浅析秘书能力

摘 要：秘书是连接领导和一般群众或工作人员的桥梁，起着上传下达的作用。无论是企业还是事业单位，秘书岗位都占有重要的地位。秘书岗位人员能力高低直接关系着单位的工作质量好坏。一名合格的秘书，不仅要有较高的个人素质，还要有过硬的工作能力。

关键词：秘书；能力；作用

随着经济的发展，社会分工的进一步细化，对秘书岗位的要求也在不断地提高。秘书的能力大小，直接关系着公司和事业单位的工作质量。认识秘书人员应具有的能力，经过训练提高这些能力，对秘书个人、对企事业单位都有益处。因此，对书人员的能力分析有重要的意义

一、语言表达能力

表达能力既包括书面语言表达能力又包括口头语言文字的表达。表达能力是秘书应当具备的最基本的能力。

（一）书面语言表达能力

书面语言表达能力主要是指运用语言文字的写作能力，它不仅是文字技巧、文字水平的高低，而且是秘书综合能力的表现，反映着秘书的知识修养和写作实践的全貌。一定的文字功底是对秘书的最基本要求，撰写材料是秘书的基本职责。秘书在公文写作中，要思路清晰，行文流畅，言简意赅。随着企业办公自动化水平的提高，对秘书的书面表达提出了更高的要求，必须学会熟练地在计算机上进行文字处理。

（二）口头语言表达能力

口头语言表达能力是通过语言或语言工具（通信设备等）以及手势等将头脑的思维内容展现出来的能力。秘书起着上传下达的桥梁作用，口头语言表达是秘书工作中经常会用到的沟通手段，这就要求秘书必须具备高水平的口头语言表达能力。秘书口头表达能力的最基本要求是口齿清楚、语调平稳、条理分明、中心明确，同时还要注意说话的艺术 ― 感染力、说服力、风度、礼貌、机警、幽默等。

二、组织协调能力

现代秘书是具有一定的组织和管理能力的人才，秘书经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。

秘书要联络上下，沟通左右，协调内外，要有和各种人融洽相处的本领。下达时，要站在上级的角度，把上情讲清楚，以方便下级最大限度地执行；上报时，要站在下级角度，把下情说明白，以方便上级更直接地听取基层的声音；在协调与左右部门的关系，做中介，做桥梁，主动而不“擅权”。秘书协调还要遵循以大局为重平等协商的原则，利益均衡、统筹兼顾的原则，化解矛盾、逐级负责的原则，同时要学会运用统筹、沟通、说服等方法和技巧，要辅助领导化解矛盾，理顺关系，提高工作效率，保持最优化的过程。

三、辅助决策能力

秘书作为领导的左膀右臂，理所应当把辅助决策当作白己最基本的职能之一。在社会化大生产、大科学的背景下，管理对象出现了错综复杂、规模宏大和千变万化等特点，领导工作也由经验型向科学型转变，因此秘书参与政务、辅助决策的能力显得尤为重要。可以说辅助决策是现代化管理的必然产物，出谋献策水平已成为秘书人才质量高低的最有决定意义的因素。

目前有些秘书人员谨小慎微，想问题、办事情总是按照固定的思路，缺少新意。要改变这一状况，就应当在强调秘书工作从属性的同时，承认秘书个性的发展，实现服从性和创造性的统一、党性和个性的统一；从决策者的思维角度谋全局、议大事，为领导决策提供更好的比较方案；积极培养自己的价值分析能力、态势诊断能力、科学预测能力、制定对策能力，从而弥补领导者才智、经验和精力的不足，实现决策的民主化和科学化。此外针对不同的领导要采取不同辅助决策艺术，面对疑心重的领导要小心谨慎、多汇报、多请示、多给领导鼓气，面对傲慢的领导采用迂回的方式、商量的口气、多给领导表现的机会、不要太在意领导的批评等。

