浅谈要素式公证谈话笔录的制作

谈话并制作笔录是公证程序的必经程序。从现在的公证实践中可以看出，从领导到公证员，重视谈话笔录的不多，从而对于笔录的样式并无统一规定：而目前，公证实践中运用的谈话笔录往往都比较简单、机械，不能充分发挥公证谈话笔录的应有的一些功能。

一、首部，为主体信息方面和时间、地点方面的记载

新《公证程序规则》第二十九条第二款规定：“询问笔录应记明：询问日期、地点、询问人、记录人、询问事由、被询问人的基本情况……”这是对谈话笔录记载内容的明文规定。由此，以上内容可以看做一份要素式谈话笔录在首部的法定要素，缺少任何记载，严格来说都将造成办证程序上的瑕疵。首部主要应记明以下几项内容：

1　标题。居中写明“公证处谈话笔录”或“公证处询问笔录”即可，为区分事由，也可选择在“公证处谈话笔录”后加注具体事由如“公证处谈话笔录(财产继承)”、“公证处谈话笔录(房屋买卖)”等等，可自由选择，无须固定。

2　询问日期、地点。属于客观要素，应据实写明询问的时间和场所，时间一般以年、月、日即可，可能有些对于时间比较敏感的保全证据事项要求精确到X时、X分，公证员可根据具体情况决定。日期填写应尊重事实，先填或后填以及不填日期都可能在将来产生对公证员不利的后果。地点应写明XX省XX市XX区XX街XX号以及某单位，而不应该简单写某银行或某中介公司内，因为上述信息本身可能是一直变动的。不利于事后确定实际地址。

3　当事人、记录人及当事人基本情况。当事人即实际在场做笔录的相对人，其可以是公证申请人也可以是申请人的人或者其他起旁证作用的证明人，根据实际情况记载即可。由于谈话笔录的目的之一就是为将来再现当时情况做一个证据，没有到现场的人一定不能在笔录中记载，否则将引发对整个笔录内容的质疑。记录人即现场公证员或公证员助理，公证员应亲自记录或者由公证员助理记录，但公证员应亲自询问当事人。当事人的基本情况主要包括姓名、性别、出生日期、住址、单位、证件名称和号码、联系电话等，原《公证程序规则》第二十四条对此作了列举性规定，而现《公证程序规则》统称为当事人基本情况。由此，可以认为除当事人姓名、性别、出生日期外等关键区别要素外，其他内容可以选择性记录。

4　询问事由。这比较好理解，即谈话笔录所记载内容的案由、一般可根据公证申请事项来记载，如赠与合同、现场监督、委托书、保全证据等；如询问具体事项，也可以具体写明如“核实xX是否系先于被继承人死亡”、“确认法定继承人对自书遗嘱的态度”等等。

二、正文，即要素式谈话笔录的精华内容，也是制作的难点所在

根据以上对谈话笔录结构的基本分析，正文应主要由审查性提问和告知义务履行两部分组成。其中告知义务的履行又可分为程序性告知事项和实体性告知事项两部分。

以一份民间借贷合同的谈话笔录为例，可根据贷款合同在实体法上的相关内容针对关键几个要素进行审查性提问：

1　您申请办理什么公证事项?

2　借款金额、币种、期限?

3　借款合同是否约定利息、利息多少?

4　贷款人婚姻状况、出借款项是否约定个人所有，是否取得配偶同意?

5　借款合同是否设定担保?

6　如设定抵押，抵押物的具体坐落，价值，评估否?

7　借款人婚姻状况，将抵押物抵押是否取得配偶同意?

8　双方对合同内容是否明确，意思表示是否真实?

9　根据《中华人民共和国公证法》、《中华人民共和国民事诉讼法》的有关规定，对经公证的以给付为内容并载明债务人愿意接受强制执行承诺的债权文书，债务人不履行或不适当履行的，债权人可以依法向有管辖权的人民法院申请强制执行。此贷款合同是否赋予强制执行效力，借款人是否愿意放弃诉权，接受强制执行。

