浅谈工程项目内部审计在施工企业中的应用

[摘要]结合自身的工作实践,提出了从事前阶段、事中阶段、事后阶段三个阶段在施工企业展开工程项目内部审计的思路,并提供了一些实践案例。

[关键词]工程项目内部审计事前阶段事中阶段事后阶段

内部审计,是指企业内部一种独立客观的监督和评价活动。现代企业大都设有内部审计制度,通过内部检查、内部监督等活动达到内部控制和防范风险的目的。内部审计有建设项目审计、物资采购审计、经济责任审计、企业并购审计等方面。施工企业中,内部审计主要侧重建设项目审计和经济责任审计。

笔者认为,施工企业工程项目内部审计可以分为三个阶段展开,如下图。其中事前和事中阶段是规避和防范风险,事后阶段是控制和降低风险。对施工企业来说,工程项目内部审计要紧紧扣住的核心也就是公司治理中的内部控制和风险。

1事前阶段

事前阶段审计的核心是风险控制,内审人员首先通过识别风险,对风险进行评估,进而提出应对措施,把风险控制在施工企业可接受的范围内。事前阶段包含成本测算审计和合同管理审计。

1.1 成本测算审计

成本测算审计主要审查项目劳务单价、项目部管理费用、项目部上缴利润是否合理、可行。施工企业首先要根据企业的技术特长、机械装备优势、管理水平建立企业内部定额,再根据企业内部定额和项目实际对工程项目进行成本测算,项目部依据测算成本与企业订立项目管理目标责任书。内审人员根据定额水平和市场平均水平审查劳务单价是否合理;通过已完工项目的费用发生情况,进行纵向比较,结合本项目的工程造价、工期长短、组建人数,审查管理费用是否合理;通过投标预算单价和劳务单价的对比及当地人工价格和材料价格的调查,审查上缴利润能否完成。利润率定得太高,责任成本无法完成,将打击项目部的信心,不能调动项目部的积极性;利润率定得太低,不利于项目部降低成本,节约材料,因此利润率应定在一个合理的范围内。例如,某工程项目,工程造价1.2亿元,工期一年,项目部定员60人,成本测算项目部管理费用为总造价的3%,即360万元,上缴利润10%,项目部反映管理费用太低,利润也无法完成。内审人员经调查发现该项目所在地地质复杂,气候恶劣,工期将会延长,且施工需花费较多费用,工地还需购买大型机械设备,因此审计人员建议把管理费用上调到4%,上缴利润下调到6%,项目部对调整后的指标反映较为合理,最终该项目部顺利完成指标。

1.2 合同管理审计

合同管理审计主要侧重施工合同的审计。对与业主签订的合同,主要审查是否有不公平、不平等的条款,业主是否把风险全部转嫁给施工企业。例如,某施工企业2006年底投中一个造价约5000万元的整备库项目,签订合同时,业主要求材料价格不随市场价格的变动而调整,施工企业为打开市场,当时未提出异议。该企业内审人员调查发现钢材、水泥材料价格呈大幅上涨趋势,风险太大,建议企业与业主协商,要求钢材价格涨跌幅度超过±5%,水泥价格涨跌幅度超过±10%可以调整,否则宁可违约放弃该合同,业主最终同意修改上述条款,调整材料价格。该项目2007年1月开工,12月竣工,水泥价格从400元/吨上涨至500元/吨,钢筋的价格从3000元/吨上涨至5000元/吨,该企业因此规避近500万元的损失。

对与施工队签订的分包合同,内审人员应侧重审查合同分包单价和违约责任条款。某企业一高速公路项目,内审人员调查发现项目部与施工队伍签订浆砌片石分包合同中,分包单价比该项目其他标段的分包单价高,经仔细分析,发现该项目部把工费按零星计日工80元/工日套入分包单价,造成分包单价普遍偏高,内审人员建议按圬工50元/工日进行调整后,分包单价趋于正常水平。

违约责任条款是合同的重要组成部分,如工期违约,材料用量违约等,施工队应负什么责任,有什么奖罚条款,在合同中须详细说明。如某企业签订的桩基分包合同,约定工期45天,但无工期违约条款说明。经内审人员提醒,遂签订了补充协议,约定工期延误一天罚款2000元/天,提前一天奖励1000元/天。后因分包队伍施工机械不足,造成工期延误20天,又因雨季来临,导致整个项目的工期延误了30天,该企业因此被业主罚款6万元。该企业根据补充协议,对分包队伍进行4万元的罚款,挽回了部分经济损失。可见,合同管理审计和成本测算审计有利于企业规避、减少风险,促成项目部尽最大的主观能动性,为企业创造利润。

2事中阶段

事中阶段审计的核心是通过工程项目内部审计不断促进项目实施过程控制的健全和完善。事中阶段主要通过中期审计体现,中期审计是内部审计过程中最重要的环节。中期审计一般包括项目部管理审计、财务收支审计、计价审计、材料审计等。

2.1 项目部管理审计

主要是审查项目部是否制订和健全各项规章制度,及有关安全、质量、验工计价、合同的管理办法,项目部人员日常工作是否按照规章制度和管理办法执行。

2.2 财务收支审计

通过抽查项目部的会计账簿、会计凭证、会计报表、合同、验工计价等资料,审查项目部的资金使用情况和财务收支情况是否符合规范。一些项目部存在着私设小金库、违规批条借款、资金转款为与经济业务无关的账户、几张会计凭证共用一张原始依据等现象,容易造成经济纠纷,经过审计,及时进行纠正,以减少财务风险。

