浅谈如何写好一封成功的英语外贸函电

【摘要】随着书记的上台，与国际上各国开展更多的交流，国家之间的关系日益密切，开放了越来越多国家之间的免签、落地签等互惠政策，美国十年多次往返签证等事例，都体现我国的国际地位也越来越高，与各国之间的贸易来往更加密切。为了使国内从事贸易业务的人员能了解更多、更准确的国际经济与市场动态， 从而在国际交易中能应付自如，而国内外沟通中占比重大的实则为邮件、聊天软件。所以外贸英语函电受到越来越多的外贸业务人员的关注，其重要性也显得越来越突出。而过往很多学生都没有重视这门课程，把外贸函电信函写得和英语作文相似，其实不管从形式上还是用语上和普通作用都有很大的不同。本文拟从以下几方面对其中的一些常见问题进行初步的归类分析，探讨它们产生的主要原因，并就此提出一些相应的解决办法。

【关键词】外贸英语 英语函电 书信写作

一：外贸函电的撰写原则与普通书信写作不同

很多学生在刚接触到外贸函电时会觉得函电是很抽象的，要么认为这与普通书信写作就是一码事。但其实它不抽象，简单说它就是一封以外贸内容为基础的邮件，也与普通书信写作不管从句式到用语都有非常大的不同。首先，书信写作可以用抒情排比感叹的句式进行表达，而正式的商务外贸函电，不允许用此类对于沟通造成累赘拖沓的句式和用语。

所以对于外贸函电的撰写原则有三点：即清楚、简明、礼貌，又称“三C”原则。

1.清楚

必须用朴实的语言，清楚、直截了当地表达你的意思，让收信的人了解你想说什么。在普通作文书信里加分点的拟人比喻在函电里却成为了表达含糊指代不清，还需要进一步进行揣摩式的句子，那在外贸函电里即成为了不清楚的扣分点。而一封明了清楚的外贸函电即是成功的一半。

e.g. A： As to the steamer sailing from Shanghai to Los Angeles， we have bimonthly direct services.

B： We have a direct sailing from Shanghai to Los Angeles every two months.

C： We have two direct sailings every month from Shanghai to Los Angeles.

以上A句用到的一单词表达非常不清晰，容易导致意思混淆。因为bimonthly既有两个月一次，也有一个月两次的意思。所以为了避免此类的误会，建议不用生僻词，不用一词多意容易造成混淆意思的词。那么A、B改写的两个句子则用的是简单易懂的表达，两个月一次：every two months，一个月两个航班：two direct sailings every month.

2.简明

为了使函电简洁，必须用尽可能少的文字来表达你的想法与意图，避免废话连篇与重复。除此之外，适当的分段是有必要的。在普通的作文书信里，排比句、大段落的详细描述是加分点，在函电里却也成为了累赘拖沓的用语。在作文书信里不支持随意一句分一段，而在外贸函电里却是为了更简洁的表达，支持按照意思需求适当分段。

e.g.（1）A： I want to take this opportunity to tell you that we are grateful to you

B：Thank you

（2）A. I wish to express my heartfelt gratitude to your kind cooperation.

B. Thank you for your cooperation.

以上两个句式不同的表达方式，如果用在普通书信写作了，A是更佳的选择，而用在外贸函电里则是选择B句式的表达方式，则可以更加恰当简明的表达到位。

3.礼貌

礼貌并不只是客气，真正的礼貌来自于真诚地为“对方”考虑的态度。这里讲的礼貌不光是言语上的客气和恭谦，双方彼此与客户之间的关系是平等的，所以既要做到言语上的礼貌也不能把自己姿态放得过于低，且要做到关心与体贴，真诚的为对方考虑。当然，粗鲁的语言与命令的语气是绝对不允许的。同时，当收到对方邮件是，及时不能马上给出准确答案也必须要迅速、及时地回复对方，并告知会尽快查明并回复。

e.g. A： We have received with many thanks your letter of 20 may， and we take the pleasure of sending you our latest catalogue. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.

B： You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalogue enclosed， which you requested in your letter of 20 May.

在以上例句A里，一句话里多次表达感谢，这就有过度低姿态和讨好的态度在里面，礼貌必须有个度，外贸业务员工作性质里虽然涵盖服务，但并不需要刻意降低自己姿态和对方对话。而例句B里，通过正式的态度清晰的表达了所需要交代的信息点，礼貌且不卑不亢，这就是一个合格的外贸业务员应该有的专业态度。

二、外贸函电的格式

函电的格式与普通写作书信还是有区别的，例如书信不需要交代邮箱地址，也不太需要写职务和公司相应信息，而在外贸函电里却是重要信息点。以下罗列几项格式重点

1、邮箱地址，见过不少学生对邮箱的格式还是会犯错误。例如要么漏了@，要么后缀.com漏了，要么多打了不必要的符号，例如：.这些都是常见但重要的方面。

2、普通书信的称呼，通常知道对方的名字，那么只需要在名字前面加上Dear，例如Dear Tom，但在外贸开发客户时，我们获知的一些信息里未必包含对方名字，若次时知道对方性别，可用用Dear sir， Dear miss等，如名字甚至性别都不清楚时，我们可以用Dear friend， Dear sales，切不可不知道称呼就忽略，不写称呼。

