浅谈企业档案信息的开发和利用

摘要：企业档案信息是一个企业在生产、经营、发展过程中的真实记录。本文就如何对企业档案信息资源的开发和利用进行了有益的探讨，不足之处还请同行不吝指正。

关键词：企业、档案信息

前言：企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

档案的作用和价值主要体现在对其的开发和利用上。只用通过对档案信息资源的开发与利用，其价值才能得到充分的体现，才能使企业档案信息工作充满生机与活动。企业档案是企业在生产、建设、经营、销售等活动中形成的真实的历史记录。企业把档案信息作为依据、凭证或参考材料直接用于生产、管理等实际工作之中，已完成既定任务创造经济效益的工作。

如何将丰富的企业档案信息资源开发出来，为企业领导决策、制定规划、总结经验教训、探索企业发展规律、开发科学研究，以及生产经营与管理等各项工作服务，笔者认为应做好以下几个方面的工作：

一、提高企业档案管理人员的素质。

随着现代企业制度的建立和科学技术的不断发展，过去那种低素质的只管收发、装订、保管的档案人员已不能适应市场经济下企业发展的需要。新时期的企业档案工作者不但要有丰富的档案专业知识，熟练的业务操作能力而且还要掌握企业生产，经营和现代化管理技术，来适应企业发展的需要。企业档案管理工作者的个体综合素质的高低决定其对档案管理工作质量的优劣，决定其对企业档案信息资源的开发力度的深浅，更是对企业发展成败得失起着关键的因素。

二、要高度重视和利用企业档案信息资源。

所谓的档案的信息资源的开发，就是将静态的档案信息资源经过采集、加工、存储，进而转换成动态的信息，最大和最快限度的为企业的决策、发展所利用的过程。全部档案工作可简要概括为一句话：管理和利用好档案的主要内容，是档案工作深化、开发的目的，否则再好的档案信息也失去了它应有的价值。

高度重视和开发利用好企业档案信息资源，我们认为要从两个方面抓起。

（一）企业领导决策层对档案信息资源的认识和重视程度要进一步提高。在深化企业改革过程中，企业从计划经济模式向市场经济模式过度，特别是改制企业直接参与了市场竞争。商场如战场，市场形势瞬息万变，给予企业更多的机遇和挑战；一个企业要在激烈的市场竞争中取胜，掌握准确的信息是重要的条件之一。企业领导的信息观念在增强，但有一定的局限性，如重视外部商业信息，不重视企业内部档案信息资源的开发在一些企业中普遍存在，以至使企业档案工作做到了收集归档就束之高阁，没有能够发挥其真正的作用，或者没有发挥其更深层次的潜力，是很可惜的。所以企业领导决策层不但要提高自身对档案是一种信息资源的认识。进一步加强对企业档案工作的领导，加大开发利用力度，还要教育中层干部乃至全体职工对对档案工作提高认识程度。从生产经营的管理的各个环节收集、保存和利用企业档案信息资源，使其为企业经营服务。

（二）企业档案工作者要进一步提高开发利用企业档案信息资源发挥其更大效益。这就需要加大收集力度，除传统的收集范围，还应注意新的档案载体，如录音磁带、录像磁带、光盘及照片等等，是所管理的档案信息资源更好的为生产经营管理服务的目的。

三、转变以往的服务模式。

以往档案利用的服务模式是利用者来查询就调档，等客上门的被动型的服务模式。另外，由于档案被人为的看成是神秘而不可莫测的东西，与外界格格不入，成为封闭的东西，严重地阻碍了档案信息为企业生产、经营、科技发展服务效果的发挥。随着现代企业制度的建立，企业已走向市场，企业没有信息就不能生存，没有市场就没有经济效益，所以必须打破原有的服务模式，建立新的服务模式，变被动为主动，变封闭为开放，根据企业的需要，及时调整视角，找准档案信息开发工作与服务对象的结合点，有针对性地为利用者提供有效服务。比如：每年年终企业制定下年工作计划和总结本年工作时，档案工作者就应主动将本年工作计划和总结本年工作时，档案工作者就应主动将本年的工作计划和上年的工作总结送给办公室参考；财务部门每年年终决算时，就应主动将上年的财务决算的档案材料送去做参考；每当人事劳资部门调整工资或职工转定级时，应主动将人事档案送去参考等等。

四、档案的服务对象要创新。

过去由于受计划经济体制的影响，企业档案服务的对象是政治、企业领导和人事工作。档案工作以收集整理档案资料为主，时刻围绕政治工作和企业领导转。随着现代企业制度的建立，企业与市场、企业与竞争、企业与信息紧紧相连，服务对象由此发生了根本性的转变，更多的是为企业打入市场，积极参与竞争，新产品的开发，企业的审计，资产管理，企业的信誉等服务。这就要求企业档案工作者要树立新的服务意识，适应新的服务领域。

五、搞好档案信息的编研。

档案信息的编研是深层次的开发利用档案信息资源，也是企业档案信息工作的重要一项。档案信息资源的开发应当将企业当前工作的需要与长远工作发展结合起来，选择编研课题与内容。当然这种选择课题要建立在主动了解企业领导、有关部门以及专业人员的需要和企业生产、经营与管理工作的需求，将档案的历史信息，编研成较系统地档案史料，提供给企业领导和有关部门，使他们得到较系统的档案信息，为企业领导决策总结经验教训研究企业发展史，制定企业发展规划提供依据和参考资料，这样才能充分有效地实现其档案信息资源开发的实用价值。

结束语：

企业档案信息，主要是对企业在生产、经营、管理中的真实记录，是对企业的经验教训的良好的总结；开发并利用好企业的档案信息资源，能为企业的发展提供良好的参考。