2.3 计价审计

主要审查项目部是否及时办理与业主的验工计价,验工计价是否比施工工程量滞后,是否及时办理设计变更,业主的进度款迟迟没有到位时,项目部是否有进行催办等。劳务计价部分主要审查是否依据劳务合同计价,是否超计价,计价资料及计价手续是否齐全等等。例如某项目部因劳务单价不能确定,未签定劳务合同办理劳务计价,采取批条借款的形式,发生有的劳务队已经退场,借款却比完工工程量的造价高,导致多付款无法追回的情况;还有的多个劳务队在同一施工段交叉作业,计价时同一工作内容有两三个劳务队重复计价;有的项目定额已含的工作内容,又重复计取计日工或机械台班;有的变更数量业主尚未批复,便已为施工队计价;有的零星项目计价只有金额,无具体附件说明计价内容等等。上述情况最终导致的后果反映在经济责任上便是资金流失,因此内审人员应认真审查项目部的计价台账、数量台账、劳务计价单,发现问题及时督促项目部技术人员采取措施进行整改和纠正,避免今后发生同样的错误。

2.4 材料审计

主要依据定额用量和实际用量进行比较。项目部应建立材料台账,材料人员和技术人员定时进行核查,但许多项目部往往未能做到这点。例如,工程项目的主材如水泥、钢筋、外加剂等是由甲方供料,在劳务计价中,劳务单价不含主材的价格,这样虽然可以确保主材的质量,但材料人员发料后,如果未定时(按月或按季)与技术人员进行实际用料与定额用料的比较,往往会产生劳务队多领料的情况,造成材料流失和材料浪费。某项目部的混凝土搅拌站由劳务队承包,搅拌站的所有材料由项目部提供,劳务队只计取工费,审计人员发现搅拌站发料的1立方混凝土在实体工程上却打不了1立方的混凝土工程(如基础、柱、梁等),这有两种可能,一是计量错误,另外就是搅拌站发出的混凝土不足量,经内审人员认真核查,发现是后一种情况,该劳务队虚报数量,私扣材料,并把材料转手倒卖。项目部立刻清退该劳务队,重新选择了一个劳务队伍,并责令材料人员按月与技术人员进行实际用料与定额用料的分析和比较,有效遏止了材料的流失和浪费。

3事后阶段

事后阶段审计的目的是项目竣工后,通过内部审计及时发现问题,并纠正错误。事后阶段主要是进行竣工审计。竣工审计可以参照国家审计来进行。

对于报送业主的竣工资料主要审查项目部上报的竣工结算资料是否有漏项、少算的项目,主材是否三证(合格证、出厂证、检测证)齐全,竣工资料的数据是否对应等。如某项目的水泥、钢筋是业主供料,项目部上报业主的竣工结算资料把水泥、钢筋的材料价款在税前扣减,但内审人员发现,按照文件规定,甲供料部分(主要指水泥、钢筋)可以计税,因此该价款应在税后扣减,该材料价款约1000万,税前和税后相差近34万元,内审人员为企业挽回了34万元的损失;又如某项目的结算报价体现水泥定额总用量是2000吨,检测资料显示只做了1200吨的水泥检测,业主会认为是偷工减料或是项目工程量虚报,经内审人员提醒,项目部发现是部分资料遗失,又重新补做800吨水泥检测。项目部在后续工作中加强了对资料的保管,提高了责任意识,并因此有效保证了国家审计的通过。

对于劳务队上报的结算资料,主要根据劳务合同和分包合同、施工图、工程变更资料、现场签证、计价台账、数量台账审查是否按合同计价、是否重复计价或超计价、结算资料是否齐全、零星材料是否有原始凭证等。如某项目的预制管桩分包合同中,明确规定分包单价已含大型设备进出场费,末次计价又重复计算桩机进出场费2万元,被内审人员扣减。又如某沟槽混凝土项目,工作内容已含挖土方,劳务队又重复计算挖土方;某钻孔桩劳务单价已含桩机平台搭设、泥浆外运等工作内容,但桩机平台搭设、泥浆外运由另一劳务队施工,因此该桩基部分桩机平台搭设、泥浆外运的计日工应从钻孔桩劳务队的计价中扣减;某劳务队计取补贴2万元,却无项目部的会议纪要说明该补贴的工作内容和金额等等。竣工审计是企业工程项目的最后一道把关手续,内审人员要充分提高认识,认真审查,促进项目实现最终目标,企业实现效益最大化。

综上所述,工程项目内部审计可以有效降低企业风险、遏制资金流失、提高职工的风险意识和责任意识。随着工程项目内部审计的进一步健全、完善和法制化,工程项目内部审计在施工企业的健康发展中将发挥着越来越重要的作用,同时也要求内审人员具备更加广阔的专业知识、财务知识、法律知识等,因此审计人员应经常参加培训,提高自身各项知识水平,以便更好地为企业分忧解难,当好企业的主人。

参考文献:

[1] 中国内部审计协会.中国内部审计规范[M].北京:中国时代经济出版社,2005.

[2] 全国一级建造师执业资格考试用书.建设工程项目管理[M].北京:中国建筑工业出版社,2007.