浅析培养秘书职业能力的策略

【摘　要】随着经济和社会的发展，秘书的工作条件、环境、对象、方法等发生了深刻的变化，对秘书的职业能力要求越来越高。在实际工作中，秘书需承担撰写公文、辅助决策、沟通信息、组织会议等方面的工作， 因此秘书必须具备胜任这些工作的职业能力。

【关键词】发展；要求；对象；能力

中图分类号：G71文献标识码：A文章编号：1006-0278(2012)03-199-01

引言：秘书的职业能力主要包括逻辑思维能力、表达能力、社交能力、应变能力和学习能力等。秘书工作者应该具备的这些职业能力，但不是一朝一夕就能完全具备的，需要广大秘书工作者不断学习、勇于实践、善于总结经验教训。

一、培养秘书的逻辑思维能力

逻辑思维能力是秘书职业能力的基础。秘书的工作是一需要极强逻辑思维能力的职业。秘书在文书起草、信息加工、协调关系、调查研究、出谋划策等方面，都需要井井有条，周密思考的逻辑思维能力。现代社会是高发达、高节奏的社会，这种外在的变化使得秘书工作的对象错综复杂、千变万化，秘书必须谨慎地加以应对。秘书可以通过学习和掌握辩证思维、逻辑思维(这里特指形式逻辑)、发散性思维、批判性思维等方法和规律，来培养和提高自己科学思维的能力。

1、秘书在业余时间要培养精读、速读文章和要学科目及教材的能力，要花费时间能将所阅读文章，很快归纳出要点和难点。这样通过培养迅速提取和认定有效信息，进行归纳、推理、判断，从而加深对所看文章和科目的理解。通过这种训练，秘书可以通过看问题和解决问题，提高归纳推理能力，问题的重点、难点就很容易找到，这对秘书繁杂而快节奏的生活非常有效。经过一这样的有意训练。

2、由于秘书工作中所发生的事情都有其连续性和重复性的特点，这就需要加强培养秘书的因果联想能力。通过这些联想记忆，工作中许多概括的认识和解决办法都是经过这一过程一点点积累、归纳、推理而得出的。也就是说，每当秘书需要了解和解决一些事情时，都去认真分析其因果关系，一次又一次，秘书的逻辑思维能力有了很大提高。

二、提高秘书的表达能力

提高秘书的表达能力主要是提高语言文字的表达能力，包括口头和书面语言文字的表达，这种表达能力和沟通能力不谋而合。提高秘书的书面表达能力，要使能够自如地驾驭文字， 准确、严谨、恰如其分地通过书面语言表达观点、态度、立场。只有这样，秘书在处理各类文书，起草撰写公文时能够十全十美，成为领导的好帮手。提高秘书的口头表达能力，就是具备说服、演讲、论辩的能力，可以很好地处理人际关系，传达上司意图和指示。提高表达能力的途径是多阅读， 多思考， 多实践，具体是在实践中培养信息传递的能力;运用通过情感交流或礼节性手段， 使秘书与他人增进信任、拉近距离;利用语言和文字传播手段， 使自己影响别人的心理和观念。

三、强化秘书的社交能力

社交，是人们用以交流恩想、传导感情的一条沟通上下，是秘书的重要职能之一。秘书要充分利用自己工作机会和有利条件，自觉锻炼自己立足全局和各种群体打交道的能力。强化秘书的社交能力，就是要求秘书要善于和各种不同的人打交道，学会处理人际关系，提高社交能力，也是对秘书的一个职业要求和职业能力，具体体现在与不同阶层、不同性格、不同身份、不同年龄、不同背景、不同观点，乃至不同国家的人交往中，洞悉各人的心理，区分各人的爱好等，做到礼节到位，进退有据，收放有度，谈吐得体，应对自如。这要求秘书在具体工作中，要善于待人接物，真正成为承上启下、协调左右、联系内外的行家，提高这种素质，不断锻炼自己的社交能力，秘书人员必须掌握社交的技能和人际交往的知识。

四、提升秘书的应变能力

秘书人员工作繁琐复杂，接触的人层次不齐，碰到的事情也较多，有时还要处理突发的事件等。如何帮助领导把诸多的事情处理好，把复杂的关系理顺，既让领导放心，又能使左右下属满意，这就要求秘书具有较强的工作应变能力。这种工作应变能力具体表现在适应每天不断变化着的工作环境、工作任务和工作对象，应对各种意想不到的新情况、新问题，并采取相应的处理方法。提升秘书的应变能力，一方面应该具有良好的心理素质，在变化的情况或者突况面前，以处变不惊的态度面度，顶住压力，排除干扰，沉着应对。另一方面，要提高自己的判断能力，做到准确把握事物的性质及工作目标，有的放矢，稳扎稳打。再者，要审时度势、果断机制，不因循守旧，不墨守成规，以变应变。

五、保持秘书的学习能力

时代在不断地发展，社会在突飞猛进地进步，秘书职业也需要与时俱进。从这个意义上说， 秘书还有一个更重要的职业能力，那就是学习能力。学习能力就是学习的方法与技巧，包括学习静态知识和实践经验的方法和技巧。总之，秘书的学习能力主要是获取新知的能力， 包括阅读能力、鉴赏能力、分析能力、概括能力和吸收消化能力等。保持这种学习能力主要通过书面知识和实践的结合，不断丰富新知识和积累新经验。当然我们也不能盲目的去学习，而是要有计划有目地的去学习和规划自己，一步一个脚印的去争取，同时听取一些正确的客观观点和意见，不要太过主观

总之，秘书的职业能力是一个多层次、多因素的综合体。它是各种知识、智力与实践活动的综合结晶。在不断发展的现代社会中，低能的办事工具式的秘书是不受欢迎的，只有具备强大的职业能力，才能够为领导和企业辅助好，服务好，为企业奉献青春和才华，在工作的同时实现自身的价值。

参考文献：

[1] 郝岚.礼仪教学中的情境模拟教学[J].辽宁教育行政学院学报, 2008(02).

[2] 张洪铖,康杨.大学生礼仪课程教学改革的实践与思考[J].新余高专学报,2008(05).