试论高职院校档案信息化建设

摘要： 文章深入地分析了高职院校档案信息化建设的现状和所存在的问题，并创造性地提出了推进高职院校档案信息化建设的实施策略。

关键词： 高职院校；档案信息化；实施策略

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2014）04-0216-02

0 引言

随着信息技术的迅速发展和网络技术的不断进步，对高职院校的档案管理工作提出新的要求，就需要档案管理工作在避免面临严峻挑战的同时，也迎来了跨越式发展的历史性挑战。

1 档案信息化概念的内涵

档案的收集、整理、保管和利用等各个环节，为了能够全面熟练的应用现代化信息技术手段对档案进行管理，使档案管理更加趋向规范化、高效化，我们称之为档案信息化管理。[1]其中包括三个方面内容：一是档案资料数字化。应用计算机和扫描仪等设备把应存档的信息、文件、资料等以统一的、规范的数据格式录入到专门的管理系统内，以备保管。二是工作流程模式化。通过档案管理专用软件实现档案的分类、编目和排序。三是档案检索信息化。在实行分级检索制度的前提下，通过校园网和互联网可实时、准确地检索所需要的存档信息、文件、资料等。

高职院校档案信息化是加强高职院校信息资源的管理，提高工作效率，实现信息采集、信息管理和信息资源共享，逐步建立信息化的高职院校档案管理模式。

2 高职院校档案信息化建设的现状和存在的问题

2.1 很多高职院校档案信息化建设大部分由于设施简陋、投入不足而影响档案建设，主要是由于高职院校大部分是由成人大学和重点中专学校合并组成的，基础设施落后，档案工作相对其他学校较为薄弱，因此取得的效益不明显，致使很多学校的决策层投入的资源有限。主要资金投入在教学、科研等领域。高职院校对外交流活动有限，目前许多高职院校档案室数字化管理水平比较低，由于没有档案管理软件的使用，在档案管理上只能依靠手工进行管理，虽然有的学校花费大量资金购置档案管理软件，但是由于没有专门的电子档案进行归档，因此只能是个摆设，更谈不上数字化建设了。[2]很多的高职院校，都没有与外界联网，也就谈不上真正的数字化管理。大多学校的档案库房由于防盗、防火、防渍和防有害生物等安全防护设施配置不到位，办公室、阅档室、库房“三分开”的工作要求和各项安全责任制度不能严格落实，不能有效保证档案资料的实体安全和信息安全。

2.2 机制不活、队伍不强制约高职院校档案信息化建设 大多数人认为档案工作无关大局，故对其不够重视。因此在思想上不重视，行动上不支持，更谈不上搞好档案信息化建设了。目前大部分高职院校没有设立专门的机构来对档案进行管理，所以只能依靠在办公室。而且也没有专职专业的档案管理人员，大部分都是以兼职管理人员为主，他们大多数都没有接受过档案专业的培训，因此不具备档案管理及档案信息化建设的基本理论和基本技能。所以一些档案管理人员存在服务意识不强，坐等档案利用者上门而不去主动上门服务。个别的档案管理工作人员对工作还缺乏一定的热情和耐心，导致档案利用不广泛，很难发挥应有的作用。档案管理方式主要是以收集、保存为主，很少有被开发利用的情况。因此，在高职院校内部，档案管理体制不健全，管理机制不灵活，没有形成统一领导、分级管理的档案管理体制，直接制约着档案人员的积极性、创造性的发挥。管理方法落后，完全适应不了档案信息化管理的要求。[3]

