实行内部控制 减少效益流失

摘 要:文章以中国石化为例,分析了企业在开展内部控制中效益流失的原因及形式,同时提出了相应的对策。

关键词:企业管理 内部控制 效益

中图分类号:F270文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2010)04-163-02

近年来,中国石化积极开展《内部控制手册》管理应用和ERP管理系统等工作,有效地加强了企业经营活动的规范管理和监督,减少了效益流失。但有些企业在具体的执行过程中,也暴露出一些问题,本文结合企业中普遍存在的问题,谈几点粗浅的看法,旨在抛砖引玉,希望大家一起进行探讨。

一、造成效益流失的原因及形式

企业效益流失的原因,在不同的企业、不同行业表现不尽相同,但归纳起来主要有以下几个方面:

一是规章制度执行不力,导致效益流失。从原来的全面预算管理、到现在的ERP系统平台、内控制度实施,应该说在管理制度的建立、完善上,企业已经进行了卓有成效的工作。但在我们对各单位进行内控检查中发现,部分单位执行国家法律法规和股份公司各项规章制度并不严格,如:个别单位在修理费管理上不按规定程序进行修理费合同立项审批,签订的修理费合同中没有扣取质量保证金条款,对修理费没有按照内部会计制度明确划分资本性支出和收益性支出;有的虽然履行了相关手续,但合同签订时间早于立项审批完成时间,手续只是一种形式,没有起到控制作用。

二是经营管理不规范,造成效益流失。部分单位未按照规定的经营规范开展工作,私设“小金库”账外账、乱拆借、乱担保、违规经营等问题时有发生;有的单位擅自组织职工集资入股,组建与母体企业有密切关系的多种经营实体,并向这些单位大量让利,造成母体企业效益流失;个别单位存在多级法人和多级管理现象,体制机制不完善,经营管理散乱,造成决策失误、经济责任不落实、资产效益流失。

三是缺乏有效的监管手段,导致效益流失。企业控制活动中很大的一个薄弱环节就是监管约束机制不够健全、有效,往往计划是好的,但由于没有人去检查、去考核或者说没有认真地去检查、去考核,而只是搞形式、走过场,不能及时发现、制止、纠正引起效益流失的行为。同时,由于责任追究不力,加之处罚的法规依据甚少,致使部分造成企业效益流失的事件大事化小、小事化了。

四是忽视风险评估,导致潜亏现象的发生。内部控制制度的建立,除规范企业的经营活动外,更重要的一点是其引进了“风险评估”的概念。它要求企业在开展任何一项经营活动时,都要进行必要的风险评估,进而提高决策的科学性。但在实际执行过程中,有的单位在投资前未进行足够的风险评测,投资多出于短期目的,立项基于当时的需要。随着市场变化,制约企业持续发展的矛盾和问题越来越突出,造成企业潜亏的事例比比皆是。有的单位“重产出、轻投入”,往往为了达到某个经营指标或完成某项生产任务,不惜加大投入,而没有进行事前的经营风险分析,极易出现“大投入、小产出”,投入与产出不匹配的现象,造成企业潜亏严重,经济效益流失。

问题产生的原因虽然是多方面的,但内部监管不到位、对内部控制和内部审计的重视不足是不容忽视的重要因素。

二、减少效益流失的途径及对策

1.加强企业内部控制建设,控制效益流失。在市场竞争日趋激烈的情况下,企业一般来说面临着两个基本问题:一是如何适应外部环境的变化;二是如何协调内部资源的有效利用。由于企业对外部环境的适应性是建立在内部协调性的基础之上,因此,加强企业内部控制,是企业最基础性的工作,也是企业能够生存和发展的保证。结合企业正在实施的内控制度建设实际,具体实施过程中,我们应重点抓好四个方面的工作。

一是加强领导责任意识,为内控制度建设提供强力保障。在建立内部控制体系的过程中,将要涉及企业的方方面面,只有领导重视,亲自抓、亲自管,层层落实责任,带领、协调各部门按照《内控手册》的建设要求,积极梳理、完善、整改管理制度和管理模式,企业的经营管理才能更加规范。

二是加强信息反馈,推动内控制度创新。随着企业内部管理工作的不断更新,外部经济环境的变化,国家政策法规的不断完善,如不能及时反馈变化信息或者反馈严重滞后于环境的变化,企业管理层就无法及时获取内部控制存在的问题,采取相应的对策,管理上就有可能出现混乱,甚至失控。因此,必须结合企业发展实际和现代企业制度建设要求,密切关注外部环境政策变化,充分考虑企业的性质、规模、生产工艺过程、管理模式等内容,通过定期和不定期对内部控制制度执行情况的检查,及时发现问题,解决问题,不断更新、丰富内控制度的内容,消除传统的成本、费用与科技创新、市场经济相脱节的弊端,使内部控制制度更加完善和规范,真正符合企业的实际发展需要。

三是积极优化流程,控制风险,强化内控职能。股份公司实施内部控制制度以来,组织了大量的人力在全系统范围内多次进行督导评审,结合ERP系统上线运行,对各个关键控制点及系统控制措施提出了具体的要求和措施,制定并多次修改内控流程,反复测试控制措施和步骤,巩固和提高了内控制度执行的有效性,最大限度地降低了风险,保证了企业不出现重要缺陷和实质性漏洞。今后,应更加注重内部控制的职能作用,加强企业经营活动的风险评估,不断调整优化业务流程,堵塞效益流失的渠道,真正实现控制风险的终极目标。