四、实践操作能力

操作能力主要指秘书对现代化的办公设备的掌握和运用能力。伴随着社会经济的飞速发展、科技高速进步，现代社会办公室办公自动化设备的利用率越来越高，网上办公、网上谈判、网上交易等渐渐兴起，这就要求秘书人员要紧跟时代的步伐，掌握最新的科技手段，了解最新的科技成果，在实践中提高自己的操作 能力，提高办公效率和管理水平。

要提高计算机、打印机、传真机等办公设备的操作能力，如电脑的基本操作、接发电子邮件、查阅网上信息、复印传真等；提高会场设备的操作能力，如使用会场扩音设备、缩微机、摄像、录影、录像、文字处理机、多功能电话、商务通、驾驶汽车等技术。

五、心理调适能力

秘书的心理调适能力主要包括在工作中保持适当的心理张力，正常的应对秘书的工作环境、协调人际环境的能力；缓解秘书在处理日常事务、沟通交流行为中产生的心理压力和精神紧张的状态，保持心理健康、积极向上的能力；在心理调适中选择适当的途径和方法的能力。

秘书是清苦而操劳的岗位，事情繁琐，上下班时间不固定，熬夜写稿，假日做接待，长假值班，遇到突然事件更是随传随到，具有工作强度大、责任大的特点。这就对秘书的心理承受能力提出了特殊要求，首先要具备良好的身体素质，积极锻炼身体，有精力去应对繁重的工作；其次要提高觉悟，认清秘书工作的特殊性，要树立领导满意是分内之事，领导责备再所难免，但要及时总结经验教训的意识。最后要培养良好的心态，“不以物喜，不以己悲”，努力达到“去留无意，闲看庭前花开花落；宠辱不惊，任凭天上云卷云舒”的境界。只有这样秘书才能承担高强度、高标准的工作。

六、应对突发事件能力

秘书工作没有固定的模式可循，难免会出现意想不到的情况和问题，这些突发事件对各级单位和领导都是有害的冲击，秘书有责任、有义务处理这些意想不到的事件，为单位和领导提供较好的参考意见，做好公关。

突发事件是检验一名秘书是否合格、是否具有较好的应变能力的试金石。任何单位的秘书都要提高自身的应变能力，学会灵活处理突发事件。首先，秘书要有政治家的敏感，对信息的捕捉要准确、全面，争取将问题在萌芽阶段就解决。其次，突发事件来临时，秘书要镇定，保持清醒的头脑，准确分析，把握事态的发展方向。最后，解决突发事件后，要吸取经验教训，提高自己的应变能力，为以后的工作提供借鉴。

七、获取新知识的能力

“知识就是力量”。在科技迅猛发展的今天，科学知识的力量显现的越来越明显。掌握较高的科技知识也为以后的迅速健康成长增加了砝码和正能量。秘书的工作没有具体细节的规章制度可循，获取新知识，提高自身的素质和素养，才能使工作更加顺利，游刃有余。秘书人员必须树立“充电”意识，要抓住可利用的时间和可利用的学习工具，提高自己的实践能力，不断充实自己，这样才能使自己时刻胜任工作。

秘书要胜任自己的工作岗位，就要满足自己岗位的要求，提高自己的语言表达、组织协调、辅助决策、实践操作、心理调适、应对突发事件和获取新知识等基本能力。时代的发展，社会的进步对秘书岗位提出了更大的挑战，秘书工作人员要保持积极向上的心态，坚定信念，紧跟时展的步伐，不断开拓新视野、更新新知识，以适应当今时代“需求多样化”的要求。

参考文献：

[1] 刘超.试论秘书处理人际关系的原则和方法[J].黑龙江科技信息，2009，（35）.

[2] 沈慧华，邓巍.秘书学习力的探究[J].大众商务，2009，（14）.

作者简介：

王建昆（1985-）男，汉，河北邯郸人，现就职于河北工业大学；

武芬（1984-）女，汉，河北邯郸人，现就职于河北工业大学；

张小飞（1985-），女，汉，河北唐山人，研究生，研究方向：马克思主义理论与思想政治教育。