论企业档案管理工作的创新

[摘 要]信息和知识经济时代，企业档案工作要保持与时代同步发展，就必须与时俱进、开拓创新，以创新思维指导档案工作实践，使企业档案更好地适应新时期快速发展的要求。本文就企业档案管理工作的创新途径展开深入探讨。

[关键词]企业 档案管理 创新途径

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）23-0186-01

1.引言

企业档案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一领域的活动，也不仅仅是档案工作人员的事情，而是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。信息和知识经济时代，企业档案工作要保持与时代同步发展，就必须与时俱进、开拓创新，以创新思维指导档案工作实践，使企业档案更好地适应新时期快速发展的要求。本文就企业档案管理工作的创新途径展开深入探讨。

2.企业档案管理工作的创新途径

2.1创新思想观念

随着企业产业结构逐步调整、优化，整体的技术含量也在不断提高，生产品种也从原来单一的品种到多种丰富的产品，为接收和管理好档案，档案人员应转变观念，不要在办公室坐等，要主动请教有关技术人员，深入生产车间，熟悉了解生产经营工艺流程，弄懂技术档案的内涵关系和保存意义，使档案人员对各种科技档案、资料做到“胸中有数”。在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案，都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例，从设计试制到品牌的创立，无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水，无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上，比如，任何企业发展壮大的过程，其创业的经验、历程，是难以用金钱买得到的无价之宝。在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识和技术，如各种设计资料、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。档案资产是固定资产和一些无形资产的伴生物，它是在各种生产要素的配合下产生、 共存并发展完善。档案资产的实用效益是在档案利用中发挥出来的。档案资料只要管理好、利用好，就能产生更好的经济效益和社会效益。

2.2 创新管理体制

现代企业制度的基本特征是产权清晰，权责明确，政企分开，管理科学。企业的档案工作要适应现代企业制度，就必须对企业档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。

2.2.1机构创新

无论哪个企业，精干是一个必然趋势，企业档案工作也要顺应企业的需要，档案管理的工作方法也必须创新，其内容就是要扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去只是单一的管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。

2.2.2机制创新

企业进行整合改造的目的是适应市场经济体制的需要，转换机制，高效运行，创造最大的经济效益和社会效益。企业的档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新，要激活机体，坚持没有创新就没有发展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、 信息、 科技一体化管理机制转换；提高办事效率，充分发挥人的聪明才智，让档案资源成为企业科技创新、技术改造的动力源之一。

2.2.3制度创新

从企业各自的实际出发，回顾多年来的档案工作实践，领导支持固然非常重要，但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案专业人员的不懈努力。目前看来，适合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全，一些重要的档案分散在各部门、各子公司，不够规范，降低了利用率，制度创新已迫在眉睫，因此必须制定较为详尽的制度，不断创新集团档案管理制度，明确规定档案工作的年度方针和目标，以及兼职档案员在档案工作中的义务和责任，评价档案活动效果的方式、方法，按月考核，年终进行总结评比，职责明确，奖罚分明，从而调动全体专兼职档案人员的工作积极性。

2.3创新管理模式

管理科学要求按档案管理规律建立一套符合本企业需要的科学的档案组织管理制度，其含义一是指按档案工作一般规律要建立健全文件归档制度、档案整理制度、档案鉴定制度、档案保管制度、档案利用制度等，用制度规范企业档案管理工作。二是各企业在建立各种档案管理制度时要符合本企业的实际。由于各企业规模、经营、技术、 管理形态的不同，不仅档案工作的机构设置、运行机制不同，而且在档案管理的形态、方式、 手段上也会有所区别，企业在确定档案管理制度时应注意符合本企业的特征。档案工作的规范化形成和广泛参与，要求提高企业全员的档案意识和档案业务知识，坚持依法治档，确保“集中统一管理”。“集中统一管理”就是统一领导、统一机构、统一制度、统一监督和指导。办公自动化，将出现无纸办公，企业每个岗位都能形成电子文档，这就要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序，了解纸质文件和电子文件归档的关系，明确各类文件材料形成、积累、归档在各个管理岗位上应负的责任。档案利用的广泛性主要表现在计算机在企业内部联网后，企业各部门对档案信息资源实现了共享。档案部门要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保密等问题，通过新的管理制度和管理方法来解决。档案工作既是集团公司重要基础工作之一，也是国家档案的重要组成部分。为了规范集团档案工作，必须加强自身基础建设，大力开发利用集团档案信息资源。

2.4创新服务理念

信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、 广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工，并转化、制作成信息产品，提供服务。在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台。另一方面，在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务。第三是为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。

3.结语

总而言之，创新是时代的要求，是企业发展的需要。档案工作的创新是为档案管理工作重心转移服务，有利于企业档案信息资源的发挥作用，有利于档案信息“大服务”观的形成，有利于档案事业的做大做强。

参考文献

[1] 赵晓勇.关于企业档案管理创新的探讨[J].中国高新技术企业，2010（3）：74-76

[2] 宋立华.企业档案管理创新的思路[J].投资与创业，2013（1）：216-217