浅谈Z公司物流系统内部控制体系

摘要：本文通过结合Z公司的实际情况,阐述了Z公司物流系统内部控制体系,对内部控制理论在中小企业中应用起到一定的促进作用.

关键词：内部控制;物流系统;单据管理

Z公司是一家致力于本省土特农产品连锁销售开发的大型现代化企业，公司总投资5000多万元，旗下拥有多家土特产专卖店、粗杂粮食品专卖店。公司主营土特产农产品，在全省及北京、天津、江苏等省、直辖市建立了分公司，以此为辐射，快速推进华北、华南、华东核心城市战略布局，组建战略加盟商、商，建成全国有影响力的土特产专业平台.

一、Z公司的物流中心现状

Z公司的物流中心包括经理、主管、内勤（票据专员）、仓库管理员、质量检验员、库房职工、司机等职位。公司成立初期由于缺乏有经验的管理人员,物流系统内部运营情况十分混乱:由于业务办理的流程不够健全,工作人员之间缺乏监督和控制措施,常常导致权责不清,出现问题,无人可以问责.为规范企业运营,加强企业管理,公司通过运用内部控制的相关理论对物流系统的流程进行了重构。

二、内部控制基本理论

Z企业物流系统内部控制体系的的构建，应以内部控制基本理论作为指导，内部控制是由企业董事会、证监会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。内部控制的目标包括以下方面：提高企业经营效率，保证企业经营管理内容符合法律规定，确保财务报告及相关信息真实可靠，保障企业资产的安全与完整，使企业实现战略规划。我国的《企业内部控制规范》指出，企业建立与实施有效的内部控制，应当包括下列五个要素：

1、内部环境。在内部控制的五要素中，控制环境主要指企业进行业务活动、日常管理的制度和结构，因此是其他要素的基础。内部环境包括企业的组织结构，职位间权责分配，员工的素质，公司的战略规划，领导的管理能力等。

2、风险评估。风险评估是预防潜在风险的有效手段。日常活动中，企业应及时识别影响企业目标实现的风险，对风险进行系统分析，积极采取有效措施减少风险发生的可能性，同时确定有效应对风险的方法。

3、控制活动。对活动的进行有效控制可以将将风险控制在可承受度之内，保障管理层制定的决策、程序得到执行，确保企业目标得以实现。

4、信息与沟通。管理者制定的决策时，不仅需要内部信息，也需要外部的信息。信息与沟通强调无论在企业内部员工之间，还是企业与外部环境之间，信息的传递和反馈应该及时、准确。主要包括与企业经营状况、财务状况和相关法律遵守等相关的信息。

5、内部监督。监督不论是在内部控制系统的运行，还是完善方面均具有重要的作用。只有对内部控制进行监督，才能够及时发现缺陷，并加以改进，从而完善企业内部控制体系。

三、Z公司物流系统内部控制体系构建

Z公司物流系统内部控制体系主要是以单据管理作为控制的主要手段，以库存活动作为的控制的主要内容，以会计对各项物资周转业务的记录作为控制凭证的管理体系。由于Z公司的物流中心仓库同时为遍及全省的30家直营店和加盟店供货，且各门店（直营店和加盟店的总称）只能从物流中心进货，因此，可以通过各店面的销售要货情况，来考察门店的销售情况和当地消费者对不同商品的需求情况。知道需求量，采购部就可以有计划的进行采购。物流中心需要对采购的农产品货物做好仓储保管工作和配送工作。Z公司物流系统内部控制体系总体设计思路如下：

1、以单据管理作为控制的主要手段。Z公司物流系统内部控制对各项业务均采用单据管理的形式，物资周转的各道环节都要求负责人在对应的单据上签字。单据一般都是一式三联，不同联次交予业务各当事人，其中第二联交予财务作为原始凭证保存。

货物入库涉及的单据包括订货单、验收单和入库单。另外还有过期或破损商品的返库单。订货单由采购部在和供应厂家达成购货协议后录入，第一联留底，第二联交予财务部，第三联交予供应商。供应商送货时，会持订货单去物流中心交货。物流中心对货物验收入库后编制验收单。验收单要求有质量检查员、仓库管理员和供应厂家三方当事人签字，之后第一联留底，第二联送达财务部做款项的交付凭证，第三联交予供应商。同时仓库主管会编制入库单，增加库存数量。 返库单是各门店将长期滞销的商品、过期的货物或包装毁损的货物退回至物流中心填制的单据，第一联自留，第二联给财务部，第三联给物流中心。

货物出库涉及的单据包括配送单、内调单和退货单。配送单上的商品表示门店需要的进的商品。一般家门店一张配货单。仓库管理员会根据配货单进行拣货和装箱。拣货结束后，由司机和仓库管理员共同将货物装车，填制装车单，司机对车内货物负责。货物送达后，门店经理核对货物后，在配送单上签字。同时装上该门店要退库的商品，返回物流中心。内调单是物流中心给销售部和分公司送货后，在公司系统软件上，将货物从物流中心仓库中划拨至分公司或销售部的小型仓库中。对于门店退库的商品，在供应厂家送货时，可以协商是否可以退货。可以退货有仓库管理员编制退货单。

2、以库存活动作为的控制的主要内容。Z公司的物流系统的核心是库存管理活动，其他物流活动围绕库存活动展开进行。保管对象方面，由于Z公司是销售的主要产品是农产品，农产品具有鲜活易腐性，因此仓库和冷库的温度、湿度都有规定标准。保管货物种类方面，Z公司经营的商品有200多种，品种繁多且没有现代化的拣选设备，因此就要求对仓库进行分区码，将仓库分为12个区，比如：杂粮区、中药区等，从而有效的提高了拣货效率。

3、以会计对各项物资周转业务的记录作为控制凭证。会计是对企业各项经济业务内容的经济记录。各项物资周转业务发生所产生的单据均应该将原始凭证交予财务部留底备查。财务部的岗位划分要遵循不相容职务分离原则，明确各岗位的职责权限，岗位之间起到监督制约的作用。比如保管财产职务与记录财产的职务应分别安排人员，货币记录保管与货币保管职务相分离.

本文通过研究Z公司的基本情况,结合内部控制基本理论,阐述了其物流系统的内部控制体系.为我国中小型企业在企业中运用内部控制理论提供了基本思路,对规范企业运营活动,提高企业运营效率具有一定的借鉴意义。（北京物资学院研究生部；北京；通州；101149）

参考文献:

［1］ 中国注册会计师协会. 公司战略与风险管理［M］. 北京: 经济科学出版社, 2011.3:

［2］ 杨洋. A公司内部控制案例研究［D］. 大连: 大连理工大学, 2009