浅析地籍档案的收集

地籍档案的收集是地籍档案管理的重要环节，也是地籍档案工作的基础。没有地籍档案的收集、整理、立卷归档，地籍档案就无法形成，地籍档案的作用也无法体现。因此，地籍档案的收集工作不容忽视。

所谓地籍档案收集，就是指对那些分散在各部门、机关、单位或个人手上的，具有保存和利用价值的地籍管理文件资料，按一定制度和要求进行采集、接收和归档。因为土地管理部门的档案室所管理的档案，主要是由各部门、机关、单位或个人在地籍管理活动中形成和积累的图纸、表册簿卡及其他文件材料，并不是由档案室自身形成的。只有进行地籍档案的收集，才会有档案的整理鉴定保管统计和提供利用等各项目工作。所以，档案的收集是地籍档案管理的起点，是地籍档案管理的首要环节。

1 收集方式

1.1 对本机关形成的地籍档案的归档

本机关形成的地籍档案，是指国家和地方县级以上土地行政主管部门，在实施本行政管辖区范围的各项目地籍管理活动中，不断产生和形成的地籍图纸、表册簿卡文字材料及声像等各种形式的档案。

这部分档案主要靠本机关内各有关处（科）室日积月累的收集和积累，以及档案室对这部分档案的日常收集和接收。本机关形成的地籍档案是地籍档案收集体归档的主要对象。

1.2 对撤并机关具有保存价值的地籍档案的接收

国家和地方各级土地管理部门都是在1986年国家颁布《土地管理法》之后，先后由农业部门土地管理机构与城建部门的地政机关等合并建立的部门。在单位合并之前，农业部土地管理局曾先后组织进行土地利用现状调查、土地登记、土地统计、土地评价等地籍管理活动；城建部门地政机关也先后开展了房地产权的调查、登记和地籍测量等工作。在开展这些工作过程中，形成了大量的地籍档案。撤并机关的地籍档案一般都有比较分散、零乱和散存单位多、收集难度大的特点。例如，土地利用现状调查除了由农业部门土地管理单位直接组织开展外，有的是由农业区划部门、测绘部门、水利部门、土壤普查单位等分别承担进行的；有的地区是由几个部门或单位抽人联合组成临时工作班子，调查任务完成后，调查的成果资料除部分上缴农业部门或农业区划部门外，一部分资料散存在这些单位或个人手上。所以，国家和地方各级土地管理部门的档案室，必须考虑这一历史原因，把撤并机关移交的档案作为收集归档的范围。凡未办理撤并机关档案移交手续的，要及时催办，并在交接过程中认真核对清点，办好地籍档案的移交工作。

1.3 对历史地籍档案的接收和征集 历史的地籍档案的接收和征集很重要。因为我国有着悠久的地籍管理历史，一般把新中国成立前形成的，散存在社会上或各团体、单位和个人手上的国家或地方地籍管理活动的历史记录，都称为历史地籍档案。历史地籍档案档案系统反映了我国地籍管理活动的历史，它不仅是研究我国地籍管理史的珍贵史料，而且对解决现今有关房地产权等问题也有参考价值。为此，国家和地方各级土地管理部门的档案室，都要及时注意收集散失在社会上及各团体、单位和个人手上的这部分历史地籍档案，对主动捐献历史地籍档案的单位或个人，应给予奖励。

2 收集范围

凡是地籍管理工作中直接形成的、办理完毕的有查考价值的各种文字、图表、音像、磁盘等不同形式的历史性地籍文件材料，均应列入归档范围。首先从内容上讲收集范围包括：

2.1 在地籍管理活动中形成的综合性文件材料如各项工作的通知、决定、请求、批复、会议文件、纪要、工作计划、总结、简报、各种培训教材、技术规程及其有关的音像制品等。凡对今后有查考价值的都要整理归档。

2.2 凡是地籍管理业务活动中形成和使用完毕的、具有查考价值的各种图件资料，包括：外业调绘底图、航片、地形图、外业调查草图、清绘图、地籍原图、复制图、宗地图，以及各种成果图，编绘的图件等，均应按规定收集归档。

2.3 在地籍管理中形成的野外调查、测量或清丈的记录、计算数据和成果检查、验收、技术鉴定材料，以及土地权属调查、土地清查、土地登记、土地统计、土地定级估价等的各种表、册、簿、卡、台账、证明文据、协议书、仲裁书和存根等，凡对今后有参考价值的都要整理归档。

其次，从文件的来源渠道上讲，收集范围包括：

2.3.1 本单位颁发、形成的文件材料。

2.3.2 上级颁发的文件材料。又分为：①上级颁发的、针对本机关地籍管理某项具体活动的文件需要归档；②上级普发的、与地籍管理业务有关，需要本单位贯彻执行的文件要归档。

2.3.3 下级上报本机关的重要请示、报告与本机关给予批复或备案的文件需要归档。

此外，归档时还需注意：①各种文件材料既要保存正本，也要保存附件。②正式收发的地籍文件应归档，内部产生的地籍管理会议记录、报告等白头文件也要归档。③照片、底片、图表、录音、录像、微机磁盘等不同载体的材料要进行收集归档。

归档的文件材料要齐全完整，但归档范围也不能过宽，不要走向另一个极端，如将一些书刊、资料、报纸统统列入归档范围。在收集地籍档案时，还要注意对地籍档案与资料加以区别。不归档的地籍文件材料包括：①无查考价值的临时性、事务性材料。②未经签发的文件草稿，一般性文件的历次修改稿（技术规程、法规性文件除外），文件的历次校对稿。③一般的信封。地籍部门则不归档。④机关内部互相抄送的文件材料，如用地部门印发的文件抄送地籍部门，地籍部门则不归档。⑤外出参加会议带回的材料不归档，但可作为资料保存。⑥重复文件材料不归档。

3 收集时间

归档时间要根据地籍文件材料形成过程的特点来规定。本着便于集中统一管理，便于维护地籍档案的完整和安全，便于档案利用等要求，归档时间可分为：

3.1 随时归档 凡是地籍管理部门在工作中直接形成的、涉及土地变更登记的文件材料，应随时归档。

3.2 定期归档 定期归档时间一般项目告一段落或全部完成后进行归档或另行规定时间归档。

3.3 突击归档 在归档制度不健全的机关，档案室往往需借助保密检查和文件清理工作的有利时机组织突击归档，从实际经验看，这种非正规的档案收集工作，也是一种十分必要的手段，它是促进档案收集工作逐步上正轨，建立健全归档制度的前奏和序幕，也应认真组织进行。

一般规定，地籍综合性文件和土地统计材料，在文件形成后的第二年上半年归档；土地调查、土地初始登记、土地分等定级估价等项目形成的文件材料，可以采取分阶段或待项目全部结束后统一归档的办法。