在告知义务中：程序性告知事项的目的在于告知当事人所享有的权利和义务，公证书的法律效力等。主要有：

当事人权利：

1　有申请公证员回避的权利。

2　除不能委托的公证事项外，有委托人申办公证的权利。

3　有撤回公证申请的权利。

4　有在法定期限内领取公证书的权利。

5　有对谈话笔录进行核对、修改的权利。

6　认为公证书内容有错误的，可以要求本公证处复查的权利。

7　对公证书的内容有争议的，可以就该争议向人民法院提起民事诉讼。

8　对于办理公证过程中提供的材料和披露的隐私，有要求公证员保守秘密的权利。

9　对于因为公证机构或公证员过错所造成的损失，有要求公证机构赔偿的权利。

当事人义务：

1　遵守国家法律、法规，申请公证事项真实、合法。

2　如实详细地填写公证申请表。

3　如实说明申请公证事项的有关情况，提供真实、合法、充分的证明材料。不作伪证。

4　按标准缴纳公证费。

5　提出回避申请。应当在公证书作成前提出。

6　依照相关法律、法规正确参与公证活动并承担相应的法律责任。

7　不提供虚假证明材料、骗取公证书；不利用虚假公证书从事欺诈活动：伪造、变造或者买卖伪造、变造的公证书、公证机构印章。否则将承担相应的法律责任。

其他一些程序性告知事项如：公证法律效力主要有证据效力、强制执行效力及法律行为成立要件效力。公证程序主要有受理、审查、出证等环节。公证收费标准、公证领取期限等。具体的程序性事项可以选择主要内容制定成统一格式，抓住主要要素，供当事人了解基本的权利义务和公证的作用即可。应注意的是，不同的公证事项，公证书措辞不同，证明的内容往往也不同，应对有关公证所能起到的实际效力具体告知当事人，如证据保全公证中。应写明：“本公证机构只对事实做保全，不对实体法上争议做任何判断。本处受理此项公证申请，不代表申请人在实体法上有任何优势。”

至于实体上的告知义务，在制作时应根据不同的公证事项及当事人具体情况的不同进行个性化的告知。可以直接参考一些实体法的法条及司法解释的内容，对可能发生的纠纷进行预判并充分提示申请人注意。主要讲明所办公证事项的法律意义和法律后果即可，此时，谈话笔录中的要素即为待证事项关键的几个法律问题。

这里仍以上述民间借款合同为例，实体性告知事项主要有：

1　借款合同采用书面形式。但自然人之间借款口头约定仍为有效。

2　借款合同的主要内容应包括借款种类、币种、用途、数额、利率、期限和还款方式等

3　订立借款合同，贷款人可以要求借款人提供担保。如提供担保，具体担保条款内容应符合《中华人民共和国担保法》的有关规定。

4　自然人之间的借款合同，如无利息约定或约定不明确的，视为未约定利

息。如约定利息，此利息最高不得超过银行同期贷款利率的四倍。

5　自然人之间的借款合同，自贷款人提供借款时生效。

6　以欺诈、胁迫手段订立的借款合同、恶意串通，损害国家、集体第三人利益的合同、以合法形式掩盖非法目的的合同及损害社会公序良俗的借款合同均为无效。

以上是对正文部分制作的简单示例，实际上，除了程序性告知事项比较固定化，可以单独制作告知书预先发给当事人阅读外，审查性问题和实体告知事项均要根据当事人的具体案由和具体情况进行有针对性的审查和告知。对于审查性提问，要注意提问的连贯性，提问的多角度以及申请人的回答的前后印证，主要是就几个实体法上的关键要素和当事人确认。而实体性告知要紧扣法条，每一项告知都要有充分的法律依据，对于当事人申请公证事项容易产生纠纷的问题一定要事先告知当事人。当然，有些公证事项如涉外民事公证证明的系法律事实，公证员的工作可能只是简单的查证事实，不存在实体法方面的问题，故可以仅仅告知当事人程序上的权利和提供伪证的法律后果。另外、告知义务的履行不存在记录的问题，而审查性问题的回答在作记录时不一定要全部抄录当事人原话。而可以由公证员概括当事人的意思。最后由当事人查阅后签字确认即可。

三、尾部，关于要素式谈话笔录尾部记载的事项

应该是一些格式化的提示和签名部分，也可以包括一些首部和正文所无法囊括的内容，如一些备注信息，当事人的补充说明，特殊要求等等。

如：1　请仔细核实以上谈话笔录，如对笔录内容无异议，请签名。

2　请再次阅读笔录，并签名确认上述笔录确系您真实意思表示，笔录内容属实，您并已经充分阅读并理解以上笔录内容及告知事项。

具体措辞可由公证员自行拟定，主要要素在于充分提示当事人对笔录内容的认可，并要求当事人签名确认。如有备注信息，如关于公证书领取的约定，当事人核对笔录后对一些问题的补充说明等也可以放在尾部，这样可避免更改整个笔录，加大工作量。

关于签名，一般情况下要求当事人签名，如当事人因身体原因或系文盲而无法签名，也可以盖章和按手印加以确认，如谈话笔录有多页，每一页均应进行确认。谈话公证员也应在记录人处签名。

至此，一份要素式谈话笔录的制作便简单的完成了，根据具体事由不同，当事人的不同，笔录的内容也可以千变万化，但要点和思路应该说是基本一致的，就各个部分的一些要素如果能够充分把握，再多考虑一下问题的措辞和提问角度，实体法要点等因素，制作一份好的谈话笔录并不困难。

一份好的公证谈话笔录不仅对公证的内涵有外延，起到拾遗补缺的作用，而且还会在当事人以后反悔或有关部门对公证质疑的情况下起到辅助证明的作用。制作公证谈话笔录既有原则性又有技巧所在，二者应科学统一不可忽视和偏废。