浅谈企业秘书能力修养与角色定位

摘 要：秘书工作繁重、琐碎，在日常工作中发挥着上传下达的桥梁和纽带作用。因此，秘书在处理各项工作时，要明确自己的角色，互相尊重，互相理解，在坚持原则的前提下，讲究灵活性和应变性，做到热情又机智，以诚待人、以理服人，确保取得良好的效果。

关键词：企业秘书 秘书修养 工作能力

一、企业秘书的含义

企业秘书是一种职业或职务，是指专门从事办公程序性工作，协调领导处理政务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。在企业工作中起到联系上下、沟通左右的枢纽作用。一部分人认为企业女秘书的主要职能就是陪老板吃饭、喝酒、跳舞、旅行，相当于现代交际花，所以女秘书必须年轻、漂亮。有的甚至认为企业女秘书就是“花瓶”“小蜜”的代名词。这显然是不和谐的音符，严重损害了企业女秘书的人格尊严，企业女秘书的职业形象面临着前所未有的挑战。

在笔者的教学课堂上，经常会有文秘专业的女学生这样问我：“作为一名女生，将来的秘书人员，组织或领导到底需要我做什么？角色地位能赋予我什么？我在组织中处于怎样的位置？占有怎样的地位？我到底要怎样做才会得到社会的认可？”带着这一系列的疑问，笔者重新审视了自己的授课目标，并结合学生的实际情况及时调整了自己的教学内容。

二、企业秘书工作的特点

企业秘书工作的特点之一就是事务性，即服务性。秘书工作是为领导者服务的，从根本上来说，秘书职业属服务性职业。在一定程度上女性的一般特征决定了她们比男性更适宜从事秘书工作。研究表明，女性比男性更擅长于处理人际关系，这是由女性的心理特征所决定的。首先，女性温和文雅、富有同情心和宽容心，使人容易产生信任感，容易接近沟通；其次，女性感情细腻，凡事较为敏感，知觉速度快，善于通过细节观察、判断来客的身份、个性、目的，并对事务的性质做出迅速判断。

企业秘书工作的特殊性，对秘书人员的性格要求是自信开朗、意志坚强、敏捷稳健、坚毅谦虚、幽默风趣和友爱合作。企业秘书素质的强弱也直接关系到工作质量与效率的高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。因此，企业秘书人员必须具备较高的政治、思想、品德、智能、身心等方面的素养，这是秘书做好本职工作的必备条件。

三、企业秘书的知识结构

每一种工作所需要的知识都有其构成结构，一般来说，秘书人员的知识结构可分为基础知识、专业知识、相关知识三个部分。

1.基础知识

扎实的基础知识对秘书人员十分重要，基础知识的内容涉及政治哲学、语言文学、财务营销、法律等。

2.专业知识

秘书人员对专业知识的掌握程度，代表着秘书人员的素养水平和工作能力，包括秘书学、公文写作、文书档案、商务沟通、计算机网络等。

3.其他知识

其他知识是秘书知识结构不可或缺的部分，知识内容涉及经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等。

这三种知识构成了较理想的秘书知识结构体系。秘书人员应在工作中不断总结经验，抓紧学习机会，优化自身知识结构，才能在竞争中立于不败之地。

四、企业秘书的个人修养

修养是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过一定时间的学习与实践所达到的水平。秘书工作人员同其他人员相比，在修养方面要求更严格。

1.政治修养

秘书工作的性质和内容，首先决定了秘书人员必须懂得运用科学的世界观和方法论观察分析现实生活中的实际问题。随着社会分工愈来愈细，秘书的工作既繁杂又辛苦，这就要求他们要埋头苦干、自觉奉献、任劳任怨，甘做无名英雄。这种精神来自于对事业的忠诚和强烈的社会责任心，是秘书人员政治修养的基础和保证。

2.道德修养

（1）热爱事业，安心工作。秘书工作人员只有热爱自己的事业，才能安心开展好自己的本职工作。秘书工作人员要严格按照领导机关和领导同志的意图办事，体现决策机关和决策人的意图，但绝不提倡盲从。秘书人员可以提建议，这既是纪律，又是秘书人员的职业品德和高尚情操的体现。