四是必须加大内部控制执行情况考核力度。在股份公司现行的考核机制中,已经把“内部控制执行情况”指标纳入高层管理人员业绩奖金考核和单位经营目标考核体系,根据各单位内部控制执行情况的考评等级,分别对领导人员年度业绩奖金和各单位效益工资进行考核兑现,有力地推动了企业规范管理,确保了内控制度的有效执行。

2.开展内部控制执行检查,强化内部控制执行。要保证内部控制有效执行,除依赖于管理人员的强烈责任感和企业全员的自觉性外,检查评价也是一项重要的措施。检查评价可由企业主管部门组织专门的检查队伍,定期进行企业内部控制综合检查,积极寻找企业内部控制各个业务流程中存在的问题、经营风险和管理隐患,及时反馈给各业务主管部门和企业管理层。针对问题提出可操作性强的管理建议,且予以制度化,从而实现内部控制执行的有效性、财务报告的可靠性、遵循适当的法规等目标。

一是掌握企业业务流程的关键控制点,确定测试重点。在检查过程中,要通过注意收集企业信息,熟悉企业生产经营特点,做到生产工艺流程与内部控制业务流程一一对应。在全面了解业务流程各个控制点的基础上,选取关键控制点进行测试,为进行实质性检查做好准备。

二是突出穿行测试,确定内部控制的执行力度。穿行测试是检验企业内部控制制度执行效果,寻找内控制度失效环节的有效方法。通过有意识地让有疑点的内控制度在业务流程中进行一次或多次“穿行”,使内控制度中的缺陷和业务流程的不适应性暴露出来,从而检验制度设计的可靠性、可行性,验证内控制度的健全、完整性、安全可靠性,实现预测、控制管理风险的目的。在内控检查时,必须对内控情况进行穿行测试,并根据测试结果对内控的有效性进行评价,督促风险管控措施的落实,协助企业提高风险管控的效果,逐步完善风险管控体系。

三是开展专项审计,逐步完善内部控制。开展专项审计一般能发现层次较深的问题,更好地揭示企业管理薄弱点,有助于内部控制的完善。专项审计可依据企业的经营情况并结合日常承包经营审计的经验选择审计项目。例如:为加强预算管理控制,开展预算执行情况专项审计,揭示预算管理中存在诸如预算执行符合率低、预算外费用过大、预算编制不合理等问题;为保证财务信息的合法性、可靠性开展内部控制专项审计,检查有关制度、程序的贯彻执行情况,对其健全性、科学性、有效性做出综合评价。根据审计中发现的问题,从根源上寻找原因,分析其利弊,结合企业经营管理实际情况,提出操作性强的审计建议,注意原则性和灵活性相结合,避免脱离实际、纸上谈兵,从而促进内部控制的不断完善。

3.利用信息化平台,做好ERP环境下的内部控制审计。ERP作为企业信息化建设的核心组成部分,是企业提高内部控制质量有效的工具和手段之一。它使企业内部控制中的部分控制流程实现了信息沟通和共享,帮助各级管理者及时识别、捕捉确切的与企业经营活动相关的信息,抓住时机,进行判断及科学决策,提高工作质量和效率。

由于ERP的实施,企业业务流程随之重新整合,业务流程的转变给企业内部控制带来较大影响,对企业内部管理和财务方面的监控提出了新的要求。这就要求我们在实施审计项目时不能再照搬以前的经验,不能仅对有所变动及重要的内控程序进行测试,而应重新对新环境下业务流程进行分析,对内部控制进行测试,寻找薄弱环节,重新确定审计切入点。在审计过程中,应根据企业《内部控制手册》所涉及的具体业务流程控制点及权限指引找准切入点:一是综合性评价所认定的失去控制和控制薄弱的业务流程控制点或权限指引,包括健全性评价认为审计不完善或较不完善,以及认为不执行或执行不力的流程和环节;二是特定时间内未得到良好控制的业务流程控制点和业务环节;三是固有风险较大的经济业务;四是重点关注ERP线下操作部分的内容。

4.实施风险评估,提高企业决策科学性。由于每个企业在生产经营过程中,都要面临来自内部和外部的不同风险,特别是当企业内外部环境发生变化时,风险最容易发生,对企业的效益影响也最大。因此,需要加强对环境改变时的事务管理,加强对这些风险的分析与评估。由此,风险评估就成为提高企业内部控制效率和效果的关键之一。企业应该对内分析自身的优势与劣势、长处与短处,对外分析外界的机会和威胁,考虑自己的生存机遇,不仅在战略目标的制定过程中要进行风险评估分析,而且要在日常的内部控制过程中也这样做,才能将内部控制目标的风险降至最低。

同时,针对内部控制过程中实施风险评估的实际,内部审计的工作重点也要随之发生变化,审计模式也应转变为以风险为导向的模式。以往审计只注重影响经济业务的内部环境,而实行风险导向审计后,除注重影响经济业务的内部环境以外,还增加了注重外部环境的评测。它是以经济业务整体为重点,综合分析评价企业经营所处的内外环境,更加全面、动态地考虑风险因素,对内部控制的运用也更加全面。在风险导向内部审计观念下,年度审计计划与公司最高层的风险战略连接在一起,审计人员通过对当前的风险分析确保其审计计划与经营计划相一致。内部审计的工作重点不再是测试控制,而是分析、确认、揭示关键性的经营风险,并通过规避风险、转移风险和控制风险实现有效化管理。

(作者单位:中原油田财务结算中心 河南濮阳 457000)

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