办公自动化技术在基层央行的实践及对行政效率提高的作用

摘?要 中国人民银行抚顺市中心支行作为人民银行在抚顺地区的派出机构肩负着依照《中国人民银行法》有效履行货币发行、经理国库、外汇管理、执行货币政策和维护地区金融稳定等十七项工作职责，行政效率的高低对能够完成好上级行交办的工作任务，切实促进地区经济金融健康发展具有重要的影响。本文就办公自动化在基层央行的实践及对行政效率提高的作用进行了粗浅的剖析。

关键词 办公自动化；系统；效率

中图分类号 D630 文献标识码 A 文章编号 1673-9671-（2012）112-0194-02

中国人民银行抚顺市中心支行（以下简称：抚顺中支）对于有效指导地方金融发展，促进都去经济社会协调发展具有重要的作用。随着金融改革的不断深化，日常金融业务、公文流转、行政管理等信息量成倍增长，传统手工模式已经远远不能适应当前工作需求，只有充分利用先进的科学技术和设备，逐步实现信息管理现代化，才能切实提高办公效率和履职能力。因此，抚顺中支从2000年率先在基层人民银行提出了建设办公自动化的需求，并从实现方式、技术选择和逐步完善等方面开始了近十二年的实践与探索，工作效能得到大幅度提升。

1 办公自动化技术在基层人民银行的推广与应用

办公自动化（以下简称：OA），是指在企业或行政机关中，采用internet/intranet技术，基于工作流概念，以计算机和网络为平台，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、分析、存储和使用信息，具有信息共享、办公快捷、提高效率，降低成本的特点。

图1 抚顺中支OA系统体系结构图

1.1 系统体系结构

抚顺中支OA系统目前共有220多个用户在近230台客户机上运行，覆盖了我行所有部门和所辖县支行。系统选用技术先进的B/S模式，使用成熟的Intranet编程技术，分为公文系统、个人事务管理和公共事务管理三大模块（见图1）。OA系统通过接口程序与总分行公文传输系统连接。

1.1.1 个人事务管理

其中包括：个人日常公文处理（收文、发文、查询、监控等）；个人日常办公协助（邮件、日程安排、办公提示等）。

1.1.2 公共事务管理

其中包括：电子公告、视频会议、信息简报、知识数据库和内部事务管理分系统（包括：低值易耗品管理子系统、内部财务管理子系统、车辆管理子系统）。

1.2 系统的技术选择

工作流的概念：

我行的OA系统是以Lotus Notes为开发平台，基于工作流进行流程控制和任务的管理。系统通过功能定义模块，使用者可以任意根据本行实际办公的需要来定制工作体系、办公流程和用户功能，而无需修改程序代码，使系统具备了良好的延展性和适用性。通过角色设置既实现了灵活适用又以权限等级划分实现了系统的安全与保密。工作流（workflow）作为整个系统的技术核心，针对日常工作中具有程序化活动，用其过程准确的描述所有业务流程，其目的是通过将工作分解成定义好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控，从而提高办事效率、降低办公成本、提高内部管理水平。

2 OA系统对基层人民银行行政效率影响的实证分析

OA系统的使用使我行的办公效率和质量得到了极大的提高，基本实现了行内公文管理的无纸化、信息传递的网络化和行政办公的信息化。并且促进全行员工的计算机应用水平提高了一个等级，并为此后各种业务系统的推广和使用奠定了良好的基础。

2.1 促进基层人民银行行政观念的更新

目前，造成基层人民银行行政效率偏低的原因是多种多样的，其中一个突出的问题在于很多行员长期浸润“机关习气”缺乏效率观念，工作中的“一等、二靠、三望”都比较常见，而信息化手段成为破除传统行政观念下不良习气和行政低效率的利器。以抚顺中支为例，OA系统中严格的流程控制和提示功能消除了多年的文件“挂办”和工作懈怠的“痼疾”，并且使员工计算机使用水平得到显著提高，使计算机会用率由原先的不足20%，上升到90%。就是一些老同志通过使用手写板也全部解决了打字问题。全行在2005年就率先在沈阳分行辖区实现了全体员工使用计算机办公的目标，相比传统手工操作行政效率成倍提高，而且，计算机操作技术的普及和使用，使我行在上级行各种应用系统推广和使用考核中名列前茅。

