浅谈文书档案管理与秘书人员的修养

摘要：本文就秘书人员应具备的一些基本修养进行了论述，指出提高文秘人员的综合素质是做好档案管理工作重要基础和保障，对提高档案管理的工作效率和文书工作的顺利发展，有着重大的理论意义和实践意义。

关键词：秘书人员修养文档管理

秘书人员既是一个单位领导层的助手与参谋，又是基层群众的密切联系者，也是文书档案的管理者。档案的归类组卷是否科学合理是体现其业务水平的重要标志，文书档案的价值关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于文秘人员的自身修养。我个人认为，要做好文书档案的管理工作，文秘应具备如下一些基本修养。

一、政治素质和职业道德

秘书的政治素质是关于秘书的政治方向、政治立场、政治观点、政治鉴别力和政治敏锐性的总和。政治素质是秘书素质的核心，是衡量秘书是否合格的首要标准。在我国社会主义制度下，秘书人员具备良好的政治素质尤为重要。无论是在党政机关和国有大中型企业和事业单位工作的秘书，还是在民间企业和私营企业任职的秘书，都应当首先加强政治素质的修养。秘书的职业道德，则是在秘书职业活动中所必须遵循的，它是社会道德在秘书职业活动中的具体表现，是秘书职业活动长期实践的产物。秘书工作的特殊性质和任务，要求秘书人员必须注重职业道德，注重忠信、求是的工作精神，否则，是难以胜任此职的。秘书人员在从事职业活动的过程中，应时刻遵守职业道德规范，努力成为一个具有高尚道德品质的合格秘书。

二、创新意识

合格的秘书人才，应当有创新意识，敢于突破旧的传统意识，在工作中具有变通性和独创性。创新必须破旧，我国历史上遗留下来的封建陈腐意识根深蒂固。封建意识的要害在于，用封建权力、伦理与观念压制人生的主观能动性和创造性。反映在秘书工作上，就是把秘书看成领导的附庸而不是参谋助手，秘书人员的积极性、创造性无从发挥，秘书成了反映长官意识的机器人。习惯于按规矩办事，按部就班，循规蹈矩，不敢越雷池半步。这种现象的产生，正是极左思潮和封建意识长期侵蚀的结果。在新形势下,要发挥秘书人员的创造性,就要发挥他们的主观能动性,大胆地让他们出点子、想办法，分担领导的一些具体工作，做领导名副其实的参谋和助手。创新观念，要求在任何时候，工作上都力图有所成就，但又不光是自我成就。这种创新，不是狭义的自我表现，而是秘书职责的要求。

三、文字水平与能力

秘书应具有广博、精专的知识涵养，其中秘书的语文水平与能力，是秘书知识素质的重要组成部分。做文秘工作必定要与文字打交道，比如会议记录、抄写；文件和报告的起草等。会议记录是一个单位的重要历史文献资料，如果文秘工作人员由于语文水平的欠缺，在记录的过程中就会产生错记、漏记。即便是记录下来了内容，如果字迹潦草，错别字又多，都会给将来的查阅带来困难。起草文稿，是文字秘书工作的主要部分，文稿的起草过程，常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字；还有一种，领导只是出题目，从而拟订提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由文字秘书单独负责。特别需要提出的是，在起草文稿的时候，文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。在文稿的写作过程中，对字、词、句的运用和把握直接反映文秘人员的语文水平和能力。

四、领导的参谋助手

由于秘书人员是近身从属领导者为之提供事务处理、政务参谋等综合辅助的人员。在决策形成过程中，向领导提供经过综合处理后的充分有用信息，以及多种选择方案和建议。在决策施行中，辅助领导者跟踪督查、反馈决策的落实情况，必要时还得为领导者进行跟踪决策的参谋辅助。首先，秘书必须要注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。其次，要深刻领会领导意图，要善于通过间接或者直接方式，把领导的所思所想、所筹所划弄清楚，做到既能按领导意图正确发挥，又不自作聪明。再次，注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和时机，从要害问题切入，用适当的语言，表达自己的见解。

五、提高秘书人员的修养，促进文档管理

随着时代的节奏变快，科学的日益发展，一才通用更是体现了时代感，许多部门和单位的秘书同时又是兼做文书档案员。秘书兼做文书档案员，主要负责做好本部门文书材料的收集、分类、组卷。收集即是要采取有效措施和手段，将归档范围内的文件收集齐全；分类即将同一大类的文件材料可以合并组卷；组卷即对材料区分类别后划分期限，按照档案馆的要求组成案卷。一个完善的档案管理，能够起到积极的参谋作用，宣传教育的基地作用，同时，也能为科学研究提供必要的基础条件。随着党和国家把中心工作集中在以经济建设、改革开放和市场经济的发展完善中，各类部门在机关建设中对秘书的要越来越高，对文书档案的管理及其作用的发展也越来越重视，文书档案的管理也有了较大的发展。为了保证文书档案在中心工作中的作用，文书档案工作者工作的过程好坏，将作为历史的凭证日益显现。就这而言，文书档案员在平时的工作中要谦虚谨慎、热情服务，要充分认识自己所从事的档案工作对日后工作的伟大意义。因此，在做一个好秘书的同时努力做一位优秀的文书档案管理者，以此促进档案的管理工作。

总之，秘书档案管理必须努力提高文书档案管理方面的综合修养，对提高工作效率和和推进文书工作和档案事业的顺利发展，有着重大的理论意义和实践意义。

参考文献：

[1] 常崇宜秘书学概论 ［M］ 线装书局 2000年

[2] 巩献田法律基础与思想道德修养[M] 北京高等教育出版社 2000年

[3] 张清明秘书参谋职能概论 [M]武汉大学出版社2000年

[4] 陈珊飞试论高校档案与秘书工作［J］浙江档案2001年

作者简介：孟庆霞（1974-），女，本科学历，黑龙江林业职业技术学院档案馆员，主要研究人事档案管理方向。