发电企业档案管理与企业科学管理的关系研究

摘要:现代市场激烈的竞争使发电企业的生存环境发生了很大的变化。我国电力企业将在激烈的市场经济中直接面对竞争。要在这种竞争中求得生存和持续发展,实现发电企业的科学管理是一种必然,也是一种策略。档案的管理在管理中占有重要的地位。规范化和科学化的档案管理,不仅是发电企业的基础工作,也是提升企业业务特点、管理水平和企业文化的重要工具。做好发电企业的档案管理,能够为企业的科学管理打好基础;科学的企业管理则能给档案管理创造更加方便的渠道。文章将通过对发电企业档案管理的意义和现状的阐述,并将其与企业的科学管理联系起来,探讨两者之间的关系。

关键词:发电企业;档案管理;科学管理;关系

一、加强发电企业档案管理的意义

加强发电企业档案管理既是在大市场环境下对先进技术手段和管理方式应用的体现,也是深化档案管理工作和提高档案管理水平的要求。在当今的市场竞争中,加强档案管理工作,首先能够使发电企业的档案贮存和管理能力提升,其次能提高发电企业的信息处理能力,三能提高企业的自我保护能力,四能提高档案信息资源的开发和利用效率。

档案的管理目的是进行利用,使其节省企业时间,创造经济效益和社会效益。提高发电企业的档案信息的利用率和档案管理的服务水平,能够进一步加强对企业的保护。因此,在企业的整体管理体系中,档案管理是基础的一环,也是重要的一环。

发电企业是我国的一类重要企业。它的产生和发展有着深厚的历史背景,也保持着长期稳定的发展态势。长期以来,发电企业的生产和经营的好坏,都对其他企业的生存和发展有着举足轻重的作用。在发电企业自身的建立、发展过程中形成的档案有着书本无可替代的作用。这些档案既是发电企业发展经验积累的体现,也是凸显企业核心地位和竞争力的凭证。所以,运用科学的手段,对发电企业的档案进行有效的开发、利用和管理,发挥档案的作用,就能提升发电企业在市场经济中的竞争力。

二、我国发电企业档案管理的现状

企业档案的重要性毋庸置疑,但是我们国家的发电企业的管理现状却令人感到不安,许多发电企业的高层管理人员都表现出对档案管理更高的期望值。事实上,对于电力企业中的生产者来说,发电企业的档案管理在这种期望中显然存在许多令人担忧的问题。总结起来有以下几点:

(一)企业对档案部门的重视程度不够

许多发电企业都把生产和安全放在第一位,档案工作得到的重视远远不够。这种现状带来的负面影响是潜移默化的,虽然短时间看不到,但却对企业的整体发展极为不利。有很多档案工作人员处在一种“说的多,做得少”的尴尬工作状态中。档案部门工资低,部门人员少,根本得不到领导的重视。

(二)信息化档案管理中的安全问题日见紧迫

在信息化环境下,许多档案资料已不仅仅是有形等的有限形式,还包含计算机软件等无形资料。因此,保证信息档案的安全将是信息化工作中的首要问题。由于电子档案的发展迅速,使得档案管理向着信息化的方向发展,随着企业信息化程度的提高,档案管理信息化也要同步提高,一些老员工不熟悉办公软件,而刚刚步入岗位的大学生相对缺乏工作经验,所学的知识已经跟不上档案管理信息化的脚步。随着计算机技术的成熟和普及,数据标准化工作的完善,新的形势对档案人员素质提出了更高的要求。

(三)档案管理的计算机体系利用效率低

发电企业的档案数量庞大,种类繁多。虽然说利用计算机能够快速地检索出所需档案,但是,我国许多发电企业的档案信息化程度仍然很低,主要体现在档案信息的收藏和整理不到位,质量差。许多信息无法检索到的原因就是档案信息化之后没有准确的标题、文号、关键词等,最后不得不再次进行人工检索。

(四)档案管理制度松懈

许多发电企业的档案室资料遗失现象严重。这种现象的发生一是由于企业的内部人员自我主人翁意识差,二是由于档案管理部门管理松懈,惩罚制度宽松。许多记载有重要信息的档案资料一旦损坏或是遗失,给企业造成的负面影响都是巨大的。

科学合理地解决好这些问题,才能实现企业档案管理高效化,为其他部门的发展创造更为优越的内部环境。所以说,发电企业的档案管理是企业实现科学管理的重要内容,而实现企业的科学管理离不开档案管理,做好了企业的科学管理,对发电企业的档案管理工作也是一种表率。

发电企业见证了我们国家社会经济发展的历程,它是一本活生生的历史书。许多发电企业自建国以来就一直存在并健康地发展着。这些企业中有的虽然经历过市场经济的改组和重命名,但是它的档案部门中的庞大的档案资料无论从宏观还是从微观上都能齐全、完整和系统地体现电力企业的发展规律和发展经验。所以从这个角度上来说,要科学地管理好一个发电企业,必须带着一种学习的态度对待档案部门,从档案部门可以找到科学管理企业的金钥匙。那么,如何处理好发电企业的档案管理和整个企业的科学管理之间的关系呢?

三、发电企业档案管理与企业科学管理共发展

(一)企业的管理关键在科学,档案的管理关键在人

企业是由人管理的,一个大的发电企业由诸多庞杂的部门构成。要实现高效的管理并非易事,而事先这个目标必须采用科学的方法。一要从精从简,部门宜少不宜多;档案的管理关键在人,人员的素质高低由企业的科学管理决定。所以,要实现档案的高效管理,必须先清理掉占着位置不做事的人,从根本上杜绝人浮于事的现状;其次要加强对档案部门工作人员的培训,既要组织档案部门工作人员学习档案信息化管理的知识,又要培训他们保护档案、整体档案的技能。要对企业的所有员工进行现代化信息技术的培训,提高档案价值的利用效率。

(二)针对发电企业的特点,依法加强对档案部门的保护

发电企业的档案价值高。这些档案资料能够给企业带来潜在的隐藏的经济效益。所以,科学的管理要求:严格按照法律的基本要求来管理档案。对于档案的借阅和使用必须登记到位、借阅时间明确,遗失档案要追求责任到人。对于档案管理人员,则要加强他们的法律意识和知识的培训,提高档案资料的重要性和地位。对于那些损坏档案、泄密档案的工作人员要依法处理。

(三)将整个企业的管理经验嫁接到档案部门,将给档案部门的价值充分利用到为企业创造价值中

企业的科学管理是一种模式,既适用于整个企业,也适用于企业中的每一个部门。所以要对档案进行信息化管理,统一标准,齐全门类,收集有价值的档案以弥补企业的不足之处。开展网络的宣传,将档案信息通过网络传播。贯彻档案中积极的政策、方针和精神。控制好档案的安全,及时有效地为其他部门提供信息。

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