浅谈城建档案的开发利用工作

摘 要：新时期面对快速发展的城市建设形势，我们如何搞好城建档案开发利用工作，更好的服务于全社会，是我们城建档案部门的当务之急。本人结合多年城建档案工作的经验和实践，列举了制约城建档案利用工作发展的关键问题，对如何做好城建档案开发利用工作进行了一些探索。

关键词：城建档案 开发 利用

中图分类号：G273 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）04-0033-01

城建档案是国家城市化进程的真实记录和可靠依据，是在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，城市的规划、建设、管理、旧城改造、新区开发、基础设施的改建、扩建无不需要城建档案。随着我国改革开放，社会主义市场经济和城市现代化建设的进一步发展，城市数字化进程的加快，城建档案利用工作也面临着新的发展机遇和挑战。面对快速发展的城市建设形式，如何做好城建档案开发利用工作，以便更好的服务于全社会，是城建档案部门的当务之急。

城建档案作为一种重要的科技信息资源，它的充分开发利用，必将对现代化城市建设和发展做出重大的贡献。利用城建档案是城建档案工作的最终目的。城建档案只保存不利用或者不能充分利用，城建档案工作就没有生命力，所以城建档案不是为了保存而保存，为了管理而管理。保存和管理的目的是为了利用，为了让它发挥作用。怎样适应新形势的要求，通过各种有效的方式和方法，提供和开发城建档案资源，发挥城建档案的社会效益和经济效益。档案利用工作如何适应形势的变化，改革城建档案管理工作，由封闭型、半封闭型转变为开放型，是我们从事城建档案工作必须面对和解决的课题。

近几年，我科室在面对社会，积极主动为利用者提供服务方面做了大量细致的工作，在领导决策、城市规划、经济建设、编史修志、科学研究等方面发挥了重要作用。但是也应看到，在城建档案利用工作上，还客观地存在着社会对城建档案了解不够，提供利用工作条件落后，工作方式滞后，利用率不高等问题，从而导致城建档案在为经济建设服务，提高社会效益中未能发挥最大效能。因此，城建档案的开发利用工作，还有待于进一步加强和提高。通过本人十余年的城建档案编制工作的实践，总结出了一些经验，要做好城建档案的开发提供利用工作，应做好以下几点：

一、不断丰富储藏，是做好城建档案利用工作的基础

由于城建档案是城市建设发展各个历史时期真实情况的再观，是城建档案馆进行业务工作的物质基础，是城建档案馆得以生存和发展的“命根子”，因此，储藏越齐全、内容越丰富，为社会提供利用服务的机会就越多。反之，如果档案门类单一，资料不全，产生的效益就可想而知了。做好丰富储藏这一基础性工作要注意抓好以下几点：一是扩大储藏数量。根据当地城市发展具体情况，在继续抓好挖掘充实历史和现有城建档案的基础上，及时对不断增加和变化的城建档案加以吸纳整理和补充，不断扩大储藏范围，调整储藏结构，最大限度地增加储藏量，以满足社会各界对城建档案利用的需求。二是抓好质量。在收集、接收、整理城建档案时，要检查城建档案资料的形成是否齐全、真实、系统，是否符合城建档案的要求。三是深入到城市建设和发展的第一线，积极、主动地收集第一手资料，为今后的编研工作打下基础。实践证明，城建档案馆要成为名副其实的开发利用城建档案资源的中心，就必须具有门类齐全，数量庞大，内容丰富的储藏。

二、端正服务态度，明确服务方向，提高服务质量，是做好城建档案利用工作的前提

城建档案工作是一项服务性的社会窗口工作，做好利用工作，就要提高对城建档案工作的认识，明确指导思想，端正服务态度，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用。基层是生产、建设、科研、设计等活动的第一线，城建档案工作作为一项技术后勤工作，必须把自己服务工作的重点放在第一线，为一线上的生产建设和科学技术工作服务，同时，还要为城建档案的主要使用者――工程技术人员服务，要为他们做好档案提供利用工作，要想工程技术人员之所想，急工程技术人员之所急，主动为工程技术人员服务，满足他们的工作要求。

三、广泛进行利用宣传，增强利用城建档案意识，是做好城建档案利用工作的动力

由于历史原因，在很长的一段时期内，档案工作仍保持着“封闭式”的工作方式，导致社会各界对档案馆的储藏及工作方法缺乏了解和认识，使得城建档案这种重要的信息资源，未能在社会主义建设中充分发挥其应有的经济效益和社会效益，这是困扰档案界多年来的一个大难题。虽然《档案法》颁布多年了，各地也相继出台了一系列城建档案方面的法规文件，但人们对城建档案和城建档案工作的认识还远远不够。因此，城建档案工作要在市场经济体制中找到自己的位置，得到社会的广泛重视，必须借助舆论宣传工具，通过报纸、广播、电视、书刊、展览等大众传媒，不断强化全社会城建档案意识，扩大城建档案馆的知名度，有效地推动全市城建档案信息资源的收集管理和开发利用工作。

四、积极改进服务方式和工作条件，是做好城建档案开发利用工作的关健

长期以来，城建档案的提供利用工作还存在着“守株待兔”式的被动服务方式，致使不少城建档案还躺在库房内，成为死资料，而不能走出去变成活信息。这样落后陈旧的服务方式，远远不能适应城市建设和经济发展的需要，必须变被动为主动，以“积极开发，主动服务”的方式向社会提供快捷、高效、高质量的城建档案信息服务。在改进服务方式方面主要应注意以下三点：（一）变消极为积极。如服务态度问题，它不仅反映出一个单位的行业风气，更重要的是直接影响到档案提供利用的效果。许多档案利用者由于对储藏档案的检索方法不熟悉，很自然地要向档案管理人员提出各种问题或要求，如果档案工作人员热情周到地提供服务，认真细致地听取利用者的要求，不但能满足他们的工作需要，还能赢得他们对城建档案工作的理解和支持；如果态度消极、怠慢、应付，不仅会影响档案馆的形象，而且势必导致档案利用率的下降。（二）变繁琐为简便。在目前城建档案现有设备和服务手段尚不完全现代化的情况下，就必然存在一个由繁到简的过程，档案工作者应树立为利用者提供优质服务的思想，在现有的条件下，不怕麻烦，为利用者着想，努力寻求科学有效的工作方法，做好档案提供利用工作，在熟悉馆藏，了解利用者需要的基础上，编制城建档案总目录，分类目录、建设工程概况登记表等各种简便有效的检索工具，方便利用者。（三）变封闭为开放。城建档案部门由封闭向开放转变，既是社会利用的需要，又是市场经济的大势所趋。过去在计划经济条件下，城建档案的管理模式基本处于封闭状态，档案的利用也是等人上门的方式，其城建档案作用更为有限。实践证明，在搞好开放型服务方式的工作中，要把握好以下几个环节，第一，要坚持有利于工作，有利于档案的提供利用，不能使服务流于形式。第二，要讲究科学，引进先进管理方法和手段，使档案开放工作讲究实效。第三，要正确处理档案的利用和保密的关系，在档案提供利用工作中既要积极提供档案服务，又要坚持保密原则。

总之，能否做好城建档案服务经济社会发展，与城建档案利用工作开展程度和水平有着密切联系，只有为城市规划、建设、管理服好务，才能实现城建档案的价值。