浅谈如何加强中等职业学校综合档案室的建设

【摘 要】中等职业学校综合档案室的建设以教育教学档案为主体，面向教育科研，积极开发利用档案信息资源，采取各种有效途径，为教职员工和教育教学及时、准确、系统的提供科学依据是职业学校档案工作的首要任务和服务方向。文章围绕档案管理水平的提高，阐述了档案室建设的种种举措。

【关键词】中等职业学校；综合档案室；建设；策略

中等职业学校综合档案室是以教育教学档案为主体，对教学档案、文书档案、会计档案、声像档案、学籍档案、科技档案实行集中存放，统一管理。面向教育科研，积极开发利用档案信息资源，采取各种有效途径，为教职员工和教育教学及时、准确、系统的提供科学依据是职业学校档案工作的首要任务和服务方向。为提高档案管理水平，更好的为学校发展提供优质服务，我们要切实加强档案室的建设，完善和提高服务质量，最大限度地满足教职员工和教育教学工作的需要。

一、领导重视，硬件投入是做好档案工作的关键

作为职业学校档案室的主管领导，首先要重视档案管理工作，加强档案室基础设施建设。职业学校的档案工作是由主管领导直接负责管理的，这为档案室的建设提供了有利条件。在档案室、阅览室、办公室的基础建设上，档案室的温湿度计、除湿机、灭火器的配置，档案材料的微机管理，档案的安全保护措施等方面进行必要的投资是搞好档案管理工作的硬件基础。只有领导重视档案工作，才能做好档案工作的硬件投入，也才能更好地为教育教学提供科学的服务。

二、制度健全，管理规范是做好档案工作的有力保障

档案管理制度是档案管理人员做好档案工作的行为准则和依据。为了加强档案管理工作，提高档案管理水平，应根据本部门的实际情况结合上级档案部门制定的档案管理规章制度制定本部门档案管理有关制度。如：《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》、《档案销毁制度》、《各类档案归档制度》、《文书予立卷制度》、《收进移出档案制度》、《档案员工作目标责任制》等，这些制度涉及到各处室档案资料的收集、整理、归档、立卷等各个环节，使档案的管理工作做到有章可循，是做好档案工作的规范化、标准化、制度化的有力保障。

三、认真学习《档案法》，增强档案意识和法制观念

认真学习《档案法》，使档案管理人员坚持依法治档，是为教育教学提供依据的重要保障。学习宣传《档案法》，可以增强全员的档案意识和法制观念，提高大家保护档案、利用档案的自觉性和责任感。通过各种宣传学习强化法制宣传力度，增强学校领导和广大教职员工的档案意识，使依法治档工作健康发展，使档案管理工作做到有法可依。

四、参加业务培训，提高自身素质是做好档案工作的先决条件

档案管理工作是一项科学性、技术性很强的工作，也是一项复杂、细致、繁琐的工作。档案管理人员既要有一定的政治素质、科学文化水平及高尚的职业道德，又要有一定的技术业务素质，才能保证档案工作的顺利开展。因此，档案管理人员应积极利用一切可以学习的机会学习《档案管理学》、《文书学》、《档案文献编纂学》、《档案法》等专业知识，积极参加各种档案学习班。通过学习，对档案管理知识有了更全面、更系统的认识和理解，才能提高对档案管理工作的重要性的认识，掌握档案管理方面的先进技术，增强做好档案管理工作的信心和决心，为教育教学提供科学依据。

五、做好档案工作目标管理，使档案管理跨上新台阶

中等职业学校的综合档案室档案人员一般一人兼多职，应积极协调好各处室档案兼职人员开展档案工作目标管理活动。根据活动要求，从档案工作的组织管理、设施配备、基础业务建设、开发利用等方面认真地进行自评工作，找出不足之处，并对之加以改进，在活动中不断提高档案管理的水平。积极地进行档案室考评定级的申报工作是反映档案管理水平高低的一种标志。档案目标管理认定工作的准备过程能够提高档案的管理水平，促使档案工作跨上一个新台阶。

六、开发利用档案信息资源，发挥档案的服务作用

中等职业学校的档案工作是一项服务性工作，主要表现在档案的提供利用上。档案人员要想查档者所想，急查档者所急，为其创造并提供便利条件，在不违背原则的前提下想方设法为查档者提供方便，积极、主动、准确地提供档案资料，为查档者提供优质服务。

档案管理人员应熟悉所管范围及相关业务，调卷迅速准确。可以通过开放阅览室、汇编和公布编研材料等形式及时了解教职工的需求，为教育教学及时提供各种服务。档案管理是手段 ，充分发挥作用是目的。档案管理人员在整理、保管好档案的同时还应改进服务方式，多搜集和了解教职工的意见，积极参与教育教学、科研、课题等学校重大活动并留好记录。只有提供大量的档案资料才能体现出档案工作的重要性，充分发挥档案的潜在作用。中等职业学校的档案资料为教育教学所提供的依据是重大的。例如我校在2004年国家级重点中等职业学校评估中所提供的各种档案资料，经过专家组的论证评估，顺利通过验收，充分体现了档案在教育教学工作中不可或缺的作用。

七、利用现代化技术，提高档案管理水平

档案的现代化管理水平主要体现在对先进技术的应用上。计算机技术的飞速发展为档案资料的存储、检索提供了良好的技术设备。档案管理人员应努力学习计算机技术，把它应用于档案管理之中。计算机应用于档案管理工作能进一步促进档案管理的规范化。我校于2005年安装了“杰瑞”档案管理软件，可以快速、准确地进行档案资料的检索、查询、统计等工作，提高了档案管理的现代化水平。

总之，中等职业学校综合档案室的建设应逐步进行完善，不断加强档案管理工作，提高档案管理水平，为学校教育教学提供优质服务并为学校的发展提供有力的保障。

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