浅谈文件档案的立卷归档工作

摘要：档案是本单位职能行为和和社会实践的结晶，是宝贵的信息资源和财富。应当加强档案管理力度，专人负责档案工作，将责任落实到人，要求以“为历史负责、替现实服务、为未来着想”的高度提高对管理档案工作的认识，对产生档案资料和有保存价值的各种门类和载体的档案资料要做到齐全、完整、及时归档。

关键词：文件档案；立卷；归档

近年来，随着形势的发展，对档案管理工作的要求逐渐提高，档案工作不但是公文一些对国计民生影响较大的工作也都必须存档，是关系到国民经济的大事，应该非常重视档案的搜集和整理，责成专人管理，在县档案局的具体指导下，各部门档案按照上级的要求已经整理归档。具体工作应该遵循一些原则：

一、立卷归档要与时俱进，提升服务水平

根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，县档案局多次下发文件召开会议安排部署，要求在一定的时间内根据本单位的具体情况编制完成，这项工作非常复杂，涉及到全局各个部门和整个工作，以及今后档案的管理、归档和为全县经济建设服务的大事。当前我们在档案工作上做了一些工作，但是还存在许多问题，我们现有的档案还没有进一步规范化管理，还处于保存阶段，还有待于进一步开发进级。我们要加强现有档案的搜集管理以各部门现有的档案为基础，继续做好档案的收集，要把所有涉及环境方面的档案纳入归档范围，特别是声像、影像方面的要搜集整理，对散存的和个人手中的档案做好征集工作。为了进一步加强对档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全提供良好的制度保证。

二、档案立卷归档的具体工作

（一）归档范围。凡本单位行使职能及各项管理工作等活动中形成的、已办理完毕的、具有查考价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件资料，均应依法归档。

（二）归档时间。本年度形成的材料归档时间为1月1日至12月31日。跨年度的请示和批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕处立卷；表彰文件在6月30日前制发的放在针对年立卷、7月1日后制发的放在制发年立卷。

（三）归档份数。归档的文件一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。各类文件应将底稿和复印件一并归档。

（四）归档要求。

1、归档的文件材料应收集齐全，核对准确、完整。按照文件材料的形成规律及其内在的联系分类、立卷，正确地反映本单位各项工作的真实情况。

2、凡归档的文件材料，其制作材料必须易于长期保存，同时要保证图样清晰、字迹工整、签署完备、禁止使用铅笔、圆珠笔和复写纸。

3、归档案卷封面各个项目应填写清楚、准确，卷内文件材料按规定次序排列、编号，并填写“卷内文件目录”和“备考表”。

4、归档案卷要按一定次序排列、编号，并编制目录。

5、归档手续：各科室将文件材料向档案室移动交时，应编制“归档移交清单”，一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。

（五）立卷归档职责

1、各单位、各部门要将档案工作纳入本单位、部门工作职责范围。确定一名负责人分管此项工作，指定一至二名专（兼）档案人员，负责本单位、本部门档案的收集、整理和移交工作，做到每项重要工作或具有保存价值的材料，都要有完整、准确、系统的归档保存材料。

2、各单位、各部门对档案工作应做到“三纳入”、“四同步”。“三纳入”即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，“四同步”即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

3、各单位、各部门在公共活动中形成的具有保存价值的文件材料，必须按规定向档案室移交；凡个人在从事的活动中形成的各种载体的文件材料，也要按规定向综合档案室移交，集中管理。

三、对档案立卷归档工作的思考

1、收集齐全是前提，价值重要是关键。我们对保存档案的第一要素是齐全，也是我们做好档案收集工作的前提。在各方面各种档案收集齐全的前提下，我们要把好档案的质量关，收集来的档案一定要具有保存价值，尤其是反映重大活动、重要事件、重点工程的档案必须要全部收集，每个细节都不能放过。

2、丰富内容是前提，门类齐全是关键。档案内容的丰富是档案齐全重要表现，也是我们对档案收集工作的基本要求之一。档案内容不仅是对档案内容完整性的要求，还是对档案内容表现形式多样性的要求。在收集所有形成档案齐全的基础上，对反映同一内容不同形式或载体的档案也应收集齐全，尤其是在当今这个技术快速发展的社会更为重要。现在社会对档案的利用需求，更注重能够提供档案门类的多样化。

3、档案丰富是前提，防止重复是关键。所保存的档案丰富是我们的希望，也是我们的目标。但是档案丰富不是盲目的，不是随心所欲的。我们不追求不讲原则的无限“丰富”，这就要求档案收集工作要建立在理性的基础上，在科学的规范要求下进行。我们发现在档案收集上有不按归档原则或过分追求数量的问题，使得有一些档案层层保存，出现多处重复，这是不一个不可忽视严重问题，不仅给档案库房带来压力，还给今后档案鉴定工作增添了巨大的麻烦。因此，档案收集一定要讲求原则、遵循科学规律，让我们的收集工作从从“宁多勿缺”中解放出来，让我们的保管工作从繁重的负担中解放出来。

另外，档案收集工作要注意方式多样化。一是收集途径多样化。除了传统的接收、征集、移交等手段，还可以利用现代网络、传真、复制等手段收集。二是收集设备现代化。除了以纸质、实物等载体形式收集，还可以利用现代科技设施设备收集电子、音像等形式的档案。三是收集工作应提前介入。譬如：注意文件形成，把好文件流转关。主要是掌握文件材料在形成过程中的各个环节，及时做好平时归档。关注重大活动，把好收集督导关。主要是保持与重大活动具体经办人的联系与沟通，并提出明确要求，及时督导重大活动资料移交归档。参与档案管理，把好归档整理关。主要是档案人员要切实担当起责任义务，最好亲自做具体的档案归档工作，及时发现并解决收集上存在的问题，不要聘请其他人员完成归档整理工作。

立卷、归档就是将处理完毕的具有查考和保存价值的文字材料，按其在形成过程中的联系和规律组成案卷。从某种意义上讲，文书立卷、归案是为党和国家积累档案财富的重要手段。其工作的质量关系到经济和社会建设的多个方面，因此，做好档案文书的立卷归档工作具有重要的社会意义。