关于纤检机构加强零余额账户管理的探讨

资金管理与技术管理一样,都是纤检行业发展过程中所必须应对的问题,如何管好、用好各种来源的资金是纤检行业在进行可持续性发展过程中必须考虑的问题。

纤检行业的财务管理特点以及面临的挑战

目前我国纤检机构主要是行政事业性单位,其资金来源概括起来可以分为两大类:一类是日常检测收入,另一类是财政性拨款收入。财政拨款收入在本次国库集中支付的改革中全部纳入改革范围。与改革之前相比,纳入国库集中支付改革的资金全部要求在零余额账户中进行收支。

就资金的使用情况来说,纤检行业的资金主要用于设备采购支出、人员支出以及日常耗用支出。人员支出和日常耗用支出通常具有一定规律性,财务人员能够根据情况进行专业判断,有效地安排这两类资金,但是设备采购支出却没有规律性。在财务日常核算管理的过程中,财务部门根据各部门上报的原始凭证的资金具体使用情况分情况进行核算。拟用财政性资金进行支付的支出,其凭证处理方式、科目依照该类经费的具体使用要求进行支出、核算,从零余额账户进行收支。用非财政性资金支付的支出,按照旧的核算模式进行核算。

纤检机构资金来源、使用、核算环节的这些特点和相关规定在新环境下提出了很多新问题,如,当一笔支出发生时,如何决定是使用哪一笔经费?这一决定在哪一个环节作出才最经济、高效?已经作出的决定应该如何在凭证上体现?如何在财务室内部有效、准确地传递相关信息,进而为准确核算打下基础?现有的人员如何进行分工才能有效地对资金使用情况进行稽核?按照财政要求申请经费,如何才能恰好满足资金的使用调度需要?如何简单、便捷地与内部其他部门进行协调资金使用情况?如何能够进行统筹考虑资金使用中的各种问题为决策提供依据?

国库集中支付改革的政策引入

国库集中支付改革是我国政府近年来不断推进的财政改革之一,是财政资金支出方式的根本性变革。它改变了以往财政资金层层拨付的方式,从制度上解决了资金截留、挤占、挪用的问题,是从源头上控制财政性资金使用的根本性措施。国库集中支付方式,是以国库单一账户体系为基础,以健全的财政支付信息系统和银行间实时清算系统为依托,所有预算单位需要购买商品或支付劳务款项时,由预算单位提出申请,经国库集中支付机构审核后,将资金通过单一账户体系支付给收款人的制度。在国库集中支付方式下,由于银行间的清算是通过计算机网络实时进行的,财政资金的日常结余都保留在国库单一账户中,因而财政支付专户和预算单位的账户在每天清算结束后都应当是零余额账户。

零余额账户是财政部门或财政部门为预算单位在商业银行开设用于办理预算资金支付清算的账户。如前所述,其日终余额与设立在中央银行的国库单一账户清算后结零。从零余额账户的概念来看,零余额账户的实质是过渡支付清算账户,尽管所有的财政支出都通过这个账户支付到商品或劳务供应商,但它并没有资金,它是通过清算与国库单一账户相联系,起支付或支付的作用。

加强纤检行业零余额账户管理的建议

如前所述,纤检机构的资金使用链有其自身特点,各地依照财政要求开立零余额账户以来,不断面临新的问题。同行们很清楚,零余额账户的设立并不同于简单的账户开立。伴随着这一账户的开立,同时也就意味着核算制度、资金使用方式、账务处理方式等一系列改革的启动,原有的内部财务管理分工、日常运作模式都将受到冲击。因此,如何能够顺利地实施各项转变,如何解决新账户、新制度对原有工作带来的挑战,是纤检财务人员工作的重点。笔者认为,可以从以下几个方面着手,不断提升管理水平,充分地发挥财务的管理职能,理顺资金链条,应对政府性资金使用的新形势:

第一,建立零余额账户管理制度,加强内部控制。内部控制制度是现代企业、事业单位在对经济活动进行管理时所采用的一种管理手段,是企业、事业单位有效的管理体系中不可缺少的一个组成部分。任何一个单位,尽管规模大小不一,企业性质特点不同,都应该根据各自的具体情况建立必要的内部控制制度。内部控制是一个严密的、较为完整的体系,通过形成的一系列具有控制职能的方法、措施、程序,旨在保护资产的安全和完整、保证会计及其他信息的真实可靠、保证业务活动按照适当的授权进行、提高业务处理的工作效率。

