国营农场人事档案管理现状及对策

【摘要】人事档案管理作为企业人力资源管理的主要方法，受到了越来越多的重视，但我国国有企业人事档案管理方面还存在很多不足，需要进一步发展与完善。文章以红星农场为例对国营农场人事档案管理现状及改革进行探讨。

【关键词】人事档案；管理；对策

中图分类号：F27文献标识码A文章编号1006-0278（2013）06-067-01

一、国营农场人事档案管理现状

农场把精力和资金主要投向生产经营、民生建设等关系农场职工收入提升和生活水平提高上，而对档案基础工作的投入不够，甚至片面地认为没必要把太多的精力用在人事档案管理上。一定程度上因农场人事档案管理工作不健全，缺乏科学性、先进性，利用率低，制约了人事档案功能的发挥，越来越不能满足现实工作的需要。

（一）农场人事档案内容陈旧、简单、不规范

虽然以前旧的人事档案材料记录了员工的姓名、年龄、性别等基本信息，但已不适应新形势的发展。档案记载的个人历史材料较多，现实材料不全。这种人事档案不能为选人、用人提供参考，也一定能程度上影响到农场干部职工的正常晋升与轮换。人事组织部门主要掌握个人履历、政治面貌、学历、职务评聘、工资等方面的材料，而反映干部职工工作业绩的材料却没有收集进来，使人事档案在使用中缺少对干部职工工作能力评估这方面的相关信息。这种状况不但造成管理成本增加，而且破坏了人事档案内容的完整、统一，使之不能全方位地反映员工的真实面貌。农场存在着一些人事档案的材料不是经过严格审查就归档的问题，有些档案内容填写过于简单、不合规范；有的内容前后矛盾，有的档案资料因为归档不及时、存放不规范造成残缺不全，人事档案管理缺乏系统性、规范性。

（二）农场人事档案管理设备落后陈旧

存放档案的库房结构设置不合理，对防潮防火的设备不健全，设备比较陈旧，同时人事档案的收集、整理、编目、归类等工作主要靠手工的操作。纸质的档案在多次装订、整理后损坏严重，影响档案的安全性和完整性。

（三）农场人事档案管理制度落后不适应网络时代的发展

由于农场进一步的机构改革，人事任免制度改革，人才流动日益频繁，人事管理日趋复杂，工作量也大为增加，但目前，我场的人事档案管理仍停留在手工操作阶段，工作效率十分低下，已不能适应社会发展的需要。虽然也利用计算机进行管理了，但由于管理软件跟不上，难以正确使用计算机，甚至只能把计算机当作高档打字机使用，自然效果不显著。

二、国营农场人事档案管理对策和设想

今年10月份湛江农垦局根据中组部《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，为进一步提高垦区干部人事档案规范化、标准变化、科学化管理水平，分期分批举办垦区干部人事档案实操培训班，并且统一购置分配了一批人事档案的管理设备给各个农场，并要求各农场单位在学习培训结束后，要按要求对本单位所管干部人事档案进行认真管理。此次农垦局举办的培训班及为各个农场采购的现代化人事档案管理设备，为我们农场在新时期更好的做好人事档案管理工作提供了物质和人才基础。但我们还应从以下几个方面进一步的加强国营农场的人事档案管理工作，以更规范、更先进的管理促进人事档案更充分的发挥其在选拔提干方面的作用。

（一）对国营农场人事档案进行信息化管理

传统的人事档案管理缺乏信息化管理的理念，而提供快速、高效、优质的档案利用服务是档案工作发展的必然趋势。国营农场人事档案部门要努力创造条件，实现档案信息管理现代化，促进档案信息的开发，提高人事档案的利用价值和工作效率。将国营农场干部职工的档案信息输入电脑分类管理，建立人力资源的电子网络以及优秀人才库，利用计算机对人事档案进行信息储存，对于正式职工、短期聘用人员、劳务人员等分别进行编号并且管理，从而方便查找。

（二）对农场人事档案进行动态管理

在人事档案的收集上要及时、完整；在人事档案的鉴别上必须遵循“去伪存真”的原则；人事档案的整理归档要严谨、科学；人事档案的借阅应注意人事档案的安全；人事档案的更新应及时、准确、全面，尤其应注意对人事档案的新内容进行及时、主动的补充收集。建立农场的优秀人才库，对于各类具有专业技能证书及资质的干部职工，分类录入到优秀人才库中，这样使国营农场在选拔和任用员工的时候，更高效便捷，从而充分发挥人事档案的作用。

（三）做好电子文件的整理与归档工作

做好电子文件的整理归档是提升农场人事档案管理水平的需要。电子文件的出现，特别是企业信息网络的应用，对每个企业档案工作的影响不仅仅是信息载体的变化，更是一次观念的转变和管理模式的变革，也是提高企业档案管理水平，充分发挥企业档案信息效用的极好机遇。电子文件的运用，将冲破档案工作与文件处理工作的界限，使文档一体化管理进程加快。文件从形成到归档均可以利用计算机网络进行，大大提高档案管理工作的质量和效益。

（四）加强对农场人事管理人员的培训

要实现人事档案的信息化、电子化管理，农场必须具有高素质的档案管理人才。人事档案管理信息化、电子化的最终决定因素是人。人事档案管理人员必须由人事档案实体管理者向信息管理者和者的角色转换，要提升人事档案管理人员的计算机应用能力，用信息化、数字化管理手段来管理人事档案信息。对档案专业人才的培训主要分为两个方面：一是基础理论和业务技能培训。档案人员应具备扎实的档案学基础，还应懂得文件与档案的管理原则，熟悉档案工作的规律分类方法及有关技术。二是现代化信息技术培训。培训重点应放在数据的规范采集、软件的正确运用及网络知识的运用等方面。

总之，提高对人事档案管理意识和认识，加强对人事档案管理是对员工一种责任。