论述档案信息化项目管理

摘要：在我国信息技术工程项目建设的过程中，档案信息化管理有着十分重要的作用，它主要是通过采用现代信息化技术和科学的管理理念，来对档案信息化项目资源管理的进度、质量以及成本进行有效的控制，并且利用相关的监理工作来对档案信息化管理中存在的风险进行规避。本文首先对档案信息化的相关内容进行介绍，其次阐述了档案信息化项目管理过程中的基本要素，讨论了档案信息化项目的特点，以供相关人士参考。

关键词：档案信息化；项目管理；基本要素

随着21世纪的到来，人类社会也进入到了一个信息化时代，因此人们为了提高档案信息化项目的管理质量，就将许多先进的信息化技术和管理理念应用到其中，从而对档案信息化项目的进度、成本和质量进行有效的控制。下面我们就对档案信息化项目管理的相关内容进行介绍。

一、档案信息化项目管理的概述

所谓的档案信息化就是指国家相关部门在行政管理过程中，统一按照相关的规范制度，来对档案管理活动中的档案信息资源进行相关的管理，从而有效的加快我国档案信息管理现代化的进程。可见，对档案信息的项目管理是一项综合性极强的学科，它不仅内容丰富，而且还需要时间和理论的双结合，很好的解决了人们在项目管理计划中存在的问题，使得档案信息资源管理的成本和质量得到控制。目前，我们在项目管理过程中，其基本内涵主要包括了以下几点：

1、项目管理工作是一项有待完成的任务，在主要是针对特定的地区，来对相关的信息资源进行相应的管理。

2、需要一定的组织结构，来对有限的资源进行合理有效的利用，并且使得项目管理工作在预期的时间内完成。

3、在对项目模板任务管理的过程中，人们必须要对档案信息资源的数量、质量以及功能等相关的参数进行严格的要求。

4、在档案信息化项目管理的过程中，人们时常会涉及“设计跨部门”的情况，从而将信息化项目管理分成多个任务，使得相关部门或者专业的团队在预定的时间点，按照相关的要求来对其档案信息资源进行有效的管理。

由此可见，人们在对档案信息化项目进行管理的过程中，主要是以项目为管理对象，而且在对其全过程进行动态管理的过程中，管理人员为了使得档案信息资源的生命周期得到相应的延长，还要采用相关的管理手段来对其资源进行适当的协调，从而使得项目管理处于一个最佳的状态。

二、项目管理基本要素

目前，我们在档案信息化项目管理的过程中，所涉及到的要素有很多，其基本要素主要包括了资源和环境、范围和目标、组织和团队及相关的项目计划、成本、质量与风险等方面，下面我们就对这些项目管理基本要素的内容进行介绍。

1、项目资源和环境

在项目管理的过程中，其项目资源使其主要的基本保障，其中包括了自然资源和社会资源着两大类别，其中在当前我国社会解决发展的过程中，社会资源的管理有着十分重要的意义，因此在通常情况下，我们都是对社会资源进行相关的管理。不过，在不同的环境下社会资源的内容也不尽相同，因此为了提高人们对项目资源的管理力度，我们还要对其资源环境进行考虑。

2、项目范围和目标

项目的范围和目标主要是项目管理工作的基本约束条件，人们可以通过预先确定来对其档案信息化项目管理的内容进行规范，这样不仅大大的降低了档案信息化管理中存在的分析，还使得管理质量和成本得到了有效的控制。

3、项目组织与团队

项目组织与团队是项目开展的人力资源保障，要求有项目管理委员会的成员做决策，有项目经历复杂执行，有项目工作梯队开展具体工作，同时还需要有科学合理的、有效的组织纪律和团队文化，以获得及时的沟通、交流和激发积极性等。

4、项目计划、成本、质量与风险

计划、成本、质量、风险是项目执行与控制的四大核心要素，项目启动就是要按照项目总体目标制定项目计划、预算项目成本、确定质量标准、预测项日风险，而项目的执行过程则是要按计划执行、按预算控制、按标准检查，以科学的方法回避或应对风险，确保项目能够按预定的成本、进度和质量顺利完成执行。

三、档案信息化项目及其特点

档案信息化项目是以IT为支撑，以档案管理和档案工作的业务活动为主体，以现代化管理为指导思想的一项全新的、复杂的系统化工程。全新在于信息技术这一新生事物的飞速变化与发展，复杂在于信息技术、业务工作、项目管理思想的一体化融合与集成化应用。信息技术的发展快、渗透强等特点，加之的档案工作的特殊性，使得档案信息化项目有着自身的特点，主要表现在以下两个方面：

1、档案信息化项目具有IT项目的普遍特征

与一般工程项目所涉及的领域经过了长时期的发展、技术相对成熟程度不同，IT领域是目前发展最快最活跃的领域。一方面，新的技术层出不穷，技术更新也非常迅速，因此信息化项目开展过程中会面临更多的风险因素。有统计表明，每18个月，CPU的速度就会翻一番，预制关联的计算机体系结构、软件架构等业发展非常迅速。为了处理好技术发展迅速所带来的问题，IT项目团队必须在先进性、实用性、经济性、成熟性等诸多方面进行权衡，片面追求技术的先进性、可扩展性与可集成性的同时，从需求出发，注意技术的可靠性、成熟性和经济性。

另一方面，信息技术的应用主体在管理领域，管理信息系统包含了特定的管理理念，将这些管理理念同企业的发展战略与业务逻辑进行整合是信息系统实施的关键人物，信息化项目特别强调技术、管理与人的集成。如何处理好信息系统所涉及的人的问题是成功管理信息化项目的关键。

另外，除了信息技术之外，信息化项目还涉及信息系统应用单位的组织、管理的调整与经营过程、业务流程的重构，单靠信息技术是无能为力的。因此，要成功管理信息化项目，要成为信息化项目的合格从业人员，需要一套全面的信息化项目的知识体系与方法的支撑，它的内容将覆盖项目管理、信息技术、现代管理技术、系统集成技术、软件工程等多学科领域。

2、档案信息化与其他IT项目的开展也有所不同

一是取决于档案本身具有的原始凭证、保密等特殊属性，档案信息化项目开展过程中首先关注的是数据的安全问题，然后才是系统的有效性；二是纸质档案数字化档案的过渡时期，档案工作的“双轨制”特点为信息化工作的开展增添了复杂度，既要兼顾传统载体档案的管理，又要考虑新载体档案的管理忒单，如何实现多载体档门类复杂多样，很难用同一的元数据格式描述档案资源，这对档案资源的集成化管理和共享化利用带来一定的难度；四是相对于其他行业的信息化，档案信息化开展得比较晚，如何迎头赶上，对档案工作者来说既是挑战又是一个能够选择更高起点的好机会。

四、结束语

由此可见，在我国档案信息化项目管理的过程中，人们要考虑的因素有很多，而且我们为了提高档案信息化项目管理的质量，降低管理的成本和风险，我们还要将许多科学的管理理念应用到其中，从而有效的推动我国社会经济的发展。

参考文献

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