由于零余额账户是一个新生事物,与之相伴的是一系列财政的新规则。在原有的内部控制体系当中不存在这一内容,因此,在开立零余额账户之后,财务人员应该对与此相关的原有内部控制制度进行修订,提高会计控制的同时也提高管理控制,并将相关制度形成正式文件在单位内部作为行为标准实行。制度的建立有助于财务工作的开展,有助于与其他部门进行协调,也有助于资金使用效率的提高。

第二,加强预算管理,加强资金使用的可预见性。零余额账户开立之后,按照财政的要求需要提前对下个月甚至下个季度所用的资金进行额度申请,并在规定时间内将年度资金的使用情况达到一定标准。也就是说,资金的使用必须要有计划,按部就班地执行,才能符合财政的管理制约。与原有的资金拨付使用形势相比,现有的资金拨付使用环境对纤检行业的管理水平提出了更高的要求。

通过预算的方式可以解决这一问题,理顺资金使用流程。预算是一种系统的方法,用来分配企业的财务、实物及人力等资源,以实现既定的战略目标,通过使用预算管理方法能够提升企业战略管理能力、实现有效的监控与考核、高效使用企业资源、有效管理经营风险、实现收入提升及成本节约。特别是在上个世纪20年代在美国的通用电气、杜邦、通用汽车公司产生之后,很快就成了大型工商企业的标准作业程序,更是将全面预算管理推向了管理前沿。目前尽管我国的行政事业性单位每年均按照财政的要求进行预算、决算的申报,但是现实当中这二者之间与理论上的要求相距甚远。在零余额账户建立之后,又将这一问题推向前沿,只有制定了符合实际的预算并且按照时间的推进不断推进预算的执行,才能在资金的使用过程中实现按部就班,才能符合财政的各项规定,最终实现有效的经营管理。

第三,简化管理程序、规范内部流程,节约管理成本。制定制度的作用可以说一体两面,它的优点在于能够对各环节进行有效地控制,降低管理风险;缺点则是增加管理环节,导致管理程序复杂、管理成本上升。因此,并不是说最完备的管理控制制度体系就是最好的,在实际工作当中财务人员要求对本单位的客观经济环境进行专业判断,制定符合本单位的内部控制制度,要在最有效与最经济中间寻找本单位的最优平衡点。

笔者认为,与之相关的管理程序和管理制度由于原来的空白,还是需要建立和健全的。但是,在建立了相关制度之后,还应该对结合新旧程序对财务整体工作进行适当简化和规范。比如,通过采用集中报销的方式解决现金管理的工作量;通过预报销现金的方式解决国库取现的问题;通过预算申报解决资金调度使用、划拨问题;通过盖预算专用章解决不同资金来源带来的财务室内部票据传递区分问题与核算准确性问题;通过制定内部决策判断解决信息传递成本过高问题等等。

第四,利用电算化核算系统如财务集中核算系统进行现代化管理。零余额账户开立之后,除带来了核算、资金使用等一系列变革外,对账务管理本身来讲又开立了两本账簿。现金管理都有其自身的规范,比如要求符合一定的库存限额、要求日清日结、不许坐支等等。同一个法人下面,现金账户的分列增加了现金管理的复杂性。笔者认为,可以运用电算化的管理体系解决这一问题,按照财政的核算科目体系要求,设立有关科目进行核算,利用电算化(如财务集中核算系统)的软件环境、电子计算机的硬件环境(如联网的工作组)能够有效地进行资金监控管理。

综上所述,我们认为可以通过运用电子管理信息系统、建立健全预算体系、内部控制体系、适当简化管理程序,能够使我们的工作开展得更加顺利、高效、准确,解决国库集中支付改革带来的问题,以适应不断提升的财务管理需要,不断为纤检行业的可持续发展提供建设性意见。

参考文献:

[1]王敏.国库集中支付制度研究[M]. 北京:经济科学出版社,2002,15.

[2]楼继伟.政府采购[M]. 北京:经济科学出版社,1998,66-69.

(作者单位:北京市纺织纤维检验所)