3、普通写作书信未必会交代书信标题，但对于正式的商务函电，每一封函电都必须要有标题，而且要充分利用好关键字命名标题，因为当后续搜邮件时，可以快速的通过关键字找到。而函电一个主标题不够时，还建议给各小分点做个小标题。还可以用其它不同字体、其它不同于全篇字体的颜色做个效果突出。

4、普通写作书信中不太会看到一行文字，做独立的一段。而商务函电里适当的分点分段对于篇幅长的内容来说非常有必要，并且适当的空行可以使全篇看起来更为舒服。因为一封成功的商务函电，是用尽量简洁的方式体现重点问题。那么适当的分段可以使原本篇幅比较长的具体内容，同过大标题和小标题来突显，即便当下没有充分的时间

5、对于普通写作书信最后通常只需一个名字，而正式的商务函电里除了名字还必须包括职务、工作部门、公司名称、公司地址、联系方式。

三、外贸函电与外贸专业知识的关系

普通写作书信的内容大多涉及日常，用语简单也不太涉及专业性内容。而外贸函电，除了是一封邮件，还是一封涉及大量外贸专业词汇、外贸术语、外贸习惯表达句式的专业性很强的函电。所以除了掌握以上信息点，外贸专业知识也是不容忽视的重点。以下为整个外贸运作的重要环节与不容忽视的外贸专业词汇术语与句式。

1.建立商务关系Establishment of business of relationship.

主动联系客户建立商务关系，有的学生会觉得这很简单，把所有关于公司信息和产品包括所有报价信息都一次给客户就是一封成功的开发信。其实不然，里面还包含很多的沟通技巧。而一封邮件把所有信息交代太满，没有任何悬念的全盘托出，可能连回信都没有办法收到，那么没有吸引悬念，那么没有沟通过程的一封邮件就是不成功的函电。我们既要吸引对方的兴趣也要通过一来二往的沟通去抓住客户更多的需求点，这样才是有效沟通。

2.询盘enquiry、还盘offer

询盘、还盘儆谕饷呈跤铮简单的说就是问和答。既然简单的问和答有专属的专有名词询盘、还盘。那么询盘还盘函电里也一定涵盖一定量的专业术语，以及日常不同含义的外贸用语与句式，如果没有掌握一定的知识量，就无法达成有效的沟通。举例子，如下说明：

1.notice常被日常翻译为通知，但在外贸函电里表示通知更常用inform。

2.advise常被日常翻译为建议的意思，而被用于外贸函电的意思是：通知。

3.item常被日常翻译为项目的意思，而外贸函电中是：商品。

4.capital常被日常翻译为首都，而外贸函电中是：资本。

5.place常被日常翻译为地点，而外贸函电中是：下单。

6.line常被日常翻译为线，而外贸函电中是：生产线，加衬里。

还盘，在商务函电中的格式，必须让对方简单易懂一目了然。所以建议适当的分段分点清晰的罗列，而不是一句话写到底。例如以下产品信息的罗列：

In compliance with your request， we are making you a firm offer， subject to your reply reaching here by June 22，2017， as follow：

Commodity： GPS Art.No.178

Specification： MODEL WG1050

Quantity： 10000PCS

Price： $1

Packing： In cartons of 120pcs each

Inspection： By CIQ

3.投诉complaints，索赔claims，调解adjustments

在外贸函电里，从下单前的沟通，到下单的各个环节的跟进这都不算是特别难的事情。其实一个产品卖出去了还不算是成功的，真正的成功的交易是产品卖出去后，如果遇到投诉索赔经过调解可以解决问题，还会有后续的再次下单，这才是成功的交易。那么在函电上的沟通也是非常重要的。

当遇到复杂问题投诉时，你只是一个贸易人员，不是技术人员，你是否在收到投诉邮件时会紧张不知所措，想在与技术人员了解清楚后再进行回复。答案是NO.你应该第一时间看到邮件便回复，即便你还不知道技术上的具体问题，但是一定要表明态度，你很关心这件事情的发生，你会尽快竭尽所能的去查明事实，并且给予满意回复。那么对方看到你的态度也会以一个稍微缓和的心态去等待你的回复去处理问题。并且在事情还没有查明原委的时候，也保持不卑不亢的态度，因为事发未必就是你方产生，并且错误的出现还需要配套一系列的证据核实，这都是必须例行的公事。

e.g. Sorry to hearing the bad news.

Please let us have a copy of your survey report， specifying the serial number and quantity of the faulty goods as well as two pieces of the samples for our recheck. If we confirm the quality problem， we will recall those faulty goods and deduct the sale amount accordingly from the value of the next order.

最后，正确的理解外贸术语，用词，正确的使用外贸函电的表达方式，那么才能达到事半功倍的效果，才能促成有效的沟通。

参考文献：

[1]傅龙海，杜启遂，《外贸英文函电》，高等教育出版社，2015.8（2）

[2]黄水乞主编 《外贸英文信函范例与常用精句》广东经济出版社，2011

[3]刘裕主编 《巧用外贸邮件拿订单》中国海关出版社，2013