浅谈电子文件与数字化档案的管理目标

摘 要：长期以来，档案管理工作人员一般都是对纸质档案进行全面的管理，而如今，数字化档案的产生与管理给管理人员带来了严峻的挑战，并且随着电子技术与网络技术的发展，档案的原始性与凭证性已经发生了巨大的变化。然而我们应该对这些文件如何管理是管理人员工作中重点关注的问题。电子文件与数字化档案的管理目标是保证档案的真实性。完整性与可读性，本文对此进行详细的分析。

关键词：电子文件；数字化档案；管理目标

电子文件与传统纸质文件既有相同点也有不同点，电子文件具有与纸质文件一样的基本属性，尤其是其用途与效力已远远超过了纸质文件。数字化档案是利用数字化处理技术对档案信息进行管理的一种文件，其中数字化处理技术主要包括计算机技术、扫描技术、网络存储技术等。一般情况下，人们利用这些技术可以将纸质文件直接转化为电子文件并进行存储。管理。通过计算机与网络技术可以将这些档案文件形成一个信息资源库，不仅可以为社会以及企业提供更优质的服务，还能够达到资源共享的目的。

一、电子文件的真实性

所谓电子文件的真实性也就是当文件的内容经过各种手段处理之后仍然保持不变，与原始文件的状态相一致的特性。人们通过具有真实性的文件恢复历史原貌，可以使档案信息具有其特有的价值。从另一个方面来讲，保证档案文件的真实性也就是保证其法律效力，使其具有行政有效性。

相对于传统的纸质文件管理当中，电子文件真实性的保证难度相对比较大。从当前我国现行的相关规定中可以看出，档案管理人员必须要采取一切安全可靠的方式来保证文件档案的真实性。其主要措施有以下几种：根据电子文件操作者的特性与需要建立一个可靠的身份识别系统或者权限控制系统；在管理过程中设置一个安全性高的操作日志；等等。

管理人员在对电子文件归档的过程中，必须要确保电子文件的原始性以及真实性：首先，在采用物理归档方式对电子文件归档的过程中，管理人员需要建立一个特有的登记簿或者记录表，然后在整个过程中加强电子文件的管理力度，管理人员在归档之前需要审查登记簿或者记录表，以保证电子文件的真实性；其次，在采用逻辑归档方式虽电子文件归档的过程中，管理人员需要将事前记录好的信息记载形式、批准时间等与实际文件相互对比，然后再通过计算机系统来对其真实性加以分析，加强电子文件的管理工作。

另外，档案管理工作人员还需要对文件的版本进行审核并归档。如果是纸质文件，管理人员只需要对最后成文的稿件进行归档；如果是图形文件，如果在管理过程中出现需要修改的部分，那么管理人员需要将其修改的部分与原来的版本保持一致之后再对其进行归档；如果档案管理部门所采用的技术手段相对比较完善，那么我们可以采用电子签名以及安全控制等高科技技术对档案进行妥善的管理，这样可以有利于保证电子文件的真实性。

二、电子文件的完整性

电子文件的完整性是实现其价值的重要条件，保证电子文件的完整性是档案管理工作者的工作任务。电子文件完整性的概念，我们可以将其归结为三个方面：首先，要求电子文件恢复历史原貌之后其数量齐全，内容紧密联系在一起；其次，要求电子文件的每一个模块都没有缺失，其内容与结构都是紧密联系起来的；最后，要求电子文件与主文件紧密联系，内容齐全。

根据我国现行的相关规定中可以看出，要想保证电子文件的完整性，首先需要建立一套完善的管理制度，然后通过各种技术措施来采集信息与数据，例如在电子文件管理中，我们需要根据电子文件的内容来建立一套适当的积累制度，然后通过该制度来不断收集其他资料文献，从而保证电子文件的完整性。

在电子文件处理过程中，对比要的背景信息的项目做出规范化的要求，并随时进行登记。背景信息数量可能较多，甚至在形式上图、文交错，对其进行规范化的管理尤其重要。在电子文件系统设计时，应使系统运行过程中能自动把相关的背景信息连接到一起，无论是文字还是图形信息，即使存储区域不同，也必须组成一体化管理的信息库。制定电子文件元数据管理规范，并在电子文件归档或移交时按要求对元数据进行登录和说明。

三、保障电子文件的可读性

电子文件的可读性是指文件经过加密、压缩、传输、迁移及转换等处理后依然能够读取，展示其内容的真实和完整。电子文件的可读性是其存在和保存价值的基础，如果文件不能顺利读出，再有价值的东西也失去了存在的意义。

保障电子文件的可读性的措施应该贯穿于全部管理工作过程。归档时应根据电子文件的类型和特点著名文件存储格式、软硬件环境、相关的数据等。《电子文件归档与管理规范》中提出应建立电子文件有效性管理制度，并采取相应的技术保证措施。

归档电子文件的形式单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清楚后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。对雌性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》中。

四、保障电子文件的安全性

根据《档案法》和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。由此可见，保障电子文档的安全，档案馆有着重要的义务和责任。

网络、计算机、存储器和信息系统是电子文件生存的基础，也是引发安全问题的风险基地。黑客攻击、病毒蔓延、信息窃取、技术落后、制度不健全、管理小规范、措施不到位、治理不及时是产生不安全因素的根源，其中有客观的因素，也有主观的原因。

对电子文件的管理，不仅要加强对客观侵害行为的防范，而且要加强对主观漏洞的治理，对安全事故的补救，从而保障网络畅通、系统稳定、信息安全。只有网络和系统安全了，电子文件的安全才能得以保障。

五、结束语

档案库房安全管理也是档案安全管理的基础，档案库房安全保护是保证档案安全的基本条件。仅仅靠人工管理是不能保证档案库房安全的，需要档案库房安全保护智能化综合管理系统全方位的一站式保护档案库房安全管理。

参考文献

[1]郭秋景.浅谈电子档案管理中电子文件原始性的维护[J].黑龙江科技信息.2011（03）

[2]郭雪琴.浅谈电子文件归档与电子档案管理[J].吕梁高等专科学校学报.2010（03）