浅析学校归档资料的收集工作

摘要： 在学校档案管理及利用的过程中，及时、准确、有选择性地把各类归档文件收集完整，确保学校档案的完整性，才能真实、客观、全面地反映出学校的历史活动轨迹，为学校的管理、发展和建设提供决策。

关键词： 学校； 归档资料； 收集

中图分类号： G647.2 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2013）02-0060-01

随着社会的不断发展与进步，档案在各项工作中的作用越来越明显，对学校档案管理工作也提出了更高的标准和要求。作为一名在校的档案管理工作人员，我更加深刻地理解归档资料的收集工作是学校档案管理及利用的一项重要的基础性工作，为科学、及时、准确地做好这项工作，更好地为学校的管理、发展和建设提供决策，结合我工作实际谈以下几点看法。

一、积极宣传，提高学校归档资料的收集意识

归档资料的收集工作是学校档案管理及利用的一项基础性工作。作为一名档案管理工作者，必须立足现实、不断探索，吸收和借鉴优秀的归档资料收集管理者的工作经验，结合学校的实际情况，不断完善归档资料的收集工作，一定要在思想上重视起来，认真组织好《档案法》学习与宣传活动，提高档案管理工作人员素质，经常与学校党政办、各年级组办公室及学校其它科室保持密切的沟通与联系，尽量将全校的归档材料收集齐全，确保档案材料的准确性和完整性。同时还可以利用学校的展板、政务宣传栏、黑板报、简报、电子邮箱、QQ群、各种集会等宣传工具积极宣传相关的档案知识，并要求学校广大教职工及各科室相关工作人员自觉把归档材料上交到档案室来，宣传工作要创新思路，转变观念，多挖掘、多思考，不断提高信息宣传的深度和广度，最终达到通过大力宣传，提高广大教职工归档文件的收集意识，确保文件材料收集工作有条不紊地进行。

二、加强领导，健全学校的档案资料收集制度

我校把档案资料的收集工作作为档案管理及利用的重点事项来抓并把档案管理工作列入重要议事日程。为确保我校档案资料收集的齐全、准确和完整性，一是成立了以分管学校档案管理的副校长任组长、专职档案管理员任副组长、各科室领导和各年级组长任成员的档案资料收集领导小组，加强领导，密切配合、共同协作，克服工作中的随意性，按照目的性、有效性、及时性的原则，实现归档的规范性。做。二是建立健全学校的档案资料收集制度。制度是收集工作必须严格遵守的办事规律和行为准则，它是实现学校档案材料收集工作科学化、规范化的必要手段和重要保证。因此我们学校根据实际情况制定了《档案收集归档制度》、《收、发文登记制度》、《学校发文留存制度》、《文件传阅制度》、《部门和个人定时主动移交材料》、《催收索要材料制度》、《材料收集联络员制度》、《收集材料鉴定入档制度》、《材料转递登记统计制度》等。

三、科学划分，明确学校归档文件的收集范围

学校档案大体上可分为如下几类：教职工档案、教师业务考绩档案、学生档案、文书档案、科技档案（包括设备档案、基建档案）、声像档案、实物档案和财务档案。以我校教师业务考绩档案为例，可分为以下条目：一是教师每学期的教学工作计划，工作总结、教师工作业绩、获奖材料及证书等；二是教改、课后反思、教学实践等方面的材料；三是优秀教案、课件、教学研究活动、各专业教师自编教材等方面的资料。

学校归档文件的收集范围是指档案管理工作人员对本学校文件材料的收集后形成的各种门类与载体的历史记录。凡是具有查考利用价值的文件材料均属收集范围，其中那些记录和反映本单位主要职能活动及基本历史面貌的文件材料应进行重点收集。具体来说，主要有四个方面：一是上级来文；二是本单位形成的各类文件材料；三是平行单位的往来文件材料；四是下级单位报送的文件材料。但在文件材料的具体收集工作中应注意鉴别各类文件材料的价值，绝不能有文就收，这样会给后期的整理归档带来不必要的麻烦。

四、文件收集的方式

学校文件的收集工作是一项细致而又繁琐的工作，收集人员要主动开展工作，做到脑勤、手勤、腿勤、嘴勤，立足平时收集，适时定期收集，年末清理收集。一是平时收集。根据各类文件材料的形成和运转的实际情况，在办理完毕之后，平时能收集的要注意及时收集，并有规律地放入预先准备的相应文件盒中。二是定期收集。对于那些在短时间内没有处理完毕的或不便于随时收集的文件材料，拟定一个具体的、固定的收集时间进行收集。三是协同收集。学校产生的档案多而杂，特别是各年级部、各学科教师产生的档案，若仅靠档案管理工作者去完成是很困难的，这就需要各学科之间建立一种联动机制，协同档案管理工作人员完成档案的收集工作。四是建立档案收集联络员制度。要求各科室、各年级组选派一名工作能力强、思想素质好、工作认真细致的工作人员作为档案收集工作的联络员，负责对个科室、年级组的档案收集工作。

五、学校归档文件在收集过程中存在的问题

一是档案意识淡漠。由于历史的原因，教职工中普遍存在档案意识淡漠，对档案工作的重要意义和作用认识不足，不知道人事档案的归档范围和归档要求，不懂得人事档案是组织了解和选拔任用自己的重要来源等情况。二是材料缺漏严重。随着近几年人事制度的改革，我校通过遴选引进了一部分学科紧缺的教师，引进的这些人当中大部分档案材料缺漏，不是缺入党（团）材料，就是差年度考核表、学历学位材料、专业职务申报表、工资变动表等。三是档案管理人员业务不精。档案管理工作者对档案的重要性认识不深，对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务缺乏了解，出现一些人事档案材料填写用纸不规范，装订顺序比较混乱等现象。

六、应对的措施

（一）提高档案管理人员素质。首先是增强档案管理人员政治思想和职业道德的培养。档案管理人员要提高政治修养和党性修养、忠于职守、爱岗敬业、堂堂正正做人、清清白白做事、不为名利，以一颗平常心，默默奉献。应积极发挥档案人员的主观能动性，积极开展职业道德教育，发扬敬业奉献精神，档案管理人员只有真正理解自身的责任，才能适应社会的需求，才能做到爱岗、敬业、奉献。其次是增强档案管理人员业务能力的培养。档案管理人员可以积极利用业余时间阅读档案业务书籍、积极上网查询、浏览、搜集档案业务资料并加以学习研究、努力丰富自己的档案管理业务知识，不断提高自己的档案工作业务理论水平，才能在档案管理工作当中开创出新局面。

（二）提高全体师生的档案意识。学校各部门和每位师生员工都与档案有着或多或少的联系，因此，提高全体师生对档案工作重要性的认识是非常有必要的。档案管理人员可以充分利用展板、政务宣传栏、黑板报、简报、工作通讯等大力宣传与全体干部职工切身利益相关的档案知识，并利用各种集会组织他们对《中华人民共和国档案法》及相关法律法规的学习，普及档案知识，使单位领导及广大职工都能充分认识到档案的重要性和它的利用价值。

资料收集工作就是档案工作的起点，没有文件资料的收集工作，就没有完整、科学、系统的档案，因而加强学校归档资料的收集工作，对于全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有十分重要的意义。

参考文献：

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