3 推进高职院校档案信息化建设的实施策略

3.1 夯实档案信息化的基础设施建设工作 高职院校要多措并举解决资金难题，就需要逐步完善配置的档案设备和必要的计算机管理软件。这样就需要有专项资金投入到档案信息化的建设，以此来加大档案信息化软件环境建设。我们可以从两个方面进行，一是硬件方面，需要配备独立的服务器、扫描仪和刻录机等；其次就是软件方面，为了建立档案的门户网站，就需要我们建立网络版档案管理软件。为了使档案管理和开发利用能够满足高职院校未来发展的需求，就需要重视档案信息化建设的安全问题，因此就需要建立档案信息安全保障体系。我们可以从以下两个方面进行分析：一是要利用一些信息安全技术手段进行预防，比如网络防火墙和杀毒软件等手段来确保数字档案信息管理系统安全可靠。其次就是要采用软盘、光盘备用，建立档案数据备份和灾难恢复机制，以此来确保数据的安全及档案信息系统安全的设立等。三要合理开发利用档案资源，把利用电子档案纳入科学化、规范化轨道。[4]

3.2 提高档案信息化管理人员的综合素质 档案信息化建设是一个长期的发展过程，在这个发展过程中，就需要不断采取现代信息技术装备档案部门，以此来提高档案管理和利用现代化水平提高管理。其每个阶段都需要档案管理工作人员精通信息技术知识，清楚各个业务模块的功能用途，以此达到能够掌握所操作的各个模块知识，只有熟练掌握相关技术的运用，才能使整个系统顺利运行。[5]在建设档案信息化的全过程中，我们需要加强现有的档案管理手段的应用和相关业务的培训，这样才能够提高档案管理队伍人员的综合素质，使之更加制度化、规范化和科学化。其次就是要引进信息化档案管理以及系统维护的专门人才。真正打造一支业务精、技术硬、适应信息化需要的档案管理队伍。

3.3 加强档案信息化储备技术的应用管理 多数的高职院校只适应信息技术发展的要求，因此只有主动转变传统的档案管理模式，才能运用现代化管理手段，加强档案信息化建设。将办公自动化系统与档案管理系统连接，保证电子文件100%在线归档。使用先进档案管理软件，实现文档异地修改、保存和资源共享。自主开发功能全面的档案管理系统，并将条形码技术和校园一卡通应用于档案库房管理和档案借阅程序，有效解决了档案自动借阅和档案取放位置自动修正问题。大力开展档案数据库建设，从利用率较高的学籍档案和保护重要珍贵档案入手，逐步推进馆（室）全部档案数字化目标的实现。借助档案信息门户网站，实现在线查询。档案管理在加大推进档案信息化管理的进程中，充分享受利用现代化信息技术带来的便捷的同时，档案安全的问题随之凸显。为此，档案部门应以《中华人民共和国档案法》为依据，结合本单位档案管理的工作实际，制定严格的规章制度，形成计算机网络管理档案信息的安全保障体系，保证制度到位，责任到人。档案管理人员必须要有保密意识，认真地对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。

3.4 开发档案信息化资源利用的途径形式 档案工作的出发点和目的都是在于能够合理开发利用现代化档案信息资源。这既是检验档案工作水平的高低标准，也是能够为档案利用者创造良好的服务。而高职院校档案信息化资源开发利用需要从以下两点抓好工作：首先是档案管理工作人员深入学习钻研档案理论和业务知识，编制多种档案检索工具，为档案利用者提供档案查询利用服务，提高档案开发利用水平和能力。二是积极做好档案数据库建设，筹划建设数字化档案馆。通过以上的叙述，工作才会扎实推进，这样既提高档案的利用率，同时也扩大了档案利用范围，还能让人们对档案管理工作的重要性有更多的了解，从而还能够赢得各方面对档案信息化建设的支持。

由于档案信息化建设涉及的内容比较广泛，其中包括档案信息化管理人才队伍的建设、信息化网络的建设、专门数据库的建设、信息资源的开发利用等。以上叙述，就是要使我们明白院校档案信息化建设的稳步高效推进，除了把现代信息技术手段与现代信息管理方法有机的结合起来以外，还要有目标明确的实施策略、健全长效的保障机制以及规范可行的管理条例。

参考文献：

[1]彭荣.档案信息化建设的几点思考[J].档案学通讯，2004（1）.

[2]李章书.浅析高职院校档案信息化的主要问题及解决对策[J].山西档案，2012（6）.

[3]齐红军.浅析高职院校档案信息化建设[J].兰台世界，2008（5）.