预算控制在ERP中的实现及价值

预算控制已成为企业管理体系的基本构成。ERP系统通过流程与数据支撑企业管理体系的运行，因此预算控制融入ERP已是必然选择。本文分析传统预算控制的难点，并且以微软Dynamics AX2012系统为例阐述ERP中预算控制的关键实现路线，最后说明此方案的价值。

一、预算控制的方法与难点

预算控制遵循PDCA原则，即预算编制（制定标准）、预算控制（执行监控）、预算分析（差异分析）和预算调整（优化改进），最终根据预算与实际考核绩效，对后续预算管理提供参考。

无论是采用零基预算还是增量预算，预算编制的数据最终均对应到具体的会计科目和财务维度，例如：销售收入预算对应到销售收入科目、部门维度；销售费用预算对应到销售费用科目、部门维度等；采购预算对应到应付账款科目、供应商维度等。在传统模式下，应用EXCEL、WORD等编制预算后，预算是“死”的，预算条目与会计科目相互脱节，不便于预算的控制。

实际生产经营活动是持续变化的，为了做好预算控制，需要对纳入预算控制的每一笔业务进行监控，检查其是否在预算范围内；并在超出预算时，进行报警或进入特殊处理流程。然而传统模式下，在业务审批过程中，很难记录每一笔业务对应的原始预算、已发生的金额、保留的金额（已承诺将来要发生但未支出的金额），这样往往导致预算控制失效。即便在财务软件中，对会计科目和维度控制了预算额度，但是由于业务过程未与财务衔接，那么只能是在记账时比较业务凭证与预算额度。这实质上已是事后管理，因为业务已经发生了。

随着业务的开展，预算可能需要修订，那么修订的原因、结果，均需详细记录，以便追溯预算变迁的过程。在传统模式下，预算的调整比较困难，因为对为何需要调整、调整前后的具体差异难有有效的跟踪措施。当预算调整后，还有多少可用的预算，怎么控制后续的业务等，均存在较大的困难。

由于预算控制的不及时，预算往往流于形式，或者没有起到对业务的控制作用，久而久之，预算的准确性、有效性和严谨性就大打折扣。

因此，通过ERP系统，将预算控制纳入业务过程，从业务发生的源头就开始控制，才能保证预算控制的有效性。

二、预算控制在ERP中的实现

ERP系统中对预算的管理必须保证“计划―控制―考核”的三位一体，即从预算控制的参数、预算编制、预算执行与监控、预算分析到预算执行报告基于统一的数据与流程，监控从业务发生的源头入手，确保业务在预算内发生；当预算调整时，同样基于已有的数据进行修订，系统记录变迁的历史与差异，从而为预算检查、分析、报告提供完整的数据。

ERP中预算控制的流程如图1所示，技术路线详细阐述如下所示。

1.定义预算控制的基本规范

在实施预算管理前，首先明确预算控制的周期、范围、粒度、业务和凭证类型、审批流程等，这相当于定义预算管理规范。规范是信息化的基础。

预算周期：预算的起止时间是什么，例如年初到年末、月初到月末，预算是否平均分配到每个会计期间（月）等。实际应用时，一般以年为单位，逐月分解，这样有利于业务的均衡性。

预算范围与粒度：例如“销售收入”纳入预算管理，为了细化控制，将销售收入分解到每个销售区域；或者对“销售费用”中的“广告费”按广告媒体进行细分，如电视、网络或杂志等。预算范围与粒度取决于企业控制的要求，要求越细，那么相应的管理措施就必须配套。

业务和凭证类型：定义纳入预算监控的业务类型、凭证类型，并且设置超过预算后的处理措施。例如对采购业务的控制是从采购申请还是从采购订单开始。如果选择“采购申请”，那么当采购申请的金额超过可用预算时，采购申请就不能生效。但是如果不选择“采购申请”，只选择了“采购订单”，那么采购申请通过审批后可以生效，但在采购订单中由于超过可用预算，将不允许进入后续执行流程。

审批流程：定义预算编制与审批的工作流，只有通过后的预算才能生效。

2.预算编制

根据预算控制的基本规范，编制预算条目，这是预算控制的依据。只有符合规范的预算条目，才能够提交审批。例如，“销售费用”中的“广告费”要求按媒体进行细分，如电视、网络或杂志等，那么就必须将广告费分解到每类媒体（ERP中的财务维度），这样才能按维度进行细分控制。

为了方便预算编制，ERP系统提供EXCEL模板，在EXCEL环境下调用ERP基础数据，例如会计科目、维度和金额类型（收入/支出）等，这样保证了数据的准确性，方便系统控制。

预算条目编制后，经过审批，即可，这样系统将更新预算额度，以新的预算额度控制业务（图2）。

3.预算执行监控与分析

预算编制与生效后，在实际业务过程中，就能够检查可用预算，报告检查结果。预算执行监控时，不是简单对比预算额度与实际额度，而是综合考虑各种因素，包括：原始预算、预算修订、已申请/审批的额度、已产生额度和预留的额度等，这样能完整地监控从预算到实际的全部变迁过程和数据。

例如，“销售费用＼办公费”的预算是1000元，在采购申请时金额是50元，小于预算金额，那么执行预算检查时，系统判断预算有效。可以进一步分析预算检查的详细状态。由于当前处于采购申请状态，还未实际支出，因此申请购买打印纸的50元处于“预留状态”（图3）。

采购执行后，50元“销售费用＼办公费”已支出，“预留状态”转变为“实际支出”。如果此时有一笔采购申请，其金额为1150元，那么在做预算执行检查时，系统自动警告，并禁止业务向下流转。通过分析，数据显示为：可用预算=预算―实际支出―预留预算=1000-50-1150=-200 。可用预算小于0，因此报警（图4）。

通过上述预算控制，能够比较预算与实际业务的各种状态，从而为预算控制提供及时、准确、有效的控制。

4.预算调整

在实际过程中，需要调整预算时要登记预算的调整条目。调整时，将以原始预算为基础，通过正负数来调高或调低预算。当调整后的预算条目重新审批后，即可作为新的预算额度对业务进行控制。

由于系统记录了预算调整的原因、额度和审批流程，调整前后的原始数据，因此预算的调整控制是严谨、可溯的。

5.绩效评估与预算考核

预算评估的目的在于分类查询、统计预算与实际支出的数据，通过可用预算百分比、实际支出百分比来统筹资金管理，可促使业务在预算范围内合理运行。

预算考核主要在于考核预算的调整频率、调整幅度和实际差异，以考核预算是否准确、可控，同时监督预算是否能有效地指导实际业务。在实际业务中检查可用预算时，当超过预算金额，通过提交特殊处理流程，也能保证业务向下流转，但是作为企业的预算管理而言，应根据发生的次数、资金比例对此严格考核，以保证预算的严肃性。

对于预算考核的结果，将能够作为下一期间编制预算的科学依据。

三、ERP对预算控制的价值

ERP对预算控制的首要价值在于保证了预算控制的落地。预算管理对现代企业的重要性不言而喻，ERP就是基于规范、数据和流程将预算控制融入了业务过程之中，切实做到“计划―控制―考核”的一体化管理。在ERP系统中，不存在孤立的预算管理模块，而是以业务为主线，在业务执行的过程中纳入了预算控制，保证了预算对业务控制的及时性、有效性和规范性。

预算管理是企业内部控制的一个环节，加强预算管理是保证内部控制有效实施的手段。通过ERP系统对预算控制的支撑，那么就能够为企业内控的实施提供良好的借鉴，防范业务风险，保证企业生产经营的合规性。