（2）正直无私，严守机密。由于秘书工作的特殊性，所以秘书人员一定要保持正直无私、廉洁奉公、忠于职守的工作作风。待人接物一定要文明礼貌，举止大方，谈吐文雅，常带微笑。决不轻易允诺别人所托而自己又力所不能及的事情，一旦允诺就应该尽一切力量去办到。秘书要成为领导机关信得过、靠得住的助手。

3.作风修养

（1）实事求是，谦虚谨慎。秘书在撰写材料、汇报工作时都必须从客观存在的事实出发，所引用的材料、反映的问题，都要求是真实可靠的。不能道听途说，更不能毫无根据地轻下结论。

（2）细致准确，勇于创新。细致准确是对秘书工作的基本要求。秘书要紧密联系本单位、本部门的实际情况，做工作上的“有心人”。在工作中要勇于提出自己的新见解，只有如此，才能始终保持思想上的清醒认识，才能增强创新能力。

五、企业秘书的工作能力

从事企业秘书工作，具体内容的实施，一般理解为以下三个方面。

1.办事

在办公室日常工作中，涉及许多琐碎的事，如办公环境管理、日常接待、接打电话、值班事务、印信管理、办公用品管理、零用现金、办公时间、信息管理、邮件收发、车辆管理等。这都体现了秘书工作的服务性和事务性，决定了秘书工作人员要“腿勤、手勤、脑勤”。在日常工作中积极主动发现问题、分析问题并解决问题。

2.办文

文字能力是秘书工作人员的基本功。文字能力的基础应当是：丰富的文化知识、较高的政治理论水平、头脑清楚、思维敏捷、有较强的认识、分辨和逻辑思维能力，加上丰富的词汇、流畅的文笔等。文字能力包括收发文处理程序的掌握，以及文书的拟制、办理和管理，档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、提供利用、编研、统计等。

3.办会

会议活动的实施，一般可以分为以下三个环节。

（1）会前筹备。会议召开之前，需要秘书认真拟定会议方案、撰写并发送会议通知、布置会议场所、准备会议用品（包括会议文件、会务分工、后勤服务等），最为关键的是做好相应的会前检查工作。

（2）会中服务。会议正式开始之前，秘书具体要展开的工作有：会务接站、报到与签到（设立标示牌、发放资料、返程票预订、统计到会人数、安排食宿、汇总报到情况等）、会议记录、会间调度等。

（3）会后工作。会议一结束，秘书要引导与会人员有秩序地离开会场，并及时清理会场，完成与会人员返程事宜、费用结算与报销、会议简报与会议纪要的拟写、会议资料的收集、整理、立卷归档等事务。秘书工作的效率应是适时、适当、适度的高度统一，这是提高工作效率的客观要求。

六、企业秘书的角色定位

企业秘书人员在处理各种事情时，要明确定位自己的角色，互相尊重，互相理解。在坚持原则的前提下，讲究灵活性和应变性，自觉维护领导及单位的形象，从而正确认识秘书岗位的重要性。那么，秘书与领导到底是一种什么样的关系？首先两者应该是平等关系，人格上是平等的；其次是主从关系，领导是社会实践的组织者，秘书是领导的助手；其三是辅助关系，秘书是领导的参谋和助手，认真完成领导布置的各项任务，是领导活动的参与者；其四是朋友关系，二者朝夕相处，从而形成比同志关系更亲密的朋友关系。

秘书要处理好与领导的关系，首先需要端正工作态度和工作动机，坚持独立的人格，做到自强、自信、自爱，不亢不卑、谦虚谨慎，与领导坦诚相见。与此同时，秘书的工作性质决定其必须具备敏捷、沉着、活泼、严肃的特质，给人以得体、精神、稳重的感觉。据国外有关专家的研究表明：西服套裙是职业女性最得体的服装，它能给人一种权威感、亲切感和信任感，同时又不抹杀女性的气质。

企业秘书是一个富于挑战的职业。作为企业秘书，要想在人群中脱颖而出，就必须放弃以往保守被动的心理，以积极的进取心来迎接一切，这样才能适应现代社会高效率管理的需要。

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（作者单位：广东省技师学院）