理工作带来了巨大方便，一方面档案馆将不只是一个实体机构，同时实现了存储实体与虚体共存，另一方面数字化档案管理工作以虚拟化方式存在，工作重心不在是传统的客户，而是能够满足社会的多元化需求。

我国长期以来都努力构建完整的档案管理理论，用于指导档案工作人员数字化工作的开展，这就促进了档案工作人员档案管理方面观念的更新，特别是改变过去传统的档案管理的观念，适应数字化档案管理的发展趋势。因为观念上的落后，势必上会阻碍档案数字化管理工作的开展，实现人―计算机的双向互动，才能把档案管理工作开展得有效率且具有深度。数字化管理的改革一方面需要技术上是革新，另一方面也需要档案工作人员能够加强培训，内部和外部推动档案管理人员技术化水平的提高，这是一个循序渐进的过程。

2.3 实现了信息组织的标准化

数字化档案的产生使得档案管理的机制和组织更具标准化，刨去了许多人为方面的要素，改使得档案管理呈现了直接的、网状的方式。方便管理者和用户的检索，数字化管理的组织非常标准化、有序，而不是过去过于依赖人工的资源管理，以防止档案管理的杂乱无章，同时信息组织的标准化也在不断改进过程中，比如对“数据仓库技术、数据挖掘技术、数据推进技术，数据打包技术”等的改进，都为信息组织的标准化打下了坚实的基础。

3 当前高校学生档案数字化工作的开展现状

我国在全球档案数字化、网络一体化浪潮的_击下，自1996年就加入了档案管理信息化、数字化的进程，国家档案局把电子文件研究项目列入科技计划，直到1999年上海市档案馆与电脑科技公司，共同致力于档案信息数据系统的开发。2000年5月，经国家档案局批准，深圳构建了我国第一个高校学生数字档案馆，这也象征了我国开启了高校学生数字化档案的进程。纵观二十年来我国高校学生档案数字化的发展历程，我国当前虽然已经大面积铺开档案数字化建设，但是因为资金的限制，数字化管理的技术条件依然不够成熟，主要体现在技术应用的不经济以及成本较高，因为其主导方式依然是键盘录入和光学字符识别扫描输入，速度较慢的同时储存质量不高，容易受到诸多要素的干扰，在互联网技术飞速发展的今天，高校学生档案管理的网络化建设依然缺乏统一的技术标准，使得跨区域的数据信息库无法实现对接和共享，所以说我国高校学生档案数字化工作依然还有很长的路要走。

2011年由中国档案学会、北京市档案学会和清华大学档案馆在清华大学联合主办了“国际档案数字化研究与发展”学术报告会，议题是探讨档案数字化工作的标准化问题，对当前档案数字化工作最为迫切的问题进行了探讨，比如对高校学生档案数字化建设的原则问题、档案数字化与数字档案馆的关系问题的研究，对于近五年档案数字化工作的开展打下了坚实的基础。总的来看，目前档案工作管理人员对于档案工作的数字化进程的认识依然不够，没有充分认识数字化对高校学生档案工作的现实价值。

4 高效学生档案数字化工作发展的对策

4.1 统一认识，确定范围

目前许多高校学生档案管理部门都没有充分认识到数字化媒介对于高校学生档案管理的重要性。这就需要统一认识，特别是要认真贯彻落实教育部和国家档案局第27号令，把高校学生档案管理数字化工作纳入到年度工作日程中来，领导在体制上和管理上对高校学生档案数字化工作严格把关，顺应时代要求，扩大学生档案的归档范围。特别是丰富高校学生档案管理的功能，覆盖数字化档案管理的使用范围，对于档案的“收集、鉴定、归档”的每一个步骤实行程序化、标准化的管理操作。

4.2 调整工作节奏，参与必要培训

如今高校学生档案管理数字化工作大大提高了工作的效率、免去了不少不必要的流程。但是在工作的方式和节奏上会有所改变，这就要求管理人员能够充分适应高校学生档案管理的工作时序。比如要按照归档的关键时间点及时安排上传。如考试成绩在期末结束后一周内录入，过期即锁定，严禁改动。同时校园网也可以作为一个窗口接受大众的监督。同时高校学生档案管理工作的推进是一个动态过程，需要管理人员能够接受相关的培训，不断实现数字化档案管理升级和优化工作。

4.3 设置权限，保护隐私

数字档案系统一大隐患就是隐私问题，因为安全问题隐患造成的数据信息泄露的后果是非常严重的，因为档案数字化管理的有点在于区域范围内的数据共享，其缺点也是如果不注意权限的加密或是设置网络防火墙、数据加密传输等措施，容易造成个人数据的泄露（比如学生的身份证号码、家庭住址、生理缺陷）。所以设置权限，保护学生和学校的隐私变得尤为必要。

4.4 拓展功能，完善服务

上述提到了高校底只档案管理是一个持续发展的动态过程，需要在功能、管理和服务商不断加以完善，比如目前许多高校都在改善远程拓展功能，方便对毕业生的档案状态，如档案的去向、转出和接收时间等，应能通过学生档案管理系统进行远程在线查询。数字化档案管理对于高效学生档案管理而言，无疑是一次深远的变革。

5 总结

综上所述，互联网技术革命对于高校学生档案工作的升级和更新无异于是以此绝佳的契机，给档案工作带来了深远、革命性的变化，高校学生档案数字化毫无疑问是档案工作发展的重点方向，对于我们这些从事高校学生档案工作管理的人员而言，是机遇也是挑战。一方面需要充分认识到档案数字化工作的重要性，实现档案管理理念的改变，积极适应数字化信息技术在高校学生档案管理工作的应用，不断提高档案管理水平，我国档案管理事业才会与时俱进，实现可持续发展。

参考文献

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作者简介

王秀芳（1974-），女，浙江省绍兴市，汉，馆员，本科，研究方向：档案管理方面，高校学生档案管理研究。