2.2 缩短了公文流转周期提高公文质量

1）收文流程：原先手工操作处理一个收文办理平均18天，经过OA系统后缩短为：5天，如表所示。

2）发文流程：原先手工操作处理一个发文流程平均10天，经过OA系统后缩短为：6天，如表所示。

收文效率平均提高了2.6倍，发文效率平均提高了67%，不仅缩短了文件流转周期，而且通过网络同时发送文件传输，极大地减少了了原先文书手工传递的时间和依照人员顺序送递的时间，节约了文件办理的人工成本和时间成本，提高了效率。

由于，在OA系统中使用了公文拼写检测功能，规范了使用者对公文的起草、修改、审批和办理等环节，相比手工办理公文的规范性得到极大程度的提高。使用OA系统后，当前在上级行对公文质量的抽样检查中，公文完全合格率达到了96%，基本合格率为100%，而这以前在两个文书的把关下手工起草和办理文件，完全合格率不足50%，基本合格率为70%。

2.3 强化了基层人民银行的内部管理

信息技术的发展改变了信息收集、处理、储存以及传送的方式，促进了信息资源的高度整合与利用，工作任务和管理要求的数字化，使得内部管理不仅能够督促各部门彼此之间合作与协同，还可以有效地革除信息匮乏和信息欺蒙的行政弊端。通过信息传输的实时性，可以使中心支行与上级行和县支行之间政令畅通，基层的信息反馈及时有效。同级部门通过OA平台实时交开展配合协作，避免了互相推诿、互相扯皮等内耗现象。在管理结构上，层级过多是造成行政效率低下的重要原因，而OA系统的应用有利于促进中间管理层环节的缩减。同时，依托网络信息交流的快捷便利使领导决策层与一线操作层的直接沟通得以加强相互了解，使管理幅度增宽，效率提高。

2.4 提高了基层人民银行行政决策的效率

OA系统不仅能够提供资源信息管理、知识管理，而且可以提供决策支持。系统在对大量的信息储存、保管的基础上，能够利用高效的系统运算将所得的信息进行筛选、分类、分析、转化、整合，从而形成并输出一系列量化并且具有参考价值的指标和数据，成为领导科学决策的重要依据。而OA系统能从根本上保持有效信息提炼的真实高效，对于传统的行政运作在效率上有了根本性的提高。同时，OA系统可以发挥电子技术最擅长的搜索功能，对于准确制定方案和科学决策具有重要意义。

3 OA系统应用还存在的问题和完善措施

经过抚顺市中支OA系统12年的应用、发展，虽然不断完善、日趋成熟，但暴露出来的问题不容忽视，这些都是制约基层人民银行行政效率进一步提高的因素。

一是远程传输的可靠性需要进一步提高。偏远地区和山区通信质量差且不稳定，电子文件及回执传输经常出故障，影响了OA整体应用效果。以抚顺为例，两县在山区通讯线路存在信号不稳定、不保密问题，数据传输经常发生“掉包”现象（数据包丢失），直接限制了县支行对OA系统的推广应用。为此，要加强内联网建设，改进自然条件恶劣和边远地区的通信状况，提升远程网络通讯质量和速度，并且将公文传输的端点延伸到县支行，真正实现总行、分行、中心支行、县支行的文件四级传输和OA系统的全覆盖。

二是要加强技术研究，提高服务器存储容量和处理能力，增加远程网络的带宽，提升系统整体性能，进一步扩大远程传输范围。由于，系统临时办理文件积压较多造成系统资源被大量占用，系统运行效率降低，甚至出现运行故障造成办公系统的瘫痪。一方面采取了增加系统硬件容量的措施，同时应辅以强化管理手段，加强文件催办，限制个人邮件等措施予以有效解决。

三是由于OA系统存在多个版本和总行电子公文传输系统开发商不同，运行管理的方式和要求不同，公文归档问题一直没有得到妥善的解决，一直还是双轨制运行，即电子档案和纸质档案同时归档，以纸质档案为主，不但没有显示出电子系统的效率，而且还极大地浪费了人力和物力。

四是应加强OA系统与业务系统的衔接。现OA系统中，办公信息多，业务信息少。应建立与各业务系统的接口，获取并综合各类业务数据，使OA信息更加全面完整。在此基础上建立管理信息系统和决策支持系统，辅助领导决策，提高人民银行整体的反应速度和决策能力。

五是以知识管理为核心的新一代OA将取代以工作流为中心的OA。人民银行现有OA系统现主要用于完成办文、发通知等工作流自动化处理，缺乏知识管理机制，应加以改进，建立集信息处理、业务流程和知识管理于一体的新一代OA系统，提供丰富的学习功能和知识共享机制，使员工在OA中由被动转为主动，从而在提升员工创造能力的过程中，大大提高人民银行的整体创